施設運営
IT技術を駆使し、時代のニーズに沿ったサービスに挑戦時代の流れとともに変化するオフィスの在り方
日本では現在、オフィスを利用したレンタル業が急速に展開されつつあります。従来の長期契約型オフィスの場合、社内を自由にカスタマイズできるという利点はありつつも、賃料はもちろん、契約時の敷金・礼金、電気・水道・ガス代、インターネット使用料にパソコンやタブレットなどのIT費用まで、固定コストは莫大です。従来型にこだわらず、そのようなデメリットを少しでも解消しようと、近年はオフィス内のスペースを貸し出したり、シェアオフィスやコワーキングスペースといった業態が注目を浴びたりしています。そのようなオフィスには低コストでかんたんに入居できるほか、コミュニケーション重視型、個室集中型など、従業員の性格や属性に合わせた職場環境を整えやすいことも魅力です。しかし、固定オフィスは減少傾向にある一方、今後も本社ビルや自前のオフィスを所有することで存在感をアピールしたいという企業は一定数存在し続けるでしょう。
オフィスレンタルでもリースでも、多くの企業の方に興味をもってもらい入居を決めてもらうには、費用や内装、立地条件はもちろん、各種手続きの進めやすさもカギとなってきます。例えば、コワーキングスペース内の会議室を利用したい場合、いつどの時間帯でどの会議室が空いているかを担当スタッフに直接確認するのもよいですが、各お客様のパソコン画面から予約状況一覧が確認でき、スムーズに予約できるシステムを導入しておくと、双方の作業時間を省くことができます。オフィスリースを希望するお客様には、事前に物件情報が閲覧でき、内覧可能日などが把握できるようにしておくことで、柔軟な対応が可能になります。働き方改革を意識し、IT環境が重要視される現代、予約管理システムのようなSaaSを導入し、より先進的な取り組みでサービスの差別化を図ることが大切です。
コロナ禍だからこそ、新たなビジネスモデルを構築
オフィス環境の改革は、新型コロナウイルスの感染拡大によってさらに後押しされました。3密を避けるために自宅からのテレワークが普及し、働く場所が会社である必要はなくなっており、オフィスの需要はさらに縮小しています。しかし、機密情報を扱う企業などでは社員の在宅勤務は難しいのが現状です。そこで、本社規模は縮小しつつも、各地で小規模なサテライトオフィスを確保し、情報通信技術（ICT）を活用することで解決に近い環境を整えることが可能です。働き方改革と合わせて地方移住も注目されている中、それらに対応したサービスを提供できる環境を整えておくことは重要です。
予約管理システムには、WebコミュニケーションツールZoomと連携した機能が実装されています。予約管理とZoomを組み合わせることで、物件の内見・内覧予約や事務所移転先の相談は容易になり、業務はさらに効率化されます。そのほか、既存オフィス向けには付加価値サービスとして、アクリル板やパーテーションの貸し出し、事前の座席指定などにも予約管理システムなどを取り入れることで、ビジネスの可能性は大きく広がるでしょう。