近年では、インターネットやスマートフォンの普及に加えて、利便性の観点から、施設やサービスの予約に予約システムを活用する企業や店舗が増加しています。予約業務効率化のため、予約システムを導入したいと考えつつも、使える機能や導入によるメリット、注意点などがよくわからないという企業や個人事業主の方もいらっしゃるかもしれません。
本記事では、予約システムの概要から導入にかかるメリットやデメリット、システムを選ぶ際のポイントなどをわかりやすく解説します。記事の最後に、おすすめの予約システムを紹介していますので、導入する予約システムを迷っている事業者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
予約システムとは？
予約システムとは、店舗や企業が提供する施設やサービスの利用にあたって、顧客が入力した情報をオンライン上で一元管理できるクラウド型のシステムです。
電話や対面でのやり取りをすることなく、24時間365日いつでもオンライン上で予約の受付や変更、内容の確認ができるため、顧客側の利便性が向上するだけでなく、店舗や企業側にとっても予約管理業務の自動化・効率化が図れます。加えて、予約登録時の聞き間違いや書き間違いといった人為的ミスも削減できるため、現在ではさまざまな業態で予約システムの導入事例が増えています。
予約システムには、さまざまな機能が搭載されています。以下では、代表的な機能を8つ、紹介します。
予約システムの便利な機能
1．予約管理機能
予約システムのメインとなる機能です。スタッフやサービスごとの予約状況をリアルタイムで表示し、一元管理できます。複数のスタッフや店舗ごとの管理、提供するサービスの管理も可能です。カレンダー表示をすることによって、視覚的に予約状況を把握しやすくなり、日時の記載間違いやダブルブッキングなどを防ぐことにもつながります。
2．メール送信機能
顧客からの予約、変更、キャンセルといった状況別のメールを自動で送信できます。リマインドメールの送信も可能であり、遅刻や無断キャンセルの減少に寄与するほか、当日の注意事項や持ち物についても記載できるため、顧客と店舗双方に効果的な機能です。
3．顧客管理機能
顧客の氏名や連絡先をはじめとした個人情報や、店舗への来店履歴などを管理できる機能です。予約情報のみならず、顧客の来店頻度や注文傾向をはじめとしたさまざまな情報を収集、整理することが可能です。
4．顧客分析機能
上記で得た顧客データを分析し、顧客満足度向上や売上拡大につなげるための機能です。この機能を活用すれば、顧客の年代や性別、地域などのデータから、自社のコアターゲットを絞り込むことができ、それをもとに新たなキャンペーンや施策を効果的に打ち出せるようになります。
5．外部サービス連携機能
予約システムによっては、LINEやGoogleカレンダー、Zoomをはじめとした外部のツールと連携できます。これにより、顧客管理システムとの連携によって顧客データの入力を省略できたり、外部カレンダーと同期して予約内容の編集や反映を一元管理できたり、Zoomを活用したオンライン教室の開催が可能になるなど、業務の効率化や利便性が向上します。
6．予約サイト作成機能
この機能により、専門的なWeb開発の知識がなくても、自社独自の予約サイトをかんたんに作成できます。作成したサイトから、24時間いつでもオンライン上での予約の受付が可能になり、新規顧客獲得や既存顧客のリピート率向上も見込めます。
7．多店舗管理機能
複数の店舗やサービス拠点を持った場合でも、予約や顧客の情報を一元管理できる機能です。全店舗の予約状況や売り上げなどのデータをかんたんに把握でき、それをもとにした人員やリソースの最適化が可能になります。
8．オンラインカード決済機能
この機能によって、予約者は事前に支払いを完了でき、サービス提供側もお会計が不要になります。そのため、スムーズなサービス提供が可能になります。キャンセル料の自動徴収も可能で、無断キャンセルによる損失や、キャンセル料徴収のための手続きを別途する必要がなくなり、業務の負担が軽減されます。
予約システム導入のメリット
さまざまな業務の効率化
予約システムを導入することで、予約の受付や管理をはじめ、顧客管理や分析といった業務を効率化でき、それによりスタッフの業務負担を大幅に軽減できます。さらに、予約管理の自動化による人為的ミスの削減、収集した顧客データをもとに効果的なマーケティングが行えるなど、メリットは多岐にわたります。
人為的ミスに起因する予約トラブルの削減
紙やExcelによる手動での予約管理は、顧客数が増えるほど作業が煩雑化し、聞き間違いや書き間違いの可能性があります。そのため、ダブルブッキングなどのミスを招き、顧客とのトラブルにつながります。予約システムを導入すれば、予約は自動で受付・管理されるため、予約受付業務が効率化され、ミスも最小限に抑えられます。
顧客データを分析し、マーケティングに活用
予約システムでは、登録された顧客の個人情報や来店頻度、利用メニューなどを分析でき、それにより効果的なマーケティング施策を打ち出すことが可能です。例えば、誕生日クーポンや季節イベントの開催をメール配信することで顧客の再来店意欲を高める、配信メールの開封率やクーポン利用状況を分析してより効果的な施策を打ち出せる、などが考えられます。
ほかにも、データ分析によって繁忙期や閑散期を把握し、適切な人員配置が行えるようになります。
事前決済が可能に
オンラインカード決済機能を利用することで、当日の会計業務が不要になり、集金にかかる労力を削減できます。さらに、無断キャンセルやイタズラ予約といったリスクも防ぎことができ、仮に無断キャンセルが発生した場合にも、キャンセル料を自動で徴収できるため、店舗側の負担が軽減されます。
顧客満足度向上
予約システムを導入することで、顧客満足度の向上も期待できます。例えば、オンライン上で24時間365日いつでも予約が可能になることで利便性が高まり、電話をせずに済むため心理的負担が軽減され、予約へのハードルも下がります。さらに、顧客の無駄な待ち時間を削減できることも、顧客の満足度向上につながります。
予約システム導入のデメリット
導入コストやランニングコストがかかる
予約システムの導入には、初期費用をはじめとした導入コスト、利用を継続するための月額費用や年額費用といったランニングコストがかかります。プランによって使える機能や利用可能人数が異なるため、事業規模によっては、月額数万円の利用料がかかる可能性があります。
そのため、事前に予算を決めておくことや、必要な機能をリストアップしておくことが必要です。
デジタルツールに不慣れな顧客の取りこぼしリスク
近年では、インターネット上での予約が主流になりつつありますが、デジタルツールに不慣れな層も一定数存在します。そうした人々は、従来の電話予約や対面での予約を好むため、オンラインでの予約受付のみに一本化すると、他社へ流出する可能性があります。
こうしたリスクを回避するため、電話での予約受付も残しておく、オンライン予約システム移行時に周知する、予約の仕方を実際に教えるなどといった対策が必要になります。
プライバシー、セキュリティの面での懸念
予約システムでは、顧客の氏名や電話番号、住所などの個人情報を扱います。そのため、セキュリティ対策は必須です。万が一、情報漏洩が起こった場合、顧客からの信用が失われるほか、法的な責任に問われる可能性があります。
システム選定時には、高いセキュリティ対策や、法規制への準拠がなされているシステムをしっかりと見定める必要があります。
システムの操作習得が必要
予約システムは便利ですが、利用するスタッフや職員が使いこなせなければ意味がありません。そのため、システムの操作方法に関する教育を行う必要があり、慣れるまでの間は業務効率が落ちる可能性もあります。
そのため、システム導入時に、直感的に操作しやすそうなシステムであるかの確認や、操作マニュアルや問い合わせによるサポートが充実しているかどうかを確認する必要があります。
予約システムを選ぶ際のポイント
予約システムは、店舗や企業の業務効率化、顧客満足度向上、売上アップなど、多くの点で役立つツールです。しかし、予約システムにはさまざまなものがあり、使える機能や規模の違いなども異なります。必要以上の機能が搭載されているため月額費が高額になる、システムを使いこなせない、といった事態を避けるため、事前に、自身の店舗やサービスに必要な機能を明確にし、予算を決めておくことが重要です。
加えて、顧客はもちろん、スタッフや職員も使いやすいシステムであるかどうかも重要です。そのため、操作性やデザインなどの確認も必要になります。
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画像引用元：RESERVA
ここまで詳しく解説してきたように、予約システムにはさまざまな機能があり、導入によるメリット・デメリットも多数存在します。しかし、「じゃあ結局どの予約システムを使えばいいの？」と思われたかもしれません。そんな方には、RESERVAをおすすめします。
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まとめ
本記事では、予約システムの意義やその機能、メリットや選ぶ際のポイントなどについて解説しました。
予約システムの導入は、業務の効率化やスタッフの負担軽減など、さまざまな恩恵をもたらしますが、操作性への不安やコストなど、多くの不安や疑問がともないます。そういった悩みを一つひとつ確認し、安心して導入できる予約システムを選ぶことが重要です。本記事の予約システムに関する解説が、システム導入に迷われている事業者の方々の参考になれば幸いです。
