【2022年版】大学DX化取り組み実態調査レポート|東北大学のデジタル化事例紹介

【2022年版】大学DX化取り組み実態調査レポート|東北大学のデジタル化事例紹介

更新

近年、デジタルトランスフォーメーション(以下、DX)、ICT、IoTといった言葉を耳にする機会が増えました。新型コロナウイルスの影響で、テレワークの推進や業務のリモート化などが急務となったことにより、DX化に向かう流れになったことが主な要因と考えられます。

高等教育機関である大学でもDX化の動きが見られます。一例としてオンライン授業が行われ、PCとインターネットにつながる環境があれば学外から授業を受けることができます。以前より一部大学ではサテライト授業として遠隔授業は行われていましたが、多くは新型コロナウイルスの影響により実装されたものです。新型コロナウイルス後も移動にかかる時間やコストの節減になり、より自由な学びのスタイルを実現できます。

一方で、大学は独自性が高く私立大学と国立大学など学校ごとに財源規模の違いや専門性の違いがあり、教職員や生徒のDXやICTへの理解度も大きく異なります。そこで、本記事ではDX化へ積極的に取り組む先進的な大学を取り上げ、独自に設けた評価項目で採点し、その取り組みのポイントをかんたんにまとめてご紹介します。

大学DX化の取り組み評価

目的と方法

これからDX化に向けて取り組む大学に向けた情報発信を目的として、DX化に積極的に取り組む大学における「DX化の現状」「DX化に向けた課題」を整理し、実際の事例や画期的な取り組みをピックアップして解説していきます。

「DX化の現状」について、当社では、取り組みの進行度やDXの充実ぶりを可視化するために、当社予約システムに関する全国の大学からのご相談、お問い合わせ、受注実績やノウハウを基にして、大学におけるDXの取り組みについて30の評価項目を独自に作成しました。

大学DX化の取り組み評価では、この評価項目を元に評価、採点を行っていきます。

項目一覧

作成:RESERVA編集部

大学のDX化におけるメリット

大学のDX化においては、特に学びの自由度と質を大きく向上させるという点が期待されます。DX化のメリットとして、可能になると予想される学びの形について説明します。

  • 時間・場所からの解放
    授業をオンライン化することで、教員や学生は移動が不要になり、その分の時間を有効活用できます。また、動画での講義やアーカイブを利用すると好きな時間・場所で自由に受講することも可能です。
    これらの取り組みが進んでいくと、オンライン授業のノウハウが教職員の中に蓄積され、海外ではよくある「社会人になって以降に大学で学び直す」といった、「社会人の学び直し」の取り組みが日本においても普及しやすくなると考えられます。
  • 学びの可視化と質の向上
    カリキュラムが完全オンラインに対応できれば、受講状況や単元ごとに試験を実施し結果に応じて学習の習熟度や進行度を可視化することが容易です。
    特に、大学では1人の教員が100人以上の生徒の対応をすることも珍しくないため、オンライン化により結果的に細やかなチェックが可能となり、体系的な学びの質向上につながると予想されます。

この他にも、大学事務の業務効率化や学生生活の利便化などのメリットが考えられ、大学のDX化は新規学生獲得や教職員の負担軽減に向けても重要な役割を持っていると考えられます。

大学DX化の事例:MOOC

MOOC(Massive Open Online Course)はオンラインで行われるオープンな大学の講義のことです。代表的なプラットフォームとしては「Coursera(コーセラ)」や「edX(エデックス)」があり、日本にも「JMOOC」というプラットフォームがあります。

MOOCでは様々な分野の講義が無料または少額で受講できます。「Coursera」や「edX」では修了証の取得時に支払いが生じる場合がありますが、JMOOCでは無料で修了証の取得が可能です。修了証は専門性の証明としても活用でき、学びの新しい形として世界的に注目されています。

大学のDX化における課題

  • DX化、ICTについての知識不足
    DX化を主導する教職員と、利用する学生のどちらについても、DXやICTに関する知識が不足しているケースが考えられます。システムの導入だけでなく利用者が十分に活用できるように適切な知識を周知していく必要があります。
  • インフラの整備コスト
    学生各自が個人でデバイスを持ち歩き、作業できる環境を整えることは学生主体の学びに大きな意味を持ちます。一方で、ある程度の作業が可能なパソコンやタブレットを自力で用意するのは学生に対する経済的負担が大きいため、何らかの支援策が必要だといえます。
  • 紙媒体のやりとりの多さ
    レジュメなどの配布物や掲示物は紙媒体でのやりとりが基本であり、学生向けの掲示板を利用している学校も少なくありません。各種申請も含めて紙を介さないWeb上で情報をやりとりするしくみが必要です。
  • 学生本位の取り組みになっているか
    DX化による教職員の業務効率化はもちろん重要ですが、大学に所属する人のほとんどは学生であるため、大学のDX化は学生を対象として、学生の利便性に向けてどれだけ取り組みが行われているかがポイントとなります。
  • 多言語での対応が可能になっているか
    文部科学省の集計によると、大学と大学院を合わせた留学生の割合は約4.6%であり、100人につき4人~5人は留学生です。今後も日本の少子化が進行して学生の減少が見込まれることから、留学生の獲得は大学の将来について重要な観点であるといえるでしょう。

東北大学の評価と解説

当社独自の調査項目に照らし、東北大学の得点は30点中25点という全国でも高い水準でDX化に取り組んでいる大学であると評価しました。オンライン事務化の宣言DXナビゲーションサイトの開設など学内外問わずDXに関する情報発信を積極的に行なっている大学です。

評価結果

大学の取り組みをまとめたサイト「DXナビゲーション」

東北大学では、DX化への取り組みが積極的に実施されています。2021年よりその取り組みの詳細や成果、DXに関する情報を学内外問わず発信するサイト「DXナビゲーション」を設置しました。東北大学で学びたい人向けのページでは、新しい授業形態の情報やチャットボットの活用事例、QRコードを利用した講義室の入退室管理など学生に関係するDX化施策を紹介しています。また、東北大学で働きたい人向けのページでは、利用できるシステムや働き方などを紹介しています。このようにDX化に向けた施策に特化した情報が定期的に投稿されており、DX化を目指す他大学の関係者の人にとっても有益な情報が配信されています。

参照:東北大学 DXナビゲーション

オンライン事務化宣言の発出

2020年の新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、東北大学はオンライン事務化を宣言しました。オンライン事務化宣言では主に、窓口フリー、印鑑フリー、働き場所フリーを掲げ、従業員の従来の事務作業を大幅に改革しました。窓口フリーは、学生の在学中の手続きなどのオンライン化に加え、従来の窓口対応をオンライン上で行ないます。印鑑フリーは、学内申請手続きなどにおいて印鑑の利用を減らし、電子決済システムの導入によるオンライン化を進めます。合計100以上の押印を廃止し、年間約80,000時間の作業時間削減につながっています。働き場所フリーは、職員全員のテレワーク化を行なっており、全職員1,600人のテレワーク環境を整えています。

参照:東北大学オンライン事務化宣言

3カ国に対応するAIチャットボットを導入

東北大学は、学生や教職員を対象にオンラインチャットボットを導入しています。全学部生対象に日本語・英語・中国語に対応しているチャットボットの導入は、国立大学では初めての試みです。利用者は、24時間365日オンラインチャットによって質問をすることが可能で、情報検索から手続きなどの申請までオンライン上でシームレスに進めることができるため、学生の利便性の向上や事務職員の負担軽減につながります。

参照:全学を対象にチャットボットを導入してオンライン手続きをスムーズに

デジタル人材育成プロジェクト始動

東北大学は、株式会社ブリヂストンと共に、共創研究所「ブリヂストン×東北大学共創ラボ」を設置し、デジタル人材育成プロジェクトを始動しています。このプロジェクトの目的は、AIやアルゴリズムの企画開発に特化した「AI/アルゴリズムエキスパート」と、ビジネスでの課題を理解し、デジタル技術を利用した解決策が提案できる「ソリューションフィールドエンジニア」の育成です。東北大学が提供する研究教育とブリヂストンの課題解決学習ノウハウを利用したプログラムを組み合わせることにより、2024年までの期間で40人のデジタル人材を育成する予定です。

参照:東北大学とブリヂストンが共創拠点を設置してデジタル人材育成プロジェクト開始

VR体験ができるオンラインオープンキャンパス

東北大学では、全学部や研究施設に関するオンラインオープンキャンパスを実施しています。その中では、ミニ講義が行われたり、学生や教員に質問できる時間が設けられたりしています。また、バーチャルキャンパスツアーとして、日々の大学の雰囲気をVRを利用して体験することもできます。360度カメラを利用して撮影された授業風景やキャンパス内の写真や動画をVRを通してみることで大学生活をより明確にイメージしやすくなり、高校生にとっては受験勉強のモチベーションにつながります。

また、AR記念撮影により実際に大学の校門や施設と共に記念写真を撮ることができます。学部に関するフレーム画像の表示や部活動やサークルに関するイメージフレームを利用して撮影することも可能です。

参照:東北大学オンラインオープンキャンパス
   AR記念撮影について

評価項目

今回は、大学の公式ホームページや大学の取材記事などを基に、DX化に関する大学の取り組みの有無について独自に調査しました。ここでは、採点に利用した30項目を3つの観点について分類した上で、DXにおけるポイントや学生本位となる大学運営について解説します

方針・施策について(観点①)

DX化を進める上での方針や施策、DX化やICT活用に関する部署の有無、民間企業や行政との連携、プロモーションにおけるメディアの活用など、DX化に向けた組織作りや方向性などが示されているかを評価しました。

  • 民間企業との連携によりデジタル化推進の実績がある
  • 産学官連携によるDX化のプロジェクト企画が行われている
  • 大学独自のデジタル化指針を公表している
  • 文部科学省「デジタルを活用した大学・高専教育高度化プラン」に採択されている
  • 大学でDX人材の育成を宣言、または育成カリキュラムがある
  • DX推進課やICT活用室など明確にDX化に関する部署がある
  • Webを通じたプロモーションがメディアに取り上げられている

学校業務や授業の効率化について(観点②)

大学運営側の視点から、ICTを活用した業務の効率化に関する取り組みについて評価しました。ペーパーレス化やオンライン授業の導入、予約システムの利用など授業や業務の効率化・省人化に関するものが主に含まれます。

  • 各キャンパスごとに情報環境の運営をする部署(例:情報センター)がある
  • 施設利用などに予約システムの導入を行っている
  • 授業のオンライン化実績が確認される
  • 授業のオンライン化が体制化、対面とオンラインのハイブリッド運用が確立している
  • 講義においてデジタル活用を前提とした大学指定のデバイスがある
  • BYOD(Bring Your Own Device)を導入している
  • 学内の手続きや授業において、ペーパーレス化を宣言して取り組んでいる

在校生・卒業生・受験生向けの取り組みについて(観点③)

DX化として重要な観点となるユーザー側、大学では学生向けの取り組みで、今回は在校生だけでなく、卒業生や受験生への取り組みも含めました。証明書類の申請やオープンキャンパスのオンライン化など、大学に関わる人々がよりよく過ごせるような取り組みがなされているかを評価しました。

  • 公式ホームページの更新頻度は3日に1度以上である
  • ホームページにアクセスする上でサイトの表示速度が十分にある
  • 大学の情報発信を目的としてYouTubeチャンネルを開設している
  • 大学公式のTwitter/Instagram/Facebookの公式アカウントがある
  • 大学公式SNSの更新頻度は週1以上ある
  • 学生の質問にチャットボットを導入して対応している
  • 緊急時などのメール通知機能がある
  • 大学が提供するアプリケーションがある
  • 在学証明書などの発行をオンラインで申請できる
  • キャリア・就職支援についてオンライン相談を行っている
  • オンラインでのオープンキャンパスが実施されている
  • 留学生の誘致を目的として、多言語でのオンラインセミナーなどを実施している
  • moodleやGoogle classroomなどの学習支援システム(LMS)を活用している
  • 在校生や教員はOffice 365などのソフトウェアが使える
  • 大学図書館の所蔵資料がWeb上で電子データとして閲覧できる
  • 大学独自のクラウドストレージサービスがある

これらの調査項目は調査を続けていきながら、随時追加、改善していく予定です。

東北大学|調査のまとめ

東北大学では、DXに関する東北大学の取り組みを紹介するDXナビゲーションサイトの開設や、新型コロナウイルスの感染拡大に応じてオンライン事務化を宣言するなど、大学のDX化に向けて先進的に取り組んでいること分かりました。

東北大学に期待される今後の取り組みとしては以下のとおりです。

  • 在学証明書などのオンライン申請
    東北大学では、オンライン事務化が宣言されており、従業員のテレワークの促進や窓口のオンライン化を促進しています。しかし、在学証明書などの申請・発行は学内に設置されている証明書自動発行機を利用する必要があります。今後、さらにデジタル化を進めていく中で在学証明書のオンライン申請・発行が導入されると予想されます。
  • 他大学へのDXに関する取り組みの紹介
    東北大学はDX化を促進するため、取り組みや成果をまとめて紹介するサイト「東北大学 DXナビゲーション」を設置しています。DX化に関する最新情報や導入しているシステム、動画配信などが行われており、デジタル化を進めたい他大学にとって非常に参考にできるコンテンツです。今後は、「東北大学 DXナビゲーション」サイトの認知度が上がり、学内外問わず多くの大学の見本となることが期待されます。

東北大学は、新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、迅速に学内の変革を実施してDX化を進めてきた大学です。今後も時代の変化や需要に応じて最先端の技術導入が行なわれていくと期待されます。

また、文部科学省主導で大学等の高等教育DX化に対して、

デジタルを活用した大学・高専教育高度化プラン
成長分野を支える情報技術人材の育成拠点の形成(enPiT-Pro)

などのDX化に関する取り組みを実施しています。

大学におけるRESERVA予約システムの活用

東北大学でも行われているDX化による利便性の向上や、ICT活用による業務の効率化、省人化の課題にかんたんに取り組めるのが「SaaS型予約システムの導入」です。当社が提供する予約受付システムRESERVA(https://reserva.be/は、20万の事業者・官公庁に導⼊されている国内最⼤級のSaaS型予約システムであり、大学や専門学校などの教育機関でも導入が増えている、最も選ばれている予約システムです。業務の効率化を進めて、より先進的な大学運営の仕組み作りに向け、業務の効率化に貢献します。

予約システムRESERVAの概要はこちら

予約システムで、ビジネスを効率化

RESERVA予約は、無料の予約システム。健康診断、貸し会議室、ヨガ教室、スクール、イベント、スタジオ、ホワイトニング、歯科、クリニック、ホテル、宿泊施設などの予約受付に最適。官公庁や地方自治体での導入実績が豊富な予約管理システムです。