美容院を運営する事業者にとって、集客のカギとなるのが予約受付の方法です。主要なものとして電話予約とオンライン予約の2種類が挙げられますが、どちらを選ぶかは美容院の方針や顧客層により異なります。電話予約は、スタッフが直接やり取りできるため顧客の細かなリクエストを把握しやすく、オンラインに不慣れな顧客でも利用しやすい点が特徴です。一方、オンライン予約は24時間いつでも予約を受付でき、スタッフが施術に集中できるほか、予約ミスを防ぐことができます。
本記事で紹介したいのは、両者のメリットを取り入れて美容院の運営を効率化できる、予約システム「RESERVA」です。RESERVAでは、オンライン予約はもちろん、電話で受けた予約もシステム上に手動で登録できるため、すべての予約を一元管理できます。さらに、サービス型オプション機能やシンプルアンケート機能、カルテ機能など、顧客のニーズに合わせた予約管理が可能です。本記事では、これらの機能を通じて、電話とオンライン予約のメリットとRESERVAの活用方法について詳しく解説します。
美容院の予約受付方法
美容院の主要な予約受付方法には、電話受付とオンライン受付の2つがあります。どちらを採用するべきかは、美容院の方針やターゲット層に合わせて変化します。電話受付は、スタッフと直接やり取りができる、昔から利用されてきた方法です。 一方、オンライン受付はスマートフォンやパソコンからかんたんに予約できるため、近年人気が高まっている方法です。各方法には独自の特徴があり、どちらを選ぶかで美容院の運営方法にも影響が出ます。
電話予約かオンライン予約か
それぞれの方法のメリットを紹介します。
電話予約のメリット
急な連絡に対応できる
電話予約は、急な連絡や緊急事態への対応に優れています。たとえば、顧客が当日に体調不良や突然の予定変更で予約をキャンセルする場合、電話であれば即座にそれを把握して対応できます。
また、顧客から「今すぐに予約できる時間はありますか？」と問い合わせがあった場合でも、スタッフがその場でスケジュールを確認しながら調整できます。これにより、美容院の空き時間を有効に活用し、稼働率を高めることが可能です。特に常連客や急ぎの施術を希望する顧客にとって、この柔軟性は大きな価値になります。
顧客のリクエストを理解しやすい
電話予約では顧客と直接会話できるため、顧客の要望を正確に理解しやすいという利点があります。たとえば、「少し短めにしたいけれど、重さは残したい」といった具体的なリクエストを、電話口で把握して予約を受けることが可能です。
また、顧客がヘアケアに関する知識や技術に詳しくない場合でも、電話では言葉のニュアンスや声のトーンから望んでいるスタイルや悩みを汲み取ることができます。これにより、美容師は満足度の高いサービスを提供するための準備を行えます。
オンラインに不慣れな顧客に対応可能
電話予約は、インターネットに不慣れな顧客にとって安心して使える方法です。特に年配の方やスマートフォンやパソコンの操作を行わない顧客にとって、電話は最も手軽なコミュニケーション手段です。年配の方や全世代をターゲットに美容院を運営している場合、電話は顧客のニーズに応えるために欠かせないでしょう。
オンライン予約のメリット
施術に集中できる
オンライン予約の利点の一つは、スタッフが施術に集中できる点です。電話予約を行っている場合、施術中に電話対応を求められる場面がよく発生します。忙しい時間帯や混雑時に電話がかかってくると、顧客対応や施術を中止せざるを得なくなり、業務効率の低下につながります。
しかし、オンライン予約を導入することで、これらの中断を減らすことができます。予約はシステムを通じて自動的に行われるため、営業時間中でもスタッフは施術に専念することが可能です。
営業時間外に予約可能
営業時間外にも予約を受け付けられる点も、メリットの1つとして挙げられます。美容院の営業時間は限られますが、現代の顧客は仕事や家事、育児などで忙しく、営業時間内に電話で予約できない場合も少なくありません。そうした場合、オンライン予約があれば、顧客は自分の都合に合わせて好きなタイミングで予約を入れられるため、利便性が大幅に向上します。
予約ミスを防げる
オンライン予約では予約ミスを防げる点も重要です。電話予約では、スタッフと顧客の間で聞き間違いや伝達ミスが起こりやすく、日時やメニューに関する誤解が生じることがあります。
しかし、オンライン予約では、顧客自身が希望する日時やメニューをシステム上で直接選択するため、情報の伝達におけるミスが大幅に減ります。それによって、認識の齟齬に起因するトラブルを未然に防ぐことができます。
RESERVAを利用することで、どちらも一元化して利用可能
以上のように、電話予約とオンライン予約にはそれぞれメリットがありますが、これらを一元管理できると、美容院の運営がさらにスムーズになります。そこでおすすめなのが、予約システム「RESERVA」です。RESERVAは、導入数28万社を誇る国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。このシステムは、オンライン予約はもちろん、電話で受けた予約もシステム上に手動で登録できるため、スタッフは全ての予約を一つのカレンダーで把握することが可能です。そのため、美容院はRESERVAを基本的に活用しつつ、緊急時やオンラインに不慣れな顧客には電話予約を案内することで、双方の利点を最大限に活かすことが可能です。
RESERVAは、業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
美容院運営におすすめなRESERVAの機能
サービス型オプション
サービス型オプション機能では、基本のメニューとは別にオプションメニューに所要時間を設定できます。たとえば、ヘアカットを予約する際に「トリートメント（10分）」や「カラー（60分）」といったオプションを選択すると、その所要時間がカレンダーに自動的に反映されます。これにより、美容院があらかじめオプション付きのメニューを複数用意しなくても、顧客がオプションを選択するたびにシステム上で予約枠が適切に調整されるため、美容院の運営効率が向上します。
また、オプションごとに金額を設定できるので、追加サービスによる売り上げアップも期待できます。さらに、顧客が予約したオプションの内容は管理画面でかんたんに確認できるため、予約の一括管理が実現します。
サービス型オプションについてはこちら：オプションメニューに所要時間を設定し、予約枠に自動で反映させよう！
シンプルアンケート
シンプルアンケート機能は、従来の電話予約で行っていたような顧客の要望のヒアリングを、オンラインで効率的に行える機能です。この機能では、アンケート項目を予約時に回答してもらうことで、顧客のリクエストを事前に把握できます。たとえば、「カットと一緒にトリートメントを希望しますか？」や「髪の悩みは何ですか？」などの質問を掲載することで、顧客一人ひとりのニーズを理解し、その上で最適なサービスを提供できます。
また、アンケートの項目は自由に設定でき、回答を必須にするか任意にするかも選べるため、顧客に無理のない範囲で情報を集めることが可能です。シンプルなデザインの回答欄は顧客にとっても使いやすく、回答の負担を軽減します。
シンプルアンケートについてはこちら：シンプルアンケートで顧客の声を知る
カルテ機能
カルテ機能は、美容院が顧客情報を一元管理できる便利な機能です。予約ごとに顧客対応のメモや特記事項を記録できるため、スタッフは施術の履歴をいつでもかんたんに確認できます。たとえば、過去に行ったカラーやパーマ、頭皮の状態、好みのスタイルなどをカルテに登録しておくことで、顧客がリピートした際に最適な施術を提供することが可能です。
また、このカルテ機能ではコメントだけでなく画像の登録もできるため、髪色やヘアスタイルの変化を写真として記録できます。これにより、スタッフ間での情報共有がスムーズになり、担当者が変わっても一貫したサービスを提供可能になります。
カルテ機能についてはこちら：カルテ機能で顧客対応時の記録や顧客の特記事項を管理しよう！
まとめ
本記事では、美容院の予約受付方法として電話受付とオンライン受付のメリットを紹介し、両方を一元化できる予約システム「RESERVA」の活用について詳しく解説しました。RESERVAには、サービス型オプションやシンプルアンケート、カルテ機能など、美容院の運営を効率化する便利な機能が揃っています。予約受付の方法に悩んでいる美容院の事業者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。