予約リマインドメール機能でお客様の予約忘れを防ごう【RESERVA機能紹介】

予約リマインドメール機能でお客様の予約忘れを防ごう【RESERVA機能紹介】

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「予約したお客様の無断キャンセルに困っている」
「お客様から予約ができているかの確認の電話がよく来て対応が大変」

RESERVA予約システムの「予約リマインドメール」機能を使えば、そのお悩みを解決することができます。予約システム内で管理している顧客情報をもとに、お客様にリマインドメールを配信します。

この記事では、リマインドメール機能の概要やメリット、リマインドメール作成の注意点などをご説明します。

すでに、リマインドメールの概要を理解していて、設定方法だけを知りたい方は、目次の「予約リマインドメールの設定方法」からご覧ください。

予約リマインドメールとは

予約リマインドメールとは、予約者様が予約内容を忘れないように、事前に予約内容の確認を行うためのメールのことを指します。リマインドメールをお客様が見ることで、予約内容を確認できたり、忘れていた予約を思い出させてくれるなどの効果があります。予約忘れによる無断キャンセルを防ぐことができます。

RESERVA予約システムの予約リマインドメールについて

予約リマインドメールのご利用条件

利用可能プラン:ゴールドプラン以上
利用可能タイプ:すべての予約タイプ
配信日時   :予約日の前日10:00

RESERVA予約システムでは、ゴールドプラン以上をご契約のすべての方が、リマインドメールをご利用いただけます。また、設定はご自身の予約管理画面の設定から行うことができます。
リマインドメールの配信日時は、すべて共通で予約日の前日午前7時に配信されます。

他にも、RESERVA予約システムでは、同条件で「サンキューメール」を作成することもできます。詳しくは、

サンキューメールの使用方法から例文まで徹底解説【RESERVA機能紹介】

をご覧ください。

動画で変更方法を確認したい方へ

動画で予約リマインドメールの設定方法を確認したい方は、ぜひこちらの動画をご覧ください。

RESERVA公式Youtubeチャンネル ※音が出ますので、音量に注意してください

RESERVA公式YouTubeチャンネルでは、RESERVA予約システムをご利用いただいているすべてのお客様に向けて、機能紹介動画を随時配信しています。予約タイプの説明から最新機能の紹介など、幅広い情報を提供していきますので、ぜひチャンネル登録をよろしくお願いいたします。

予約リマインドメールの設定方法

予約管理画面右上の「設定マーク>高度な設定>継続自動配信メール」を選択

「新規登録」を選択

継続自動配信メールの設定画面が出できますので、1つ1つ設定していきます。

メール種類
ここでは「リマインドメール」を選択します

②③件名 /本文
リマインドメールの件名と本文を入力します。あらかじめRESERVA予約システムのほうでテンプレートが記載されていますが、文言は変更できます。また、「引用」から、お客様の予約番号や顧客情報などを追加で挿入することもできます。

最後に「登録する」をクリックし、リマインドメールの設定が完了です。

RESERVA予約システムのテンプレート

RESERVA予約システムでは、リマインドメールの作成画面を開くと、あらかじめ用意されているテンプレートがあります。

【件名】
ご利用前日のお知らせ

件名は、このようにシンプルで分かりやすい書き方がおすすめです。この文言に加え、引用ボタンから顧客名などを追加記載で添付することも可能です。

【本文】

{顧客名} 様

このたびは、{店舗名}をご予約いただき、誠にありがとうございます。
明日のご予約を承っております。
下記にご予約内容を改めて記載しましたので、ご確認を宜しくお願い致します。

※本メールと行き違いでキャンセル頂いております場合は、何卒ご容赦ください。

—————————-
■予約番号
{予約番号}

■予約日時
{予約日時}

■予約メニュー
{カテゴリ} {予約内容}
{金額情報}

■担当者
{担当者}

■オプション
{予約オプション}

■小計 {小計}
■合計 {合計金額情報}

■予約確認及びキャンセル
{予約詳細・キャンセルURL}
{予約キャンセル説明}
—————————-
■店舗情報

{店舗名}
{店舗About us}
{店舗住所(都道府県)}{店舗住所(市区町村)}{店舗住所(番地)} {店舗住所(建物名)}
{店舗電話}

{署名}

{}で囲まれた部分は、メールを配信した際にその内容が自動的に記載されます。ここでは、予約メニューや日時など、予約情報が最低限必要な要素なので、過ってそこの部分を削除してしまわないようにしましょう。またリマインドメールは、予約をしたすべてのお客様に向けて配信されるので、文章の書き方には十分注意しましょう。

他にも様々な通知メールの例文を見たい方は、
通知メールを編集して来店前にお客様へアプローチ!
をご覧ください。

リマインドメール作成の注意点

リマインドの内容に入る前にワンクッションはさむ

リマインドメールを送るうえで最も気を付けたいのが、催促になってしまわないことです。すぐに予約内容の確認に行かず、一言はさんでから本題に移りましょう。

例)このたびは、当店をご予約いただき誠にありがとうございます。
  いつも当店をご利用いただきありがとうございます。
  ○○様、この度はご予約ありがとうございます。

一文あるだけで、お客様からみた印象がぐんと変わります。

件名に「リマインド」の文言は入れない

リマインドメールは、お客様になるべくみてもらえるように、内容が把握しやすい件名にするほうが良いですが、「リマインド」という文言をできるだけ使わずに書くようにしましょう。催促されているイメージがわきにくくするために、

例)ご予約前日のお知らせ
  ご予約の日時が近づいてきました
  ○○様、予約内容の確認のお知らせ

このような文言をおすすめします。

5W1Hでリマインドメールを構成

アレンジを加えすぎて、最重要な予約内容が漏れてしまわないように注意しましょう。具体的には、

Who(だれが)When(いつ)Where(どこで)What(なにを)Why(なぜ)How(どのように)

をしっかり盛り込めば、予約内容をお客様にお知らせできます。書き方も、ただ内容を文章で書くのではなく、箇条書きなどでまとめてわかりやすく書くことを意識しましょう。

RESERVAのメール機能まとめ

RESERVA予約システムにはいくつかのメール機能があるため、その機能や仕組みの違いが分からないという方も多いのではないでしょうか。最後にRESERVAのメール機能やメールと似た役割を持つ機能の違いをかんたんにまとめてみました。

【対象プラン】
自動配信メール、お知らせ、メルマガ:すべてのプラン
継続配信メール          :ゴールドプラン以上

メール機能は、継続配信メール以外はすべてのプランでご利用いただくことができます。自動配信メールとお知らせ機能は初めからその機能が備わっているのに対し、メルマガは、「RESERVAメール」サービスを追加することでご利用いただけます。

【内容】
自動配信メール  :予約内容(予約確認、キャンセル、支払い手続き、解約など)
継続配信メール  :リマインドメールサンキューメール
お知らせ、メルマガ:店舗・企業からのお知らせ、情報提供

自動配信メールは、先ほどご説明したように、お客様が予約を行った際の確認メールや支払い手続きメールなどのことを指します。継続配信メールは、予約の前日リマインドや、来店後のお客様への感謝文を送信する機能です。お知らせ・メルマガでは、店舗のキャンペーンや、企業の情報提供などを行います。

【配信時間】
自動配信メール、継続配信メール(リマインドメール)自動配信
継続配信メール(サンキューメール)、メルマガ   :配信時間事前設定
お知らせ                     :手動配信

継続配信メールは、リマインドメールは予約日前日午前7時に配信、サンキューメールは来店・来場処理後1時間ごとに設定可能となっています。お知らせは作成して確定すると、そのタイミングでお知らせが配信されます。

【配信対象】
自動配信メール、継続配信メール該当するお客様
お知らせ           :予約サイトを閲覧するすべての方
メルマガ           :自由に設定が可能

お知らせは、予約の有無にかかわらず、予約サイトに訪れたすべてのお客様が閲覧することができます。また、メルマガは顧客リストだけでなく、店舗ですでに所持しているデータをCSVダウンロードすることで、顧客リストにないお客様への配信も可能になります。

【配信先】
自動配信メール、継続配信メール、メルマガ:お客様のメールアドレス
お知らせ                   :予約サイト内

メールは基本的にお客様のメールアドレスに送信されますが、お知らせの場合は予約サイトのトップ画面に表示されます。

他の機能記事でもこれらの機能を説明しておりますので、機能をより詳しく知りたい方は、下記記事もご覧ください。

メルマガ配信機能でリピーターを増やそう!【RESERVA機能紹介】
自動配信メールの内容を自由にカスタマイズ!【RESERVA機能紹介】

催促メールではなく「リマインドメール」に

リマインドメールは、ビジネスの場などでも使われるメールだからこそ、書き方や表現方法に注意する必要があります。催促するメールを作成するのではなく、相手に「思い出させる」「気づかせる」ためのメールを作成できるように心がけましょう。
RESERVA予約システムでは、ゴールドプラン以上で利用可能な機能がたくさんあります。この機会にゴールドプランへのプラン変更を検討してみてはいかがでしょうか。

【ゴールドプラン以上で利用可能な機能記事】
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本コンテンツに記載されている機能・サービスなどは、2021年3月時点のものです。今後、これらの機能・サービスが変更される場合がございます。

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