親子向けワークショップの予約｜体験教室のサービス満足度を向上させる予約システムの導入

日常とは少し違う体験から、子どもの新たな一面を知ることができるワークショップ。中には親子一緒にモノづくり体験を楽しめるものもあり、普段子どもと遊ぶ時間が作れないという保護者にとっても、親子で絆を深め、楽しい思い出を作ることができる良い機会です。

このような親子向けワークショップにおいて、顧客が手軽に参加できるようにするために、予約システムを用いたDX（デジタルトランスフォーメーション）が欠かせません。

本記事では、現在開催されているワークショップの課題、予約システムを導入するメリット、さらには実際に予約システムを導入している教室を紹介します。

親子向けワークショップの運営における課題

ワークショップの運営に関する課題は主に2点あります。

参加者管理の課題

ワークショップの課題の一つに参加者の管理が挙げられます。今までメールや電話で予約を受けていた場合、予約者情報をExcelに打ち直して名簿管理する必要がありました。そのため、大規模なワークショップの場合は、予約名簿を作るだけでかなりの時間を要します。

また、手動で参加者の数を管理すると、ミスが発生しやすく、管理者にとって大きな負担です。定員に達した際の連絡やキャンセル待ちの対応も複雑になり、予約受付業務に多くの人員が必要になります。

スケジュールとキャンセル対応の課題

ワークショップのスケジュール管理も課題の一つです。スケジュールの把握が適切に行われないことで、ダブルブッキングにつながり、顧客からの信用を失う可能性があります。そのうえ、電話やメールでの予約受付で、異なる担当者が参加者情報を管理する場合、情報の共有がスムーズに行えないことも問題です。これにより、運営においてコミュニケーションエラーが発生し、定員数以上の予約を取ってしまうと、顧客満足度の低い体験につながります。

また、キャンセル対応の柔軟性がないことも課題として挙げられます。電話やメールの予約だと、予約状況を表示する情報サイトが無いため、定員に関する情報をリアルタイムで更新し、参加を検討する人に適切に共有することが困難です。これにより、参加者に正確な情報を提供できなくなります。

予約システム導入によるメリット

親子向けワークショップの運営には、いくつかの課題あることがわかりました。しかし、これらの課題は予約システムの導入によって解決することができます。ここでは予約システムを導入することでワークショップの運営にもたらされるメリットを紹介します。

効率的な参加者管理

予約システムを導入することで、定員数以上の予約を確実に受け付けないため、顧客サービスレベルの維持が可能です。定員数をあらかじめ表示できれば、顧客の予約促進につながります。また、参加者の名前や連絡先、特別な要望などをシステム上で一元管理することで、手作業の手間を削減し、情報の漏洩リスクも低減できます。

柔軟なスケジュール調整と変更対応

複数のワークショップを同時に開催する場合でも、システムで自動的にスケジュール調整が可能なため、手間が大幅に軽減されます。また、参加者がオンラインでキャンセルや予約変更を各自で行うことができるため、空き枠の再調整も自動化されます。これにより、手動での対応が不要になり、管理を円滑に行えます。

ノーショーの削減

事前の案内やリマインダー、当日の連絡を、システムを通じて自動的に行うことができます。これにより、連絡漏れや無断キャンセル（ノーショー）を減らすことができます。

また、 オンライン決済は、予約者が無断キャンセルをするリスクも減るため、効率的な運営を図ることにつながります。 オンライン決済を導入することで、参加費の徴収や管理が簡単になり、当日の現金でのやり取りが不要になり、ミスやトラブルのリスクを低減できます。

予約システム導入事例

ロッテシティホテル錦糸町

JR総武本線錦糸町駅徒歩1分、東京メトロ半蔵門線錦糸町駅直結という好立地のロッテシティホテル錦糸町では、ロッテコアラのマーチとコラボレーションした親子で楽しむ工作教室を開催しています。白色のコアラのマーチの箱を、色鉛筆やカラーペンを用いてデザインしたり、ステッカーで自由にデコレーションしたりしてコアラのマーチのオリジナルパッケージを製作できます。

当ホテルのイベント予約サイトでは、特定商取引法に基づく表示とプライバシーポリシーが設定されています。特定商取引法に基づく表示を設定しておくことで、トラブルを未然に防ぎ、事業者の透明性と信用度を高める効果があります。また、プライバシーポリシーの登録により、顧客の個人情報を適切に管理し、保護することを明確に伝えられるため、顧客は安心してサービスを利用することが可能です。

ホッコリーナ

神奈川県川崎市の親子で手形hokkori-na（ホッコリーナ）では、講師宅でのアートレッスンや商業施設でのワークショップを行っています。教室では、手形アートやキーホルダー、ロゼットを製作し、一気に成長する子どもの手足をなど形にして残すことが可能です。

予約サイトは先着順で、上記画像のように時間別の枠から都合の良い時間を選択して予約します。上から時間順で並べられているため、一目で見て予約可能枠が確認できます。メニュー上にワークショップの開催場所を記載することで、毎回異なるイベント会場で行う場合でも、顧客が会場を誤って認識することなく予約をすることが可能です。

また、予約情報画面のシンプルアンケートで子供の月齢や希望のアート、流入経路を質問しています。未就学児は成長がかなり早いため、月齢を事前に聞いておくことでアートに最適なサイズの用紙を準備することができます。また、キーホルダーなどアートの種類によっては事前に準備する道具が増えるため、あらかじめ希望のアートを質問することで、適切な準備ができるため、スムーズな運営が可能です。流入経路を知ることで、低予算で効果的な広告を打つことができます。

シルピアマイホームタウン東松山

シルピアマイホームタウン東松山は、埼玉県東松山市にある総合住宅展示場です。展示場内で、来場した子供向けに季節に合わせたワークショップを行っています。保護者だけでなく子どもの関心を引きつけることで、親しみやすい雰囲気を作り、家族の来場を促進します。

予約システムは、全てのメニューの残席数が表示されています。顧客が残席数を把握できるので、予約枠に関する問い合わせが減り、業務の効率化を進められます。また、残席数が表示されることで早い段階での予約を促すため、総合住宅展示場の来場者数増加にもつながります。

顧客情報入力後の画面では、アンケート機能を使い流入経路や来場が初めてか尋ねています。流入経路を把握することで、どの広告やプロモーションが効果的であるかを理解し、マーケティング戦略を最適化できます。広告を適切に打つことで、低コストで来場者増加を図ることが可能です。また、来場回数を訪ねて把握することで、ワークショップ体験時の保護者への住宅案内を、適宜変更できます。新規来場者には詳細な案内を提供し、リピーターには前回の来場体験をいかした案内を提供することで、顧客満足度を向上させます。

Cosmic art Mira

Cosmic art Mira(コズミックアートミラ）は、2012年にオープンしたアート教室です。千葉県の南房総でのアートセラピーから始まった当教室は、現在茨城県つくば市、千葉県の流山市と木更津市、鴨川市に教室を構えています。未就園児から小学生の子どもを対象に、美術体験を通じ、集中力や表現力の育成を実現しています。

当教室では、年齢、教室別にメニューを設けて予約を受け付けています。予約人数やメニューを選択して検索できるため、豊富なメニュー内から希望しているものをかんたんに予約することが可能です。メニューごとに時間や料金が細かく設定されているため、予約時に教室のホームページに飛ばずとも、詳細な内容まで知ることができます。

当教室では、予約システムのお知らせ機能を使い、季節ごとのイベント案内をしています。お知らせには写真を載せることができるため、実際にどのようなアートをするか簡単にイメージすることができます。お知らせは、メニュー上部に最新のものから3つ表示されるため、顧客の目に留まりやすく、確実に周知することが可能です。

湘南ベルマーレKidsbase ZERO

湘南ベルマールkidsbaseZERO（キッズベースゼロ）は、神奈川県藤沢市の子ども向け運動教室です。未就学児から小学校中学年までの子どもが、スポーツに必要な心や基礎体力をつけることができるレッスンを行っています。当教室では、運動教室運営のスキルをいかし、短期ワークショップも開催しており、親子向けワークショップは、親子の仲を深められるだけでなく、子ども同士、親同士の交流の場にもなっています。

当施設のワークショップの予約は、承認制になっています。承認制にすることで、定員を超えた申し込みがあった場合でも、適切な人数のみの予約を受け付けることができ、参加者が過度に増えすぎることを防げます。また大人気のワークショップでは、以前予約を受け付けることのできなかった顧客を優先的に通せるため、たくさんの人にワークショップを体験してもらうことが可能です。

同サイト内で予約を受け付けている運動教室には月額プランが設けられています。ワークショップにも月額プランを導入することで、定期的に学べる機会を確保し、継続的なスキル向上が期待できます。また、運営側は定期的な収入を確保し、顧客との信頼関係が構築できるため、安定した運営が可能です。

親子向けワークショップには予約システムRESERVA

ワークショップの予約において、利用者は予約の利便性や受付の安心感を求めています。予約システムを導入することで、これらのサービスの質を継続的に改善し、ワークショップの信頼性と価値を高めることができます。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった企業におすすめです。

親子向けワークショップの予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回は、親子向けワークショップの課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入したワークショップの事例を紹介しました。予約システムの導入は、予約業務に限らずワークショップの運営全体の業務効率化を実現します。予約システムを導入して、ワークショップをスムーズに運営したい事業者は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。