事前決済とは
事前決済とは、顧客が商品やサービスを受け取る前に支払いを行うことを指します。購入時点で支払いが完了するため、企業側は未払いや急なキャンセルのリスクを低減でき、運営計画を立てやすくなります。顧客側にとっても、オンラインでかんたんにキャッシュレス決済が行えるため、利便性が高いです。
事前決済が可能な予約システムを導入するメリット
会計・売上管理業務を効率化
事前決済機能を活用することで、当日は接客などのサービス提供に集中できます。加えて、金額の計算ミスや、決済端末の操作ミスなどの防止にも有効です。事前決済では自動的に取引履歴が残るため、精算から売上確認、在庫情報、そして顧客情報の管理などを一括で確認できます。
それにより、スタッフの負担軽減と人件費削減に役立ち、顧客満足度やサービス品質の向上にもつながります。
顧客の利便性向上
予約システムを利用することで、顧客はオンラインで予約と支払いの手続きを完結でき、当日に現金やカード類を持ち歩く必要がなくなります。ほかにも、予約確認メールなどのデータが顧客の手元に残るため、予約日時を忘れた場合や、レシートをなくして経費精算に手間取るといったトラブル防止にも役立ちます。
無断キャンセルの抑制効果
無断キャンセルは、予約に合わせて用意した物品などが無駄になる、予定していた利益が得られなくなる、といった損害につながります。事前決済制で予約と支払いを同時に行うことで、安易なキャンセルを抑制でき、直前キャンセルの場合も、キャンセル料の自動徴収が可能です。
感染症対策につながる
近年の新型コロナウイルスの流行や季節性インフルエンザなどへの懸念によって、不特定多数の人の手に触れる現金からキャッシュレスへ移行する動きが強まっています。事前決済が行えることで、利便性の向上のみならず、対面での接触を削減できるため、さまざまな感染症の予防に役立てることが可能です。また、感染リスクを心配する顧客の安心感にもつながります。
インバウンド需要にも対応可能
多言語表示機能が搭載された予約システムを導入することで、インバウンド需要にも対応できます。日本語に不慣れな観光客でもかんたんに予約や支払い手続きを進められるほか、外国語を話せるスタッフがいなくても注文や会計に手間取る心配が減少します。
事前決済機能付き予約システムを導入する際の注意点
導入コストやランニングコストがかかる
予約システムの導入には、コストがかかります。また、使用し続ける場合はランニングコストが毎月、あるいは毎年かかるため、導入前の段階でどの程度の予算を予約システムにかけられるか、どういった機能が必要かといったことを確認しておくことが大切です。
セキュリティやプライバシー管理が必須
事前決済では、顧客のクレジットカード情報を扱います。そのため、セキュリティ対策やプライバシー管理が非常に重要です。対策を怠り顧客のカード情報や個人情報が外部に漏れた場合、顧客に多大な迷惑がかかるだけでなく、企業の信用にも直結します。
決済手数料がかかる
事前決済は便利な機能ですが、売上金額に比例して決済手数料がかかります。利便性のために事前決済の種類を増やしすぎると、決済手数料が収益を圧迫する可能性があるため、客層に合わせた決済手段を選ぶことが重要です。
事前決済機能付き予約システムを選ぶ際のポイント
自社の既存システムと連携可能か
すでに自社のシステムに登録されている会員情報や会計情報、在庫管理などといった情報と連携できる予約システムを導入することで、手間のかかる二重入力や照合作業を省略できます。あるいは、そうした情報を一元管理できる予約システムを選ぶことで、あらゆる管理がかんたんになります。
高度なセキュリティ対策がなされているか
顧客に安心して事前決済を利用してもらうため、高度なセキュリティ対策を備えた予約システムを選ぶことが重要です。世界的に信頼性の高いデータセンターを利用している、SSLにより暗号化した通信が行える、ISMS認証を獲得しているなど、複数の面からセキュリティ対策が施されている予約システムを選ぶ必要があります。
自社と同じ業種で導入実績があるか
同業他社での導入実績がある場合、現場要件への適合度や、導入後の安定運用を判断する材料になります。予約枠の管理方法やキャンセル待ち、複雑な料金の設定など、業務特有の要件を満たせるかどうかを確認することが大切です。
事前決済機能付きの予約システムならRESERVA
ここまで詳しく解説してきたように、事前決済が可能な予約システムを導入する際には、さまざまなメリットや注意点があります。「結局どの予約システムを選べばいいの？」と迷われている方も多いかもしれません。そんな方には、RESERVAをおすすめします。
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
ほかにも、RESERVAはISO/IEC 27017（クラウドサービスセキュリティ）の認証の獲得、SSL暗号通信が可能など、セキュリティ対策も万全のため、安心してご利用いただけます。
まとめ
事前決済機能付きの予約システムを導入することで、企業と顧客の双方にとってさまざまなメリットが生まれます。利用コストやセキュリティ面など、注意すべきポイントをおさえて運用し、業務効率化と利便性の向上を図ることが可能です。
本記事が、事前決済手段の導入を検討している事業者の方の参考になれば幸いです。