予約管理システムでカルチャースクールの運営を効率化｜リスキリングを促進

近年、学びの機会を求める人々が増加し、多様なレッスンを提供するカルチャースクールの需要が高まっています。特に社会人のリスキリング需要が高まり、趣味や自己啓発だけでなく、キャリアアップの一環として新しいスキルを習得する人が増えています。

こうしたニーズの高まりを受け、講座のラインナップの拡充や、より効率的なスクール運営が求められています。そのようななか、情報を一元管理し、業務を効率化できる予約管理システムが注目を集めています。予約管理システムを導入すれば、事務作業の効率化と学習環境の充実を同時に実現することが可能です。

本記事では、カルチャースクールが抱える課題を挙げるとともに、予約管理システムの導入がカルチャースクールの課題をどのように解決するのかを説明します。また、カルチャースクールの運営を効率化する予約管理システムの機能を具体的に紹介します。

カルチャースクールとは

カルチャースクールとは、趣味や教養、スキル習得などを目的とした多様な講座を提供するスクールのことを指します。企業や個人が運営しているケースもあれば、自治体や公的機関が公民館などで実施している例もあります。社会人向けの資格取得講座から、アートや音楽、語学、料理など、バリエーション豊富なカリキュラムを展開しているのが特徴です。

一般的に、幅広い世代の受講生を対象としており、学生からシニア層まで、学びたい人であれば誰でも気軽に参加しやすい点がメリットといえます。最近では、オンライン授業を取り入れて幅広い地域や年代の受講生を募集し、地域を超えた学習環境を作る事例も増えています。さらに、コロナ禍をきっかけにリモートワークやオンライン授業が普及し、オンライン講座を取り入れるカルチャースクールが急増しました。

カルチャースクールの課題

カルチャースクールは多様な学びの機会を提供する一方で、運営に関する課題を多く抱えています。主な課題は以下の3つです。

運営コスト増大

第一に、運営コストが増大している点が挙げられます。講座の増設や講師の増員にともない、受講生の問い合わせ対応やスケジュール管理、料金徴収などの事務作業にかかる費用と労力が大きくなっています。

特に、複数の校舎を持つカルチャースクールで、講座ごとに予約フォームを設置したり、電話受付やメールでの問い合わせに個別に対応したりする場合、管理が煩雑になりがちです。そのため、オンライン予約や情報発信を一元化するシステムを導入し、人的コストを抑えつつ効果的なプロモーションができる体制を整える必要があります。

長時間労働

受講生からの問い合わせ対応や、月末の集計、顧客管理などの業務で、スクールの職員は長時間労働を強いられることがあります。特に、電話やメールでの問い合わせが集中する時期は、長時間労働が発生しやすいです。

講師に関しても、シフトやスケジュール管理が煩雑だと、調整に相当な時間を割いてしまいます。職員や講師の長時間労働を防ぐには、予約管理システムの導入など、具体的な対策が求められます。

学習環境の格差

学習環境の格差は、カルチャースクールでは見逃せない課題です。特に、地方に住んでいる方や多忙な社会人が通学に時間を割くのは難しく、受講をあきらめてしまうケースも少なくありません。対面講座だけでは、学びの機会を均等に提供するのが難しい場合があります。

そこで、オンライン予約やオンライン講座を組み合わせるなど、これまでアクセスできなかった層にも受講の裾野を広げる必要があります。

カルチャースクール運営に予約管理システムを導入するメリット

コスト削減

予約管理システムを導入することで、紙の書類や電話・メールでの応対に費やす時間や手間が大幅に減ります。たとえば、これまで電話受付に1日数時間かかっていた作業をシステムに移行することで、スタッフはほかの業務に集中できるようになります。

快適な労働環境を構築

スタッフや講師の勤務状況を可視化し、余裕を持ったシフト管理ができるのも予約管理システムのメリットです。先述したように、システムが自動的に予約やキャンセルを更新してくれるため、手動で予約の調整をする必要がありません。そのため、残業や問い合わせ対応に追われる時間が少なくなり、仕事とプライベートのバランスを取りやすくなります。

平等な教育の実現

予約管理システムはオンライン講座との相性もよいので、遠方の受講生や多忙な社会人も含め、多様な学習者に対応しやすくなります。オンライン講座を開講すれば、多くの人がサービスを享受できるようになるとともに、事業者は事業の拡大も狙えます。

効率的なカルチャースクール運営を実現するなら、予約管理システムRESERVA

さきほど挙げたメリットを享受できる予約システムとして挙げられるのが、RESERVA（レゼルバ）予約管理システムです。RESERVAは、350種類以上の業態で導入実績があるとともに、100種類以上の機能が搭載されているため、カルチャースクールのように幅広い講座を提供する事業でも、柔軟な予約管理ができるサイトを構築できます。

スクールは膨大な経営コストがかかることから、可能な限りコストがかからないことが望ましいです。そのため、0円から利用できるRESERVAで予約管理業務を効率化することで、職員の業務効率化だけでなく、コスト削減が実現します。また、RESERVAでは6つの料金プランが用意されているため、まずはフリープランから導入し、スクールの規模や事業に合わせてプランを変更していくことも可能です。

カルチャースクール運営におすすめの機能5つ

Zoom連携

オンライン講座を開設する際に重要になるのが、ビデオ会議ツールとの連携です。Zoomをはじめとするオンライン会議ツールを予約管理システムと連携させることで、予約完了時に自動でZoomミーティングのURLを発行し、受講生へ案内を送ることができます。これによって、手動でURLを送信する手間がなくなり、オンライン授業の負担が軽減されます。

また、オンライン授業をかんたんに行えるようになれば、事業の幅を広げることも期待できます。たとえば、英会話スクールの場合、海外在住のネイティブ講師の講義をオンライン上で受講できるようにすることで、国境を越えた学びが可能になります。このように、より質の高い講義を提供できるようになり、ほかの事業者との差別化も図れます。

物品型オプション設定

物品型オプション機能は、予約者が予約当日に受け取る備品やサービスを事前に予約できる機能です。たとえば、書道教室では筆や墨などの道具が必要ですが、所有していない予約者もいます。このような場合、予約の日程選択後に筆と墨汁をオプションメニューとして表示しておくことで、予約者に自然とオプションメニューを把握してもらうことができ、売上の増加が見込めます。

また、受講生は予約時にオプションメニューを依頼できるため、予約当日はオプションメニューに関するやり取りをせずに済みます。さらに、予約の管理者はオプションの「金額」と「1回に選択できる数量」を設定できるため、売上増加とともに、予想を超えるオプションメニューの注文を防ぎます。

セルフチェックイン

QRコードを読み取ることで、予約者が自分でチェックインできる機能です。カルチャースクールで対面講座を行う際、出欠確認に時間が取られることが多いです。そこで、セルフチェックイン機能を活用することで、受講生がスマートフォンなどを使ってQRコードを読み取りチェックインをすることで、講師が出欠をとる手間をなくします。

また、セルフチェックイン可能時間は管理者側で設定可能なため、一定の時刻を越えると出席できないようにするなど、柔軟な対応が可能です。

多店舗管理

複数の拠点にカルチャースクールがある場合、予約管理システムを用いずに各店舗の情報を一元管理するのは難しいです。しかし、RESERVAの多店舗管理機能では、1回ログインすれば、全スクールの予約サイト管理画面に移行できます。

また、多店舗管理のサブ管理者を設定できる機能も搭載されています。たとえば、スクールでは特定の講師をサブ管理者として追加することで、予約管理業務を複数の講師で分散して行えます。これによって、業務の属人化を防ぎ業務負担を軽減するとともに、スムーズな予約対応を実現します。

月額課金

RESERVAの「月額課金」機能は、あらかじめクレジットカードと月額費を設定しておくことで、自動的に決済が完了する機能です。多くのカルチャースクールが、複数回の講座をまとめて受講するコース制を導入しているため、非常におすすめの機能です。

また、受講の上限回数や時間を設定できるため、上限を超えた予約を防ぐことができます。たとえば、語学スクールでは月4回プランや月8回プランなどを用意し、予約の上限を設定しておくことで、生徒から上限を超えた予約が入ることがなくなります。これによって、スクールの職員は上限を超えた受講を確認する手間が省けます。

まとめ

カルチャースクールは、趣味から資格取得まで多彩な学びを提供し、リスキリングの需要が高まる現代において重要な役割を担っています。しかし、運営には事務作業の煩雑さやスタッフの長時間労働、学習環境の格差など、多くの課題が潜んでいます。こうした課題を解決し、運営を効率化しながら平等な学習機会を提供するために、予約管理システムの導入は非常に効果的なアプローチとなります。

また、事業のタイプや規模によって、適切な予約管理システムを導入することが重要です。多数ある機能を駆使し、予約管理システムの効果を最大化することで、受講生と講師の双方にとってスムーズで快適な学習・運営環境を整えることが期待できます。

カルチャースクールの運営を効率化し、生徒に最適な学習環境を提供したいと考えている事業者のみなさまは、ぜひ本記事を参考にしてみてください。