学生の呼び込みや運営体制の確立がうまくいかず頭を抱えていませんか？
会社説明会は、企業の魅力を就活生にアピールできる重要なイベントです。たくさんの学生に参加してもらい、「この企業で働きたい」と思ってもらえるような内容を提供することが、志望度向上や応募につながります。しかし、効果的な募集方法を知らなかったり、運営方法が確立していなかったりと、人事担当者には不安がつきものです。
そのような悩みは、当社が開発・運営する予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」の導入によって多くが解決可能です。本記事では、現場社員へのヒアリングで明らかになった運営上の課題と、それを解決するRESERVAの活用法をQ＆A形式で紹介します。
RESERVAなら、会社説明会運営のお悩みを一気に解決！
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。
アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった社員の方にもおすすめです。RESERVAの導入で、学生の参加数向上や、受付の簡略化など様々な問題の解消が期待できます。
募集・予約に関する問題
Q1.就活生の呼び込みがうまくいきません。効果的な募集方法はありますか？
Answer：自社ホームページに「予約ボタン」を設置して、予約の導線を明確にしましょう！
多くの学生に会社説明会へ参加してもらうために、特に周知・募集には力を入れたいですよね。主な方法としては、自社HPの採用ページやSNS、求人サイト上に掲載する方法があります。これらを用いて周知を行った上で、予約制度を活用することが効果的です。
特に自社HPに訪れる就活生は、企業の採用募集に応募する可能性が高いため、自社HPの構造は、スムーズに会社説明会の予約ができる導線が重要です。そこで、ホームページ内に会社説明会の予約サイトへ遷移するリンクを設置することで、予約の方法が明確になります。
RESERVAには自社HP内に予約を促進するアクションボタンを設置する「予約ボタン」機能が搭載されています。わかりやすい予約ボタンを設置することで予約数の増加が期待できます。
Q2.予約サイト上に空き状況を表示して、学生自身で確認できるようにしたいです。
Answer：「残席数表示」機能を使えば、予約サイト上で空き状況の確認ができます。
学生が予約する際に、予約の空き状況がわからないと企業に問い合わせが来ることがありますよね。RESERVAの「残席数表示」機能を活用すると、予約の可否がサイト上に〇×と残席数が表示されます。空き状況に関する問い合わせが減り、人事担当者の業務負担を削減することができます。
さらに、上位プランでは、〇×に加えて△で表示させることができるため、空き枠が残りわずかであることをアピールできます。参加を迷っている就活生に対して、自然に予約の催促をするにはとても効果的です。
Q3.外国人の求職者を受け入れています。多言語に対応した予約サイトを作りたいです。
Answer：「多言語表示」機能で、6つの言語に対応した予約サイトを作成できます。
近年は海外の求職者増加にともなって、外国人労働者の受け入れ態勢を整える企業が増えています。
RESERVAでは、日本語以外にも英語、中国語（簡体）、中国語（繁体）、韓国語、タイ語の6つの言語で予約サイトを作ることができるため、海外からの求職者にも柔軟に対応できます。「多言語表示」機能を設定すると、予約者はかんたんな操作で固定文言（予約サイトに表示されるボタンなど）の言語表示を変更することが可能です。固定文言以外の企業名やプログラムなどについても、人事担当者が手動で設定できます。
開催・来場受付に関する問題
Q4.来場者が多くなりそうで、当日スムーズな受付ができるか不安です。
Answer： 「予約受付用QRコード発行」機能を活用すると、かんたんに来場受付を行えます。
会社説明会の第一印象を決めるのが参加者への受付対応です。受付リストの管理や当日配布する資料の準備などを徹底したとしても、受付時間に参加者が殺到することや、持ち物を忘れる学生もいるため、想定以上に受付が混雑する可能性があります。
そこで「予約受付用QRコード発行」機能を活用すると、参加者の予約完了画面にQRコードが発行されます。受付担当の社員は、学生が提示したQRコードを読み取るだけで、本人確認と予約内容の詳細をかんたんに確認できます。これで受付リストのチェックや本人確認など時間のかかる作業が不要となり、スムーズな受付体制を整えられます。
Q5.無断キャンセルを防ぐにはどうすればいいですか？
Answer：「予約リマインドメール」機能を活用して、就活生に予約の再確認通知を行えます。
無断の当日予約キャンセルは極力無くしたいですよね。これを防ぐには、学生に予約を再周知することが最適です。しかし、電話やメールで一人ひとりに連絡することは人事担当者の大きな負担になります。
「リマインドメール」機能を活用すると、予約日の前日に予約の再確認通知を自動で配信することができます。学生は予約があることを再確認できるため、予約を忘れて無断キャンセルしてしまうという状況を防ぎます。また、上位プランでは配信時間をカスタマイズすることが可能です。例えば、1週間前にリマインド通知を行うことで、就活生に企業の好印象を与えることができます。
Q6.オンライン会社説明会を開催したいのですが、毎回Zoomをセッティングするのが面倒です。
Answer：「Zoom連携」機能を使えば、学生の予約完了時にオンラインミーティングのURLが自動送信されて便利です。
オンラインでの会社説明会は、忙しい就活生にとって気軽に参加できるため、企業は積極的に活用していきたいですよね。しかし、オンラインで開催するには、人事担当者はZoom URLを作成し、参加者にメールで共有するという煩雑な作業をしなければいけません。
そこで、「Zoom連携」機能を活用すると、予約完了時にZoom URLが自動で作成されます。さらに、そのURLは自動で学生に送信されるため、社員の煩雑な業務負担が軽減されます。
参加者・情報管理に関する問題
Q7.選考を兼ねているため、学生に履歴書を提出してもらいたいです。
Answer：「ファイル提出」機能で事前に履歴書をアップロードしてもらいましょう！
多くの学生が参加することにともなって、企業が受け取る履歴書の数も莫大になります。学生に履歴書やエントリーシートなど重要書類の提出を求める場合は、人事担当者による丁寧な受け取りが必要で、回収に時間がかかりますよね。
「ファイル提出」機能を活用すると、学生は予約時に書類や画像などのファイルをアップロードすることができ、社員の煩雑な受け取り作業が不要になります。提出されたファイルは管理画面からダウンロードすることもでき、人事担当者は就活生が提出した履歴書を確認できます。
Q8.参加した学生情報をかんたんに管理する方法はありますか？
Answer：「顧客管理」画面で参加者情報をデータで一元管理できます。
RESERVAでは、学生の予約日時や参加プログラム、さらに就活生それぞれの情報などをシステム上で一元管理できます。そのため、受付リストの記載漏れや紛失などのヒューマンエラーを防げるほか、説明会を開催するごとに増える参加者情報をデータ管理できます。これらの情報がきちんと整理されていることは、会社説明会の円滑な運営と企業の信頼性向上につながります。
Q9.学生への評価を、選考時に見返せるように記録したいです。
Answer：「カルテ」機能で学生への評価や特記事項を記録できます。
本選考では、面接や適性検査だけでなく、会社説明会での態度やマナーなども採用時の参考にしたいですよね。特に、積極的な姿勢を見せてくれた学生や、逆にぞんざいな態度や遅刻した学生は、特記事項として記録しておくと、評価する際に役立ちます。
「カルテ」機能では、学生が会社説明会に参加した後、一人ひとりの記録ができるため、選考時に見返すことができます。データ上で管理されているため、人事担当者の間での引継ぎも円滑になります。また「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、「学生情報」や「総合評価」といった文言にカスタマイズすることが可能です。
予約サイト導入に関する問題
Q10.会社説明会に予約システムは向いていますか？
Answer：はい。会社説明会の運営に予約システムは非常に向いています。
これまで述べたように、会社説明会では念入りに周知・募集を行う必要があったり、スムーズな受付を行うための事前準備が必要であったりと、多くの煩雑な業務が発生します。
そこに予約システムを導入することで、周知から予約までの導線を確立することができ、さらに円滑な来場受付が可能になります。予約システムは効率的な会社説明会の運営には必要不可欠です。
おすすめの予約システムについてはこちら：会社説明会のための予約システム
Q11.どの予約システムを選べばいいかわかりません。
Answer：以下の4点を主に確認しましょう！
- 操作性：人事担当者や学生が使いやすい、シンプルな操作性を持っていることが必須です。
- 機能の充実度：予約管理を効率化できるだけでなく、運営に役に立つ機能が搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。
- コスト：導入費用や月額料金が、かけられる予算の範囲内であるかを検討します。
- サポート体制：導入後にわからない部分やトラブルが発生した際に、手軽に問い合わせできるかどうかも重要です。
Q12.導入費用はどのくらいかかるのでしょうか？
Answer：RESERVAは無料で予約サイトの作成ができ、運用イメージに応じてプランのアップグレードが可能です。
RESERVAのフリープランでは、会社説明会の運営に必要な、予約受付機能や参加者情報の管理機能などが既に搭載されています。できるだけコストを抑えて予約システムを導入したい企業に最適です。
さらに、予約件数や顧客件数に合わせてアップグレードができ、予約者に事前アンケートを案内できる「予約時アンケート」機能や、来場受付が素早く行える「QRコード受付」機能など豊富な機能を利用できます。希望の運用イメージに合わせて活用しましょう。
・RESERVAの料金プランについてはこちら
まとめ
本記事では、人事担当者が抱えがちな、会社説明会開催時の課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。来場受付業務や学生情報の管理が負担に感じる場合は、予約システムの導入が効果的です。RESERVAは「ファイル提出」機能や「残席数表示」機能など、円滑な予約に役立つ機能が充実しています。無料プランもあるため、まずは試してみるのがおすすめです。
会社説明会の運営方法や学生の募集に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
