店舗運営において、スタッフが不在の場合や担当者が変更になる場合に、速やかに顧客にお知らせすることは非常に重要です。スタッフの不在や担当者の変更について事前連絡がなかった場合、顧客との信頼関係を損ね、場合によっては顧客の予定を狂わすといった損害を与えることにもなりかねません。一方で、こまめに情報を発信する店舗は、顧客からの信頼を得やすく、リピート客の増加につながる可能性が高まります。
本記事では、スタッフ不在や担当者変更のお知らせを作成する際の注意点や具体的な例文、さらに効率的な告知を実現するためのRESERVA（レゼルバ）予約システムの活用法についても解説します。
スタッフ不在・担当者変更のお知らせの重要性
前もってスタッフ不在・担当者変更のお知らせを行うことは、円滑な店舗運営において重要です。事前連絡のない担当者変更は、顧客の混乱や不信感を招く恐れがあります。さらに、特定のスタッフとの接客や会話を楽しみに来店した顧客の体験を損ね、がっかりさせることにもつながりかねず、顧客離れの原因となる場合もあります。
これらの事態を防ぐためにも、可能な限り余裕を持ってスタッフ不在・担当者変更のお知らせをすることが大切です。このような対応により、顧客からの信頼が増し、店舗のイメージ向上にも寄与します。
スタッフ不在・担当者変更のお知らせを作成する際の注意点
スタッフ不在・担当者変更のお知らせを作成する際には、以下の3つのポイントに注意する必要があります。これらのポイントを意識することで、店舗の信頼を損ねないお知らせが可能になります。
わかりやすく簡潔な内容にする
お知らせの文章は、できるだけわかりやすく簡潔な内容にすることが重要です。冗長で専門用語の多い文章はスムーズな理解を妨げるため、顧客の時間を奪い、文意が伝わりにくくなってしまいます。どのスタッフがいつから不在になるのか、また、担当者がどのように変更になるのかを明示し、変更にともなう注意点があれば合わせて記載することで、安心感のあるお知らせになります。
スタッフ不在・担当者変更の理由を記載
スタッフ不在・担当者変更のお知らせを作成する際には、なぜそうなったのかの理由をできる限り具体的かつ明確に記載することが大切です。これにより、顧客に対して誠実さを与えることができ、不要なトラブルを防ぎつつ、納得してもらいやすくなります。
速やかな周知の実施
スタッフ不在・担当者変更のお知らせを作成した後は、速やかに顧客に周知することが求められます。早い段階から来店の予定を立てている顧客もいる中で、直前の発表は予定を狂わせてしまい、多大な迷惑をかけてしまいます。余裕を持ったお知らせを行うことにより、顧客からの信頼を損ねるリスクを回避できます。
スタッフ不在・担当者変更のお知らせの例文
実際に使えるスタッフ不在・担当者変更のお知らせの例文を以下にそれぞれ紹介します。各例文は、自店舗の状況に応じてカスタマイズが可能です。
スタッフ不在のお知らせ
平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、誠に勝手ながら、スタッフの〇〇は 〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの間、体調不良によりお休みをいただきます。
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
この期間中は〇〇指名によるご予約をお受けできませんので、あらかじめご了承ください。
お客様にはご不便をおかけしますが、何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
担当者変更のお知らせ
平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、△△が異動により〇月〇日をもって担当を離れることになりました。
今後は□□が業務を引き継がせていただきます。
□□はこれまで〇〇業務を担当しており、十分な知識と経験がございますので、どうぞご安心ください。
変わらぬご支援・ご愛顧のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。
RESERVA予約システムなら、スタッフ不在・担当者変更のお知らせを効果的に通知可能
スタッフ不在・担当者変更のお知らせを通知するにあたって、おすすめなのがRESERVA（レゼルバ）予約システムの導入です。RESERVAは、導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
RESERVAの大きな特徴の1つは、予約サイトのトップページにお知らせ欄がある点です。この欄を活用することで、事業者はスタッフ不在・担当者変更のお知らせを目立つ位置に掲載できます。
お知らせ欄についてはこちら：予約サイトを活性化｜「お知らせ」でサイト訪問者の興味を引く秘訣を紹介
スタッフ不在・担当者変更時の業務を効率化するRESERVA機能
HTMLエディタ編集機能
RESERVAのHTMLエディタ編集機能を活用することで、メニュー詳細画面や月額プラン詳細画面をHTMLエディタで編集できます。例えば、文字のサイズや色の変更、リンクや画像の挿入を行えるため、お知らせ文の文字を大きくしたり、はっきりした色に変更して目立たせられます。これにより、顧客のお知らせの見落としを防ぐとともに、運営者は視覚的にわかりやすく伝えられます。
・HTMLエディタ編集機能についてはこちら：HTMLエディタを活用して、メニュー詳細画面を自由にカスタマイズしよう！
メルマガ配信機能
メルマガ配信は、予約や来客時にメールアドレスを登録してくれた顧客に向けて、お店の最新情報やお得な情報などをメールマガジンで発信できる機能です。メルマガのテンプレートは無制限で作成でき、配信時間も自由に設定可能です。そのため、スタッフ不在や担当者変更がわかった時点で、迅速にお知らせを発信できます。
RESERVAのお知らせ欄とメルマガ配信機能を併用することで、より幅広い顧客に対して漏れなくスタッフ不在・担当者変更のお知らせを通知できるため、効率的な伝達が実現します。
・メルマガ配信機能についてはこちら：メルマガ配信機能でリピーターを増やそう！
予約不可登録機能
予約不可登録機能を活用することで、予約を受け付けられない時間帯を予約不可にできます。また、予約不可登録は、予約サイト全体やメニュー単位、担当者単位など細かく設定可能です。これにより、スタッフ不在のために受け付けられないメニューを予約不可にでき、不要なトラブルを避けて円滑な運営を維持できます。
・予約不可登録機能についてはこちら：「予約不可登録機能」で急なお休みや不定休を設定！
まとめ
本記事では、スタッフ不在・担当者変更のお知らせを発信する際の注意点や具体的な例文、そしてお知らせの通知に最適なシステムであるRESERVAについて詳しく解説しました。予約システムの導入によって、スタッフ不在・担当者変更の情報をかんたんに発信でき、効率的で確実な告知が可能になります。サービス業を行う店舗の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
