無断キャンセルを防ぐ！予約時間に来ない顧客への効果的なフォローメール例と予約システムの活用法

顧客が予約時間に来ないことは、ビジネスにとって予期せぬ出来事ですが、適切な対応をすることで顧客との信頼関係を強化するチャンスにもなります。フォローアップのメールを通じて、顧客の状況を理解し、再度の来店を促すことで、より良い関係を築くことが可能です。

本記事では、予約時間に来ない顧客に送るメールの例文と注意すべきポイント、無断キャンセルの防止に役立つ「予約システムRESERVA」について解説します。

予約時間に来ない顧客へ送るメールの重要性

予約時間に来なかった顧客と適切なコミュニケーションを取ることで、その後の再来店やリピーターの獲得につながる可能性があります。リピーターの獲得は、店の営業利益を上げるためにも重要です。

予約時間になっても顧客の姿が見えなかった場合、その背景にはさまざまな理由が考えられます。一概にキャンセルした顧客を非難するのではなく、顧客の立場や事情を理解し、適切な対応を講じることが求められます。

予約時間に来ない顧客に送るメールの例文

予約時間に来ない顧客に対しては、来店できなかったことに対する気遣いの姿勢を見せることが大切です。ここでは、いくつかのパターンに分けてメールの例文を紹介します。

初回来店の場合

まずは、初めて予約した新規の顧客に送るメールの例文です。

リピート来店の場合

次に、リピート来店の顧客の場合に送るメールの例文です。

予約時間に来ない方へメールを送信する際の注意点

相手を責めるような言葉は避ける

メールを書く際は、顧客を責める言葉を避ける意識が重要です。運営側は予約日に向けてさまざまな準備をしているため、無断キャンセルが発生した場合、顧客に対して怒りや不満を抱いてしまうこともあるかもしれません。

しかし、相手を責める言葉は、顧客の気分を害し、店に対してマイナスイメージを抱かれる恐れがあります。 また、企業にマイナスな印象を抱き、クレームやSNS・口コミサイトでの悪意ある発信になりかねません。不満を感じた場合も、相手を責める言い回しやネガティブな表現を避け、冷静に対応することが大切です。

相手に対する気遣い・心配の言葉を添える

キャンセルの理由にかかわらず、気遣いの言葉や心配している言葉を添えることで顧客へ安心感を与えることができます。無断キャンセルによって「再来店しにくい」と感じる顧客の気持ちを放置した場合に起きるのは、客離れです。メールに記載された気遣いや心配の言葉は、顧客が次の機会に予約する際のハードルを下げます。

気遣いや心配の言葉は、「ご体調いかがでしょうか」「心配しております」など一言でも構いません。メールは顧客を大切に思う文章や次の来店を待っている旨をポジティブな言葉で書くことで、顧客に好印象を与えられます。

メールへの返信を要求しない

メールを送るときは、特別な用件がある場合を除き、返信を催促しないように注意することが大切です。返信メールを求めた場合、顧客は強要されていると威圧感を感じる場合があります。次回の来店へのハードルを下げるためにも、返信は求めないように意識することが大切です。キャンセル料は支払い期限を待ち、期限までに支払いがない場合に限り、催促メールなどの対応を取ることをおすすめします。

無断キャンセルの防止に効果的な予約システムRESERVA

無断キャンセルの防止施策として、予約システムRESERVAの導入をおすすめします。

RESERVAは、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で導入費用は無料です。永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。

また、RESERVAは、無断キャンセルの防止に役立つ機能を数多く搭載しています。

オンラインカード決済機能（レゼルバ）

RESERVAでは独自の事前決済システム「レゼルバペイメント」を導入しており、予約時にクレジットカードによる事前決済が可能です。予約時点で決済が完了しているため、直前キャンセル・無断キャンセル防止に役立ちます。また、会計業務の負担軽減や業務効率化にも効果的です。

オンラインカード決済機能について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
→オンラインカード決済機能でお会計を効率化しよう！【RESERVA機能紹介】

キャンセル料設定機能

キャンセル料設定機能では、キャンセル料が発生する日数、キャンセル料金を自由に設定できます。この機能を事前決済とあわせて活用することで、予約者がキャンセルした際に、キャンセル料を自動で徴収することが可能です。

またRESERVAではキャンセルポリシーを作成し、予約画面や予約完了通知メール内に記載することできます。

予約リマインドメール

RESERVAの予約リマインドメール機能を活用することで、予約者に対して予約日時の確認を促すために配信するメールを自動で送信できます。

リマインドメールを受け取ることで、忘れていた予約を思い出してもらえるため、直前・無断キャンセルを防ぐほか、予約者への気遣い・ホスピタリティを演出する効果があります。

以下の記事では予約リマインドメールを作成・配信のポイントをまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
→予約リマインドメール機能で無断キャンセルを防止【RESERVA機能紹介】

キャンセル待ち機能

キャンセル待ち機能とは、予約枠にキャンセルが生じた際に、キャンセル待ちをしているユーザーに対して通知する機能です。

万が一、直前キャンセル・当日キャンセルが発生した場合でも、その予約枠にキャンセル待ちをしているユーザーがいれば、すかさず予約を埋めることができます。

キャンセルが発生した際は、手動でキャンセル処理を行う必要がなく、キャンセル待ちしているユーザーへの通知から、予約完了まで自動で行われるため無駄がありません。

キャンセル待ち機能について詳しく知りたい方は以下をご覧ください。
→キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ【RESERVA機能紹介】

まとめ

本記事では、予約時間に来ない顧客に送るメールの例文と注意すべきポイント、無断キャンセルの防止に役立つ予約システムRESERVAについて解説しました。

フォローアップのメールを送る際には、注意点を意識し適切なメールを送ることで、顧客との信頼関係を強化することが可能です。また、予約システムRESERVSAを導入することで、無断キャンセルの防止にもつなげられます。

予約時間に来ない顧客に送るメールでお悩みの人は、ぜひ本記事を参考にしてください。