【2022年版】自治体DX化取り組み実態調査レポート|栃木県真岡市

【2022年版】自治体DX化取り組み実態調査レポート|栃木県真岡市

更新

近年、デジタルトランスフォーメーション(以下、DX)、ICT、IoTといった言葉を耳にする機会が増えました。新型コロナウイルスの影響で、テレワークの推進や業務のリモート化などが急務となり、DX化を進める流れになったことが主な要因と考えられます。

加えて、SDGs(持続可能な開発目標:Sustainable Development Goals)の達成に向けてもDX化は重要な取り組みです。DX化による業務の効率化や省人化は、SDGsの達成にはほとんど必須であると考えられており、同時に日本が直面する人口減少への対応策になっています。そのため、コロナ後の社会に向けて、DX化を活発に進めている自治体や企業が増えています。

一方で、DX化には課題も多く、なかなか取り組みが進まない自治体も少なくないと思います。そこで本記事では、DX化へ積極的に取り組む先進的な自治体を取り上げ、独自に設けた評価項目で採点し、その取り組みのポイントをかんたんにまとめてご紹介します。

自治体DX化の取り組み評価

目的と方法

これからDX化に向けて取り組む自治体や企業に向けた情報発信を目的として、DX化に積極的に取り組む自治体における「DX化の現状」「DX化に向けた課題」を整理し、実際の事例や画期的な取り組みをピックアップして解説していきます。

「DX化の現状」について、当社では、取り組みの進行度やDXの充実ぶりを可視化するために、当社予約システムに関する全国の自治体からのご相談、お問い合わせ、受注実績やノウハウを基にして、自治体におけるDXの取り組みについて31の評価項目を独自に作成しました。

自治体DX化の取り組み評価では、この評価項目を元に評価、採点を行っていきます。

評価項目

作成:RESERVA編集部

現時点での課題

  • DX人材の不足
    現状、日本においてDX化に携わる人材が不足しており、企業・自治体を問わずDX化を推し進める上での障壁となります。既にスキルを持っている人材を獲得、あるいは人材の育成に取り組むか、人材を確保している企業と組んで外注するか、いずれにせよDX化に向けて確実に解決するべき問題です。
  • DX化、ICT活用の専門部署がない
    日本の組織の多くはIT戦略を含めたDX化、ICT活用を行う部署が用意されていません。日本の行政機関としてデジタル庁が新設された事は記憶に新しく、DX化を推し進める上の方針の策定や施策を推進する上で専門部署の設立は必要だと考えられます。
  • 地域ごとの財政規模、財源の違い
    財政規模や財源の違いによって、DX化に向けた投資に踏み切れない自治体は多いと思います。DX化を進めることで財政の立て直しやサービス向上など付加価値が得られ、自治体としての価値を高められるのですが、実例がまだ少なく手を出しにくいのが実状のようです。
  • 住民本位の取り組みになっているか
    DX化は単なる業務の効率化のこと、あるいはICTと混同されがちなキーワードです。DX化の最大の目的はサービスの質や生産性の向上であり、市民に寄り添いながら、本当に市民が求めていることは何か、その上で取り組むべきことは何かを精査していく必要があります。
  • 多言語への対応が可能になっているか
    日本に在留している外国人は令和3年6月時点で約282万人で、日本の人口の約2%に相当します。SDGsなどの観点から見ても、各自治体において多文化共生社会の実現は重要な目標であり、その一端を担う在留外国人への取り組みが必要であることは間違いありません。

DX・ICTの違い

ICTは「Information and Communication Technology」の略で、「情報通信技術」のことです。メールやSNS、チャットなど、情報をやり取りするためのサービスを指すほか、近年のAI、IoT化の進展により世界的にその技術領域は拡大しつつあります。
DXは「Digital Transformation」の略称であり、直訳すると「デジタル変革」です。DX化はICTやIoT(Internet of Things)をツールとして利用して日常生活やビジネスの質を高めることが目標となっています。
ICTの活用はDX化に含まれますが、DX化はICTの活用を含めた様々なアプローチで実現されるものというのがポイントです。

真岡市の評価と解説

当社独自の調査項目に照らし合わせた結果、真岡市は31点中27点という非常に高い点数であり、当社は真岡市を全国でも高水準でDX化に取り組んでいる自治体と評価しました。少子高齢化による労働力の減少、市民ニーズの多様化、新型コロナウイルス流行により、人々の暮らしは著しく変化し、社会のDX化は急速に進んでいます。そんな中、真岡市はデジタルとアナログを融合させた「ハイフレックス市役所」の実現に向けて多角的な取り組みを実施しています。

調査結果

デジタル人材育成部門賞受賞

真岡市は、第1回日経自治体DXアワードでデジタル人材育成部門賞を受賞しました。日経自治体DXアワードとは、日経デジタルフォーラムと自治体DX白書が共催する、先進的にDX化に取り組んでいる自治体を表彰し、その取り組みを周知することで社会全体のDX化を促進させることを目的としたイベントです。

真岡市は、安定的にDX化を推進するために、デジタル人材の育成に力を入れています。役場のデジタル化に関する取り組みの中心となっている情報政策課に加え、各課にDX推進員を設置することで、全庁的な業務改革を進めています。また、デジタル人材認定制度を創立することで、全職員のリテラシー向上・業務のデジタル化促進・リーダー育成などを行っています。

日経自治体DXアワードでは、副市長や前部長・課長へのDX研修会の開催、DX推進員を対象としたワークショップの実施、推進員らによる真岡プラットフォームの計画などが評価されました。

参考サイト:「真岡市 第1回日経自治体DXアワード「デジタル人材育成部門賞」を受賞しました
参考サイト:「真岡市DX戦略計画

ハイフレックス市役所

画像引用元:真岡市DX戦略計画

真岡市は「デジタル技術の活用によりアナログの価値を高め新たな価値を全ての市民及び関係者に継続的に届け誰一人取り残さないやさしい都市(まち)」づくりをミッションに掲げ、DXを推進しています。具体的には役場の窓口にかんたん窓口システムを取り入れることで手続きのオンライン化・自宅からの来庁予約・マイナンバーカードを利用した電子署名に対応し、来させない・待たせない・書かせない市役所を実現しています。

本市は、市内のDX化を促進する一方で、市民へのアナログ対応の価値を見直しアナログとデジタルを融合させることで、高齢者へのデジタルデバイド対策とデジタルネイティブ世代への対応の両立・市民一人ひとりのニーズに合わせたアナログサービスとデジタルサービスの共存を進めていることが確認できました。

年齢やリテラシーレベルにかかわらず、市に関わるすべての人が心地よい環境を選択できるハイフレックス市役所は、真岡市民に新しい価値をもたらしていると言えるでしょう。

参考サイト:「真岡市DX戦略計画

AI・RPAの導入

画像引用元:FMもおか公式サイト

本市は、デジタル技術やデータの活用によって市民の利便性向上を図るとともに、AIやRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の活用により事務作業や繰り返し作業を効率化し、行政サービスの向上に力を入れています。

RPAは子育て支援の給付業務や医療費の申請対応などの単純作業の繰り返しが必要な業務に導入されています。これらの作業は、紙を見ながらシステムに手入力する必要があり、役場の閉館時間後も対応しなくてはならないこともあり、時間外労働の増加も懸念されていました。導入後は年間300時間以上の労働時間が削減されており、これは1日7時間労働だとすると48日に相当する時間の減少を実現しています。

AI分野では、AIアナウンサーやAI議事録作成支援ツールAmiVoice、紙に書かれた文字を読み取りデジタル化する光学文字認識装置AI-OCRなどが活用されています。真岡市はコミュニティラジオ「FMもおか」にAIアナウンサーを導入しており、緊急時にパーソナリティーが不在でも多言語での緊急放送を行い、市民に安全をもたらしています。AmiVoiceは審議会や検討会などの市内会議で活用されています。以前は職員が手動で文章化していたため年間の議事録作成時間は600時間ほどでしたが、導入後は3分の1の200時間まで削減し、業務の効率化に大きく貢献しています。

また、真岡市はAIとRPAツールを組み合わせて、紙による申請をAI-OCRが読み取り、RPAがその内容に従って申請を自動処理するといった流れを作り、更なる効率化を図っています。

参考サイト:「真岡市DX戦略計画
参考サイト:「「DXブーム」前からRPAやAI議事録を導入「ハイフレックス市役所」掲げ自治体DXを加速
参考サイト:「【ICT導入事例】 栃木県真岡市:新庁舎移転に伴いネットワークインフラ等を整備

ICT教育の推進

真岡市では教育現場におけるICT環境の整備も進められており、すべての小中学校でタブレット端末の貸与、電子黒板・デジタル教科書の導入が実施されています。教育にICT機器を取り入れると、電子黒板やタブレット端末で画像や音声・動画を見ながら学習できるため、視覚的にわかりやすくなります。また、電子黒板に作業方法や漢字の書き順などの映像を提示することで課題への理解を深めたり、一人ひとりの学習状況にあった指導が可能です。

個別学習では、全員が同じ教材を同じスピードで進めるのではなく、理解度にあった問題やドリルの選択が可能になります。また、理科の課題では虫や植物などを撮影することでより詳細に観察できたり、図工や工作の課題では写真や音声・動画などの新しい表現法を用いた作品制作が可能になります。協働学習ではタブレット端末を使って互いの考えを視覚的に共有できるため、以前より活発な意見交換や議論が期待できます。

真岡市は、教育のICT化を進める中で子どもたちに新しい学びの形を提案し、一人ひとりが自分にあった学習方法を選択できる環境づくりを行っていました。

参考サイト:「令和3年版 真岡市の教育
参考サイト:「真岡市の教育」学校教育資料(ICT)
参考サイト:「真岡市総合計画 2020-2024

評価項目

今回は、自治体の公式サイトのページや自治体の取材記事などを基に、DX化に関する自治体の取り組みの有無について独自に調査しました。ここでは、採点に利用した31項目を3つの観点について分類した上で、DXにおけるポイントやユーザーフレンドリーな自治体作りについて解説します。

方針・施策について(観点①)

DX化を進める上での方針や施策、DX化やICT活用に関する部署の有無、都道府県・民間企業との連携、プロモーションにおけるメディアの活用など、DX化に向けた組織作り、方向性などが示されているかを評価しました。

  • 民間との連携によるプロジェクト企画が行われている
  • 都道府県と連携し、市区町村独自でのデジタル化指針を公表している
  • SDGsに対するデジタル施策が公表されている
  • 自治体主導でDX人材の育成を宣言し行っている
  • DX推進課やICT活用など明確にDX化に関する部署がある
  • Webを通じたプロモーションがメディアに取り上げられている

業務の効率化について(観点②)

ICTを活用した業務の効率化の中でも、特に自治体側における取り組みについて評価しました。ペーパーレス化やRPAの利用や予約システムの導入など業務の単純化・省人化に関するものが主に含まれます。

  • 施設利用などに予約システムの導入を行っている
  • オンラインセミナーなどWebツールを利用する仕組みがある
  • Webツールを活用した業務・活動の実績がある
  • テレワークの導入、印鑑廃止などの取り組みがある
  • ペーパーレス化(証明書関連のデジタル化)が進められている
  • ワクチン接種情報について特設サイトを設けている
  • ワクチン接種の運用において、オンライン申請等デジタル活用が進んでいる
  • 定型業務や単純業務にRPAを利用している
  • 役所内にフリーアドレスを導入している

住民向け・ユーザーフレンドリーについて(観点③)

DX化として重要な観点となる住民向けの取り組みで、行政の手続きや情報発信においてユーザーフレンドリーになっているか、あるいはICT教育、デジタルデバイドの解消など住民がよりよく暮らせる取り組みがなされているかを評価しました。

  • 公式ホームページの更新頻度は3日に1度以上である
  • ホームページにアクセスする上でサイトの表示速度が十分にある
  • YouTubeチャンネルがある
  • Twitter/Instagram/Facebookの公式アカウントがある
  • SNSの更新頻度は週1以上ある
  • 行政に関する住民の質問にチャットボットなどを導入して対応している
  • 役所窓口や管轄の公共施設でキャッシュレス決済を導入している
  • 納税をキャッシュレス化している
  • 緊急時などのメール通知機能がある
  • 自治体が提供するアプリケーションがある
  • LINEによる相談窓口、情報発信体制がある
  • 教育ICT(教育用タブレットの配布など)に力をいれている
  • 高齢者とのデジタルデバイド解消に取り組んでいる
  • 住民票の写しや税証明などがデジタル上のツールで申請可能である
  • 事業者向けの診断システム(例:補助金、助成金)を導入している
  • 多言語(3言語以上)に対応している

これらの評価項目は、他の自治体の調査を継続しながら、随時追加、更新していく予定です。

真岡市|調査のまとめ

真岡市は作業的に市内のデジタル化を進めるのではなく、利用者層や需要をしっかりと把握しアナログとデジタルを融合させることで、真岡市に住むすべての人が心地よく感じるサービスを提供していることが確認できました。そんな真岡市の今後の取り組みとして期待されるのは、役所内のフリーアドレスの導入です。フリーアドレスでは、職員が自由な場所で業務を行うことができるため、部署を超えた関係の構築・意見交換、ペーパーレスの促進などが進みます。

真岡市は、全国の自治体と比べても先進的にDX化に取り組んでいることがわかりました。今後は上記の項目などの改善・向上に向けた取り組みが期待されます。

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地方自治体におけるRESERVA予約システムの活用

真岡市でも行われているDX化による利便性の向上や、ICT活用による業務の効率化、省人化。こういった課題にかんたんに取り組めるのが「SaaS型予約システムの導入」です。当社が提供する予約受付システムRESERVA(https://reserva.be/は、20万の事業者・官公庁に導⼊されている国内最⼤級のSaaS型予約システムであり、人口20万人を超える規模の自治体のほか、人口5万人以下の小規模な市町村でも導入実績があり、最も選ばれている予約システムです。業務の効率化を進めて、より先進的な地方自治体の仕組みを作りましょう。

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