仮予約受付機能で予約を承認制にしよう【RESERVA機能紹介】

仮予約受付機能で予約を承認制にしよう【RESERVA機能紹介】

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RESERVA予約システムの「仮予約受付機能」とは、予約を即時に確定させずに、管理者が予約情報を確認してから承認する機能です。本記事では「仮予約受付機能」について解説します。

仮予約受付機能のメリット

スケジュールを加味して予約受付が可能

仮予約受付のメリットは、予約者情報を一度確認したうえで予約を承認するか決められることです。もし何らかの理由で予約を入れられない場合、一度予約を受付してから予約をお断りするのは、お客様の信用を失う可能性が高くなります。

繁忙期シーズンやサービスの供給が安定しない場合など、自動予約では不安である際に、仮予約受付機能を活用することで、確認をしながら予約受付ができるようになります。

誤った予約を防止できる

たとえば、既存顧客なのに新規限定メニューに予約をしていたり、女性限定メニューなのに男性が予約していたりなど、誤った予約が入らないように事前に防止できます。一度予約を受付完了してからお断りのメールを送るよりも、予約受付時に確認する方がスムーズです。

RESERVAの予約受付設定の仕組み

RESERVA予約システムの予約受付には「先着順制」と「承認制」の2つの方法があります。

  • 先着順制:予約完了後に、即時で予約が確定する
  • 承認制:予約完了後に、管理者が承認した後に予約が確定する

仮予約受付を設定する場合は、承認制を選択します。

仮予約受付機能を設定することで、予約者には下記の画像のように「まだ予約は確定されていません」といった仮予約メールが自動的に送信されます。

RESERVA仮予約受付機能の基本情報

仮予約受付機能の概要

  • 利用可能料金プラン:すべての料金プラン
  • 利用可能予約タイプ:すべての予約タイプ

RESERVAの仮予約受付機能はすべての料金プラン、すべての予約タイプでご利用いただけます。仮予約受付はメニューごとに設定可能です。

動画で設定方法を確認したい方はこちら

動画で設定方法を確認したい方は、ぜひこちらをご覧ください。

仮予約受付機能の設定方法

予約管理画面の「設定マーク>基本設定>メニュー登録*」の順に選択します。メニュー登録画面内に、「先着順制/承認制」という項目があるので、「承認制」を選択します。
*サービス提供タイプの場合は、サービスメニュー登録と表示されます

必要に応じて「承認制の場合、予約申込を基準に予約可否を判断する」のチェックボックスにチェックを入れます。チェックを入れることで、予約を承認しなくても予約数としてカウントされます。

  • チェックあり→予約を「申込みした時点」で予約数としてカウント
  • チェックなし→予約を「承認した時点」で予約数としてカウント

たとえば、レンタルスペースなどで同時間帯の予約件数が1枠のみの場合、チェックなしの場合は、仮予約の状態では予約件数にカウントされないため、他の予約者も仮予約が出来る状態です。

チェックありの場合は、仮予約でも予約件数にカウントされるため、他の仮予約は入らなくなります。(予約受付件数による)

「余程の理由がない限り予約を承認するため、基本的に仮予約も先着予約同様に扱いたい」といった場合は、チェックありをおすすめします。対して、「抽選予約など一定期間で仮予約数を増やしたい」といった場合などは、チェックなしをおすすめします。

最後に確定ボタンをクリックし、仮予約設定は完了です。

仮予約受付機能の活用例

年齢制限ありの特別メニューを作成

年齢制限のあるメニューを作成する場合、連絡先の入力画面で生年月日を入力してもらい、その後仮予約をしてもらいます。その後、店舗側で年齢の条件を満たしているか確認し、問題がなければ予約を承認します。

生年月日を入力してもらうには「予約者情報のカスタマイズ」が必要です。
予約者情報をカスタマイズする

会員専用予約サイトで予約の誤りを防ぐ

RESERVA予約システムの「独自会員機能」を活用することで会員限定予約サイトを作成できます。たとえば、塾やスクールの生徒が利用する予約サイトを作成できます。

もし、生徒が誤って普段受けているレッスンと異なるレッスンを予約してしまった場合に仮予約受付機能を設定しておくことで、運営側で予約内容の誤りに気付くことができます。RESERVAメールで生徒に通知し、再度正しい予約申込を促すことができます。

「独自会員機能」「RESERVAメール」の詳細は以下をご覧ください。
完全会員制の予約ページを作成する
RESERVAメールで特定の顧客に配信する

予約システムで、ビジネスを効率化

RESERVA予約は、無料の予約システム。健康診断、貸し会議室、ヨガ教室、スクール、イベント、スタジオ、ホワイトニング、歯科、クリニック、ホテル、宿泊施設などの予約受付に最適。官公庁や地方自治体での導入実績が豊富な予約管理システムです。