サービスを提供する店舗では、予約業務においてダブルブッキングが発生してしまうことが少なくありません。複数の予約受付方法を持つ店舗や、手動で予約管理を行っている店舗では、情報の更新が正確に行われなかったり、スタッフ間での情報共有が不十分だったりすることで、ダブルブッキングが発生する傾向にあります。その結果、店舗は顧客の信頼を損なうだけでなく、修正対応に多くの時間を費やすことになり、業務効率が低下してしまいます。
このような問題を防ぐには、予約情報の一元管理やリアルタイムでの情報共有が重要になります。さらに、予約システムを導入して最新の空き状況を常に把握できるようにすることも、ダブルブッキング防止に効果的です。
本記事では、ダブルブッキングが発生する原因とその対策について解説し、解決策としておすすめの予約システム「RESERVA」の機能についても紹介します。予約管理に課題を抱える方は、ぜひ参考にしてください。
ダブルブッキングが発生する原因
手動の予約管理
紙の予約台帳などを用いて、手動で予約管理を行っている店舗は少なくありませんが、こうした方法には多くのリスクが伴います。具体的には、スタッフによる記入ミスや入力漏れが発生しやすい問題が挙げられます。また、予約のキャンセルや日時の変更があった場合、それを台帳に反映させると記録が煩雑になり、正確に判別できなくなるケースも生じやすいです。
予約受付方法が複数ある
予約受付方法が2つ以上ある場合も、ダブルブッキングのリスクが高まります。たとえば、店舗での対面予約、電話予約など、異なる経路から予約を受け付ける場合、各経路の予約情報をリアルタイムで統合しないと、同じ日時や枠に重複して予約が入る可能性があります。
さらに、予約のキャンセルや変更が発生した場合、各経路にその情報を正確に反映させなければならないため、確認不足や記入ミスが増える傾向にあります。
システムの連携不足
システム間の連携不足によっても、ダブルブッキングはしばしば発生します。たとえば、在庫管理システムやスタッフのシフト管理システムなど、複数のシステムが連携していない場合、それぞれのシステムで予約状況や空き枠を正確に把握することが難しくなります。その結果、予約が入っても他のシステムに情報が自動で反映されず、同じ枠やリソースが重複して割り当てられるケースが起こります。
ダブルブッキングを防止する対策
予約管理を一元化する
予約管理を一元化することは、ダブルブッキング防止において非常に効果的です。複数の経路から予約が入る場合、各経路ごとに予約情報を分散管理すると情報が分かれてしまい、確認や更新に手間がかかります。そこで、すべての予約情報を一か所に集めることを徹底することで、予約状況を常に正確に把握できるようになります。
予約受付方法を減らす
上述の通り、店舗が複数の予約受付方法を持っていると、各経路での情報管理が複雑になり、確認ミスが生じやすくなります。そのため、予約受付方法を限定することで、店舗はすべての予約を把握することが容易になります。
自身の店舗で最も利用される予約受付方法を見極めたうえで、受付方法を絞ることは、運営の効率化にもつながる有効な手段です。
予約システムの導入
予約システムの導入は、ダブルブッキングを防止するうえで最も効果的な手段です。予約システムは、予約が入るたびに空き状況を自動で更新するため、利用者は常に最新の空き情報に基づいて予約ができます。これにより、複数の利用者が同じ時間枠を予約してしまうリスクを防止可能です。
さらに、予約システムはキャンセルや日時の変更にも即座に対応するため、店舗スタッフは予約に関する確認ミスを起こしにくくなり、予約管理をスムーズに行えるようになります。
RESERVAで、ダブルブッキングの防止が確実に
ダブルブッキングの防止にあたって、おすすめなのが予約システム「RESERVA」です。RESERVAは、累計導入数30万社を誇る国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。このシステムは、オンライン予約はもちろん、電話やメールで受けた予約もシステム上に手動で登録できるため、スタッフは全ての予約を一元化して把握することが可能です。そのため、店舗はRESERVAを基本的に活用しつつ、緊急時やオンラインに不慣れな顧客には電話やメール、対面での予約を案内することで、双方の利点を最大限に活かすことが可能です。
RESERVAは、業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
RESERVAのおすすめ機能
リソース登録機能
リソース登録機能は、予約メニューに紐づく担当者や部屋、備品、設備をリソースとして設定することで、予約枠の定員数だけでなく、リソースの空き状況を考慮して予約を受け付ける機能です。
たとえば、複数のメニューに対して一定数の担当者を設定しておくと、設定された担当者数を超えて予約が入ることはありません。この仕組みによって、スタッフが同じ時間帯に重複して予約を受けることを防止できます。
リソース登録機能についてはこちら：担当者の空き状況を管理してダブルブッキングを防止！リソース登録機能
仮予約受付機能
仮予約受付機能は、予約を即時に確定させず、管理者が予約情報を確認してから承認できる機能です。これにより、店舗スタッフや事業者は、ダブルブッキングだけでなく、条件に合わない予約を未然に防ぐことができます。
仮予約受付機能についてはこちら：予約を承認制にして、仮予約を受けつけよう！
予約不可登録機能
ダブルブッキングの防止とは異なりますが、予約不可登録機能は、急な休業や不定休の設定ができる便利な機能です。たとえば、スタッフが急に休みを取る場合や複数日の間営業を休止したい場合に、あらかじめ予約不可期間を設定しておくことで、その期間の予約受付を停止することが可能です。
これにより、店舗は営業できない日や時間帯に誤って予約が入ることを防ぎ、予約後のキャンセル対応などの手間を回避できます。
予約不可登録機能 についてはこちら：「予約不可登録機能」で急なお休みや不定休を設定！
まとめ
本記事では、ダブルブッキングが発生する原因とその対策について解説し、特におすすめの予約システムRESERVAをご紹介しました。RESERVAは、リソース登録機能や仮予約受付機能など、ダブルブッキング防止に特化した機能を豊富に備えています。予約管理に課題を感じている担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。