カルテ機能で顧客対応時の記録や顧客の特記事項を管理しよう！【RESERVA機能紹介】

RESERVA予約システムの予約管理画面では、予約ごとに対応時のメモを登録し、顧客に関する記録としてデータを継続して管理できます。ここではRESERVA予約システムの「カルテ機能」について詳しく解説します。

カルテ機能の概要

カルテ機能を利用することで、予約や顧客の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化できます。まずはカルテ機能のメリットと利用条件を紹介します。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムのカルテ機能は、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などを記録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の施術時に役立てることができます。

コメントと画像が登録でき、画像カルテ機能として、1つのカルテに対して5枚の画像が登録可能です。予約ごとにどのように変化したかを把握することができます。

登録したカルテは予約詳細画面や顧客管理画面から確認・編集が可能です。顧客詳細にて、当該顧客のこれまでのカルテ履歴が一覧で表示されるため、情報を一気に把握することができます。

また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「お客様ノート」や「本日の成果」といった活用が可能になります。

基本情報

RESERVA予約システムでは、サービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプのゴールドプラン以上で「カルテ機能」を利用できます。

活用事例

ここでは、カルテ機能の活用が想定される事例を3つ紹介します。

鍼灸院・整骨院・接骨院

鍼灸院や整骨院、接骨院（※）の場合、怪我など身体の不調が完治するまで継続して通院する予約者がほとんどです。カルテを登録することで、予約者の来院時に毎回症状を聞くことなく、症状のある箇所をあらかじめ把握した状態で施術を開始できます。予約者の身体に関する情報はもちろん、前回どのような施術を行ったか、効き目はどの程度だったかなど、必要な情報を保存できます。

また、鍼灸院や整骨院、接骨院では担当する鍼灸師が日によって変わる可能性があります。その場合でも、情報をかんたんに引き継ぐことができるため、業務の効率化に繋がります。

※顧客対応の記録用途にご利用いただけます。 保険医療分野における診療録・施術録等とは異なりますので、この点、ご留意ください。

サロン（美容室・理容室、ネイルサロン、エステサロン）

例えばヘアサロンでは、以前の施術が次のヘアスタイルに大きな影響を及ぼします。以前にブリーチや縮毛矯正を行った場合は一定期間パーマなどの施術が不可能となったり、以前に黒染めを行った場合はブリーチや理想のカラーができなかったりと、これまでの施術履歴を把握する必要があります。予約者自身がいつどのような施術を行ったか忘れてしまっても、カルテに登録することで正確な情報を確認することができます。

また、予約者の好みのスタイルやカラー、趣味などの情報も記録しておくことで施術中の会話にも役立ちます。さらに、予約者によっては頭皮が弱い人やカラー剤でアレルギー反応を起こす人もいるため、トラブル防止のために登録しておくと心配ありません。

家庭教師・ベビーシッター

家庭教師やベビーシッターなど、担当する生徒や子供が多く、情報の整理や記憶が難しい業務においても、カルテ機能が活用できます。

家庭教師の場合、生徒の学校や志望校、得意・不得意科目などの基本情報を登録しておきます。授業ごとに、その日にどんな授業を行ったか、何番まで問題を解いたかなど、次の授業までに忘れそうな内容を登録しておくことで、次回授業日に前回の続きからスムーズに始められます。また、テスト結果を記録しておくことで、点数の遷移がわかりやすくなります。

ベビーシッターの場合も同様、子供の年齢や興味のあること、好きな食べ物やアレルギーの有無などの基本情報を登録しておきます。子供は成長が早く、新たにできることが毎回更新されるため、カルテに登録することで子供の親への報告も漏れなく行うことができます。

まとめ

本記事では、RESERVA予約システムの「カルテ機能」について解説しました。予約受付だけでなくカルテもシステム上で管理することで、予約時に必要な情報をまとめて把握できるので、ぜひご活用ください。