承認制予約の魅力｜トラブルを未然に防ぐ仮予約受付機能のすすめ【事例4選つき】

仮予約を受け付けると、運営側で予定を確認してから予約を承認できるため、誤った予約を防ぐことができます。予約を受付完了した後に断りのメールを送るよりも、円滑な管理が可能です。また、顧客としても、事業者側の確認後に予約が確定するため、確実な予約が保証され、サービスに対する安心感が増します。さらに、承認制予約は特別なリクエストへの対応や顧客情報の正確な把握、キャンセル防止など、多くのメリットを提供します。このように承認制予約は、顧客と事業者の双方にとって非常に有益であることがわかります。

そこで、本記事では、承認制で予約が受け付けられる予約システムの導入が求められている理由とメリット、さらに実際に承認制での予約を取り入れた予約システムを運用している例を紹介します。

ビジネスにおいて、承認制が求められる理由

トラブルを未然に防ぐ

承認制を導入することで、事前に一度確認する機会が設けられるため、トラブルの未然防止が可能です。特に予約においては、承認制によって一度の予約の重みが増し、無断キャンセル防止につながります。

また、顧客と事業者の間に、承認というコミュニケーションが増えることで、信頼関係を築きやすくなります。顧客との信頼関係が強化されれば、リピーターの増加や口コミによる新規顧客の獲得にもつながります。結果として、ビジネスの成長と安定を実現可能です。

リソース管理と維持

承認制での予約は、事業者はスタッフや設備、スペースといったリソースの管理をより効果的に行うことに寄与します。これにより、過剰な予約受付やリソースの不足を防げるため、サービスの品質維持が可能です。また、承認制により、顧客の特別なリクエストやニーズに対して事前に対応可能です。例えば、アレルギー対応や特別な設備の利用など、細かな調整が求められる場合に役立ちます。

承認制予約×予約システムのメリット

予約システムを活用した承認制の予約は、トラブルを未然に防ぎ運営の業務効率化を図るために不可欠です。ここでは、承認制で予約を受け付けられる予約システムのメリットを紹介します。

スケジュール管理の最適化

承認制予約のメリットの一つに、スケジュールの最適化があります。予約内容を事業者が事前に確認して承認するというプロセスを経ることで、スタッフのシフト配分を効率的に行えます。特に複数のスタッフや設備が必要なサービスでは、承認制により無理のないスケジュール調整が可能です。

限定メニューの製作

承認制で予約を受け付けることで、サービス対象者を限定したメニューの作成が可能です。例えば、新規顧客限定のメニューの場合、事業者は誤って予約をしてしまった既存の顧客の予約を除外できます。女性限定や男性限定など、予約者を限定することで、事業者はサービスの種類を増やしたり、各ターゲットに合わせたメニューの作成が可能になり、サービスの充実度が上がります。

また、承認制がない場合、事業者は誤った予約が入った際に顧客へ電話やメールでコンタクトを取る必要がありましたが、承認制を導入することでその手間を省き、効率的な運営を図れます。

サービスの維持

予約は、過剰に受け付けてしまうと、顧客ひとり一人にパーソナライズされたサービスの維持が困難です。そこで承認制予約を導入することで、過剰な予約を防ぎ、サービスの質を維持できる範囲で、予約を受け付けられます。また、事業者が予約内容を事前に確認することで、リソースやスタッフの適切な配置が可能となり、過剰予約やリソースの不足によるサービス品質の低下を防げます。

仮予約受付機能を搭載する「予約システムRESERVA」

予約受付システムRESERVAは、350業種、28万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。最短3分で誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。

そんなRESERVAには、承認制で予約を受け付けられる仮予約受付機能が搭載されており、仮予約受付を設定すると、すぐに予約が確定せず、管理者が予約者情報を一度確認したうえで予約を承認するか決められます。

仮予約受付機能について くわしくはこちら：予約を承認制にして、仮予約を受けつけよう！【RESERVA機能紹介】

RESERVAには、仮予約受付機能以外にも100種類以上の機能が搭載されているため、予約のみならず業務全体の効率化を進められます。業種に合わせて多彩なプランから選択ができ、使用予定の機能数によって細かい料金設定がされている点も特徴です。

RESERVAの詳細はこちらをご覧ください。

承認制の活用事例4選

心に響く料理教室「くふうど」

くふうどは、京都府城陽市にある料理教室で、自宅の味がワンランク上になるアレンジ料理やローカロリーのヴィーガンスイーツなどのレッスンが人気です。食を通して心に響く感覚を大切にしており、小さな思いつきや改善を積み重ねて料理を研究しています。現在は料理教室に留まらず、飲食店の新メニュー開発や食品や材料に関する販売、アフタヌーンティーの開催なども行っています。

当教室では、仮予約受付機能を用いて、受講歴に基づく限定メニューの予約を受け付けています。入門編、基本編と順番に受講することで、受講者同士の経験を平等にし、すべての講座で基礎から説明する必要がなくなります。そのため、円滑に授業を進められ、より高度なレベルまで指導することが可能です。

MARK＆LONA AOYAMA

MARK＆LONA（マークアンドロナ）はアメリカ・ロサンゼルスで2008年にスタートしたゴルフウェアブランドです。保守的なデザインが多いゴルフアパレルでは珍しく、「Luxury Golf（ラグジュアリーゴルフ）」という斬新でデザイン性ある商品を提供しています。現在はゴルフアイテムにとどまらず、ウェットスーツをはじめとしたサーフィンアイテムも取りそろえています。

予約サイトからは、コーディネートアドバイス、オーダーメイドウェットスーツ、カスタムグローブオーダーの3つのメニューを予約できます。予約サイトは仮予約受付機能を活用し、店舗が予約を承認するまでは予約が確定しません。このようなラグジュアリーファッションブランドでは、顧客体験も商品価値の一部として扱われるため、過剰な混雑で顧客を待たせることは顧客満足度の低下に直結します。仮予約受付機能を活用して、顧客に十分なサービスを提供できる環境を確認したのちに予約を受け付けることで、満足度の高いサービスを維持し続けられます。

きのした整骨院

愛知県豊田市のきのした整骨院は、首・肩・腰痛に特化した専門院で、丁寧な施術とアプローチやわかりやすい説明で人気の整骨院です。老若男女問わず、解決できる悩みもさまざまであることから、たくさんの人が利用し、今年で開業14年を迎えました。

そんな当院では、仮予約受付機能を使い、承認制で予約を受け付けています。患者の予約内容を事前に確認することで、治療に必要な準備やスタッフの適切な配置が可能となり、効率的な運営の実現が可能です。規模が大きくない整骨院においては、当日の飛び込み予約を防ぐことで、安心して運営を行えます。

また、特定の症状や治療法に対して専門のスタッフをアサインできるため、より高品質な治療が提供できます。加えて、承認制により予約の混雑を防ぎ、スムーズな診療を確保できるため、待ち時間の短縮やストレス軽減、駐車場の混雑緩和が図れます。

サロンiromizu

サロンiromizu（イロミズ）は、京都府四条鳥丸のアクセスバースサロンです。アクセスバースとは、頭部にある32カ所のポイントに、優しくタッチしていくことで、脳に溜まっているエナジーを解放し、見えない部分のクレンジングをすると言われているセラピーの1種です。

当サロンは女性専用の完全予約制で、承認制で予約を受け付けています。女性限定であるため、承認制にすることで、誤って予約した男性客の予約を除外できます。また、誤って予約した顧客にサロン側から確認のメールを送る必要がなく、効率的な運営に寄与します。

このような施術者が一人のサロンにおいては、承認制の完全予約制にすることで、確実なスケジュール管理が可能です。顧客にとっても、確実に予約枠が用意されているという安心感が得られるため、満足度の向上につながります。

まとめ

今回は、仮予約受付機能を搭載している予約システムの効果とメリット、そして実際に仮予約を受け付けている予約サイトを紹介しました。予約を承認制にすることで、サービスのクオリティを維持しつつ、満足度を高められます。顧客にとっても確実な予約が約束されるため、安心感がもたらされます。予約システムを承認制にして、効率的な運営を進めましょう。