個室から共用会議室まで、効率的なコワーキングスペースの予約管理と選び方

一般社団法人大都市政策研究機構が公表した「日本のコワーキングスペースの拡大」によると、2019年6月には799施設だったコワーキングスペース数が、2021年12月には2,042施設まで増加しました。同機関によると大都市圏や地方ブロックの中心県などでコワーキングスペースが増える一方で、長野県や沖縄県のようなリゾート地を活用した県での進出も進んでいると言及しています。

このような都心と地方におけるコワーキングスペースの需要、現代の多様な働き方を促進に欠かせないコワーキングスペースにおいて予約システムの導入は効果的です。そこで本記事では、予約システムの導入がコワーキングスペース予約にどう影響するか、予約システム業界1位の実績を誇るRESERVA（レゼルバ）予約システムを例に挙げながら解説します。

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースは、様々な専門家や事業者が集まり、作業や情報共有を行うための共有スペースを指します。近年東京や大手町ビジネススクエアのような国内外に明確な専門士を持つ有名なコワーキングスペースは、起業家やフリーランス、在宅で働く人々の間で非常に人気があります。

基本的なコワーキングスペースの概念は、共に働く空間です。これにはオフィスとしての機能性を提供するだけでなく、コミュニティやネットワーキングの場としての役割も果たしています。

コワーキングスペースの個室と共用会議室

近年における個々の業務スタイルやプライバシーへの需要などを踏まえ、コワーキングスペースにある個室や会議室の重要性が認識されています。それぞれの特性とメリット、デメリットを見ていきましょう。

個室のメリットとデメリット

個室は、プライバシーが確保され、自分自身のペースで仕事に集中できます。

共用会議室のメリットとデメリット

共用会議室は、チームでの作業、クライアントとのミーティング、プレゼンテーションなど、多様なニーズに対応する設備が完備されている場合が多いです。

共用会議室の有効な利用方法

共用会議室を最大限に活用するためには、以下の点に注意しましょう。

コワーキングスペースにおける個室利用と共用会議室利用は、各々の需要や作業スタイルにより使用頻度や重要な点が異なります。ここでは特性と利用のポイントを解説しましたが、実際の仕事や目的によって最適な選択を行うことが求められます。

コワーキングスペースの予約管理

コワーキングスペースの予約管理は利用者のリズムと利便性を大きく左右します。探求心を持って取り組むことが求められます。業界の流れをよく把握し、無駄のない予約管理を実践することが重要です。

予約システムのメリットとデメリット

予約システムのメリットは、すぐに自身の希望するスペースを予約できることと、他の利用者とのスケジュールのかぶりを防げることです。加えて、予約が完了した場合、利用者が自動的にメールで通知が受信でき、管理しやすいという利点があります。

一方で、サーバーの問題で接続ができないときや、突発的な予約変更に対応できないなどのデメリットも存在します。

効率的な予約管理のポイント

効率的な予約管理のポイントは、予め自己のスケジュールをしっかりと把握しておくこと、そしてアプリなどのシステムを上手く活用することです。特に一日のスケジュールを始めから組むときには、ミーティングや作業を行いたい時間帯を最優先に設けます。その周辺の時間帯を柔軟に組んでいくことで、よりスムーズに仕事を進めることができます。

ここでは、コワーキングスペースの予約管理について、それが利用者の利便性に大きく影響を与えるため、具体的な予約システムの使い方やそのメリットとデメリット、さらに効率的な予約管理のポイントについて詳しく説明しています。

コワーキングスペースの選び方

コワーキングスペースを選ぶ際には、自身の仕事スタイルや必要な設備、立地条件などを考慮することが不可欠です。また、予約システムや個室、共用会議室の利便性も確認すべきポイントです。

自身の仕事スタイルに合ったコワーキングスペースの選び方

まず自身の仕事スタイルに最適なコワーキングスペースを選ぶ方法について考えます。 一カ所で長時間作業をする人は、落ち着いた雰囲気と機能的な施設が 適しています。

仕事の内容も考え、必要な設備やサービスがある場所を重視することが大切です。例えば、大きなモニターや高速インターネット、静かな環境が必要なIT関連の仕事をしている人には、関連設備を備えた個室がおすすめです。

立地条件や設備から考えるコワーキングスペースの選び方

立地条件や設備を踏まえてコワーキングスペースを選ぶ方法を紹介します。例えば、都心に位置するコワーキングスペースは、外部の顧客とのミーティングやネットワーキングに適しています。一方、郊外のコワーキングスペースは、駐車場の利便性や自然光の導入などから、リラックスした作業環境を提供できます。

設備面では、フリーWi-Fiやプリンター、コピー機、フリードリンクなどが完備されているかも確認する必要があります。

コワーキングスペース予約を行っている事例

北海道空知郡「まちなかオフィス」

まちなかオフィスは、JR中富良野駅から徒歩2分の場所にあります。個室のリモート会議スペース、個人利用デスクやフリーアドレスデスクの利用が可能です。

予約者はフリースペースの予約が基本料金に含まれ、リモート会議室を使用するにはオプションの予約が必要です。また、3ヶ月前から施設予約ができ、受付締め切りは利用枠の2時間後までとなります。

宮城県仙台市「シェアオフィスURL（ユーアールエル）」

シェアオフィスURLは、個室、セミナールームやカフェラウンジを含むワークスペースなど多様な施設を利用でき、フリーWi-Fiも完備されています。面談、会議、研修や勉強会など色々な利用用途に対応しています。

予約サイトはカテゴリから選択できる設定となっており、予約者は全メニューから興味のある施設を選んで予約します。また、注意事項として予約受付締切とキャンセル締め切りの期限もそれぞれ明記されています。

東京都品川区他「ANA WORK POINT（エーエヌエーワークポイント）」

ANA WORK POINTは、ANAマイレージクラブ会員向けワークスペースサービスです。同施設のコワーキングスペースを利用すると、ANAグループの提供する人気ドリンクや食べ物が提供されます。また、ANAグループコラボイベントの参加資格も得ることができます。

予約時は、人数に応じた会議室のサイズや共用エリアから選択します。利用日1か月から3日前まで予約が行え、キャンセル料金は発生しません。

東京都港区 「SHARE M-10（シェア エム ジュウ）」

SHARE M-10は、24時間換気システムを設置し感染症予防を徹底し、植栽を多く取り入れるなど居心地の良い環境づくりを行っています。施設の種類はコワーキングスペースと会議室があり、無料で各種コーヒやドリンクも利用できます。

予約時は利用する時間帯や用途によって、値段が異なる仕様です。例えば、朝の7時30分から10時の間に施設を利用する場合、通常の半額で施設利用が可能です。

「SHARE M-10」様のインタビュー記事はこちら

東京都千代田区 「+SHIFT NOGIZAKA（プラスシフトノギザカ ）」

+SHIFT NOGIZAKAの各フロアには、会議室や集中できるブース、気軽に会話が可能なコミュニケーションスペースが用意されています。デザイン性のあるインテリアが特徴で、現地点で東京都内に6店舗のコワーキングスペースがあります。

予約時には会議室もしくは貸切の予約が行え、1階と12階のラウンジを貸切予約もできます。特に12階のラウンジはテラス付きで大人数での予約に適している仕様です。

東京都北区赤羽 「METS OFFICE（メッツオフィス）」

METS OFFICEは、2,750円より2種類の貸会議室が利用できます。会議室の収容数は最大36人であり、大人数でのミーティングに適したコワーキングスペースです。赤羽の拠点以外にも、新宿区新宿と中央区日本橋にある会議室も使用ができます。

予約時に希望の施設がすでに他の利用者に予約された時間帯であっても、キャンセル待ち予約も可能です。

神奈川県横浜市「SPRAS 青葉台（スプラス アオダイ）」

SPRAS 青葉台は、青葉台の人々やまちとの繋がりを大切にし、仕事場を共にし刺激しあう場所を目指しています。施設内には、ワークラウンジ、コミュニティラウンジやイベントスペースがあります。コワーキングスペースを活用したイベントに力を入れ、地域とのコミュニティ形成を図っています。

予約者は30分単位から施設予約ができ、コミュニティラウンジの予約にはSPRAS 青葉台の会員登録が必要になります。

神奈川横浜市「SKY SPA YOKOHAMA（スカイスパ ヨコハマ）」

SKY SPA YOKOHAMAは、日本初のサウナとコワーキングスペースが融合した施設です。仕事に行き詰まった時に、サウナでリフレッシュができます。また、普段より深いコミュニケーションのしやすさサウナの利点から、ビジネスパーソンの交流の場に活用できます。

予約時に各種リモートブースを利用が可能で、1回の予約につき1時間から24時間まで対応しています。

神奈川県川崎市「ワーキングスペース緑道」

ワーキングスペース緑道は、個室ブースやミーティングルームを始め、プレゼンモニター、複合機や音響設備などアメニティも充実しています。ホームページから３Dマップの施設詳細を閲覧でき、オンラインでも利用環境の確認が可能です。

予約時に他の利用者の評価とコメントの閲覧でき、利用するかを決めるうえで参考材料にできます。月単位の契約も月額プランの利用もでき、長期で利用を検討している人のニーズに対応しています。

愛知県名古屋市「あいちテレワークサポートセンター」

あいちテレワークサポートセンターは、県内中小企業等へのテレワークの早期導入の促進に向けて、愛知県がサンプルとして設置したオフィスです。

愛知県内在住または在勤で、企業等での就労に該当する者であれば、無料で施設予約できます。利用時間は15分単位で最大4時間までとなり、予約時に残席数も確認できます。

愛知県名古屋市「NEXT BASE（ネクストベース）」

NEXT-BASEは、リモートワークや仕事を通して、利用者の居場所づくりを目指しています。施設には、ゲーミングチェアをしたブース、オープンスペースや会議室などがあります。また、ネットワークセキュリティを強化しており、外部と内部からの情報漏洩対策も徹底しています。

予約者は、各メニューから興味のある施設を選び、指定されたスケジュールから希望の時間帯を選択します。

大阪府大阪市「MID BASE（ミッドベース）」

MID BASEは、仕事と趣味に全力な大人たちを応援するコンセプトで作られたコワーキングスペースです。各種ミーティング、ディスカッションからデスクワークまで幅広いニーズに対応できる設備があり、施設の利便性が高さが特徴です。

利用者は3ヶ月前から予約を行え、30分単位から予約ができます。キャンセルは1時間前まで受け付けており、 キャンセル料はかかりません。

和歌山県和歌山市「Work & Study IDEA（ワークアンドスタディイデア）」

Work & Study IDEAには、テレワークブースや会議室に加え、法人や個人事業主向けのサテライトオフィスがあります。また木の間のテラス席では、外の空気を感じながら仕事を行えます。 施設内には、コピー機や各種備品の貸し出しも実施しています。

予約者がコワーキングスペースを利用する場合、当日利用もしくは翌日以降の予約が可能です。その他貸会議室、木の間、セミナールームなど多様な施設を予約できます。

和歌山県西牟婁郡（にしむろぐん）「Office Cloud 9（オフィスクラウド ナイン）」

Office Cloud 9は、仕事と休暇の充実化を目指すワーケーションを推進しています。具体的に白良浜まで車で5分という立地にあるため、仕事の合間に砂浜へいき、ワーケーションを満喫できます。同施設では、一般利用エリアとオフィス専用エリアは分かれており、利用者通しが交流しやすい設計となっています。

個室ブースから4人用のブースやその他オープンスペースを利用でき、利用時間は1時間単位もしくは日単位から使用可能です。

熊本県葦北郡「芦北サテライトオフィス田浦」

芦北サテライトオフィス田浦は、芦北町役場田浦支所の2階と3階を有効活用した施設です。行政と住民が一体となり、コワーキングスペースを通した地域活性化を図っています。また、芦北町の海や川からも近くにある立地の良さが特徴です。

予約時はコワーキングスペースのみならず、各種セミナーやイベント用の多目的スペースにおける利用も可能です。

コワーキングスペース予約の自動化にはRESERVA

コワーキングスペースの運営の成功において、予約システムは重要な鍵のひとつといえます。予約システムの導入によって、利用者は必要な時に必要な施設をあらかじめ確保でき、利便性が向上します。運営側にとっても、予約情報をもとに必要な人数分の空きスペースを準備でき、過剰予約や施設数の不足の問題を軽減し、運営の効率化が図れます。さらに、利用者の予約情報や利用パターンなどのデータを収集することによって、利用者の需要傾向や利用時間帯の把握、サービスの改善点の特定などができます。収集したデータは、将来の運営改善や戦略立案に役立ちます。

コワーキングスペースの効果的な運用に向けてイベント予約におすすめなのが、実際の現場でも活用されている予約システムRESERVAです。RESERVAは操作性がシンプルでわかりやすいため、どの世代でもスムーズに利用することが可能です。また、人口20万人を超える規模の自治体から人口5万人以下の小規模な市町村でも導入実績があり、安心した利用につなげられます。

コワーキングスペース予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

コワーキングスペースの利用は個室と共用会議室の巧みな活用と予約管理によって、効果的に仕事環境を整えることができます。本記事では、それぞれの利用方法と予約システムのメリット、デメリットを詳細に解説しました。これらのポイントを抑え、自身に適したコワーキングスペースを見つけ、より高いパフォーマンスを達成しましょう。