RESERVA活用事例｜宜野湾ベイサイド情報センター【複合施設】

宜野湾を起点とし、情報産業の新たな波を起こす
予約システム導入で利用者の利便性向上

今回のインタビューは、沖縄県宜野湾市の「宜野湾ベイサイド情報センター」様にご協力いただきました。

事業代表の伊佐様は、RESERVAの管理に加え、施設の利用状況や財務の確認業務を担当し、施設の安定した運用に貢献しています。

そんな伊佐様に、事業への想いや、RESERVA予約システム導入の効果について伺いました。

宜野湾を起点に、沖縄の情報産業を活性化

――事業内容を教えてください

宜野湾ベイサイド情報センターは、指定管理者制度を利用して宜野湾市から預かり、運用している施設です。宜野湾市が当施設を管理する民間企業を募集していたため、弊社が指定管理者制度を用いて管理者となりました。当施設には「Gwave Office」「Gwave Incubate」「Gwave Space」「Gwave Cafe」の4つの施設があり、情報産業振興施設として沖縄県や宜野湾市を振興することをミッションに掲げています。

施設はビジネスマンからのニーズが高く、年齢層は30～50代の方が多いです。また、最近はWeb面接が増えていることから、面接場所として学生の方に施設を利用してもらうこともあります。

――4つの施設の特徴や違いについて教えてください

施設は主に企業向けと一般利用者向けで分かれており、Gwave OfficeとGwave Incubateは企業向けの施設です。Gwave Officeは中核企業を誘致することを目的としており、Gwave Incubateは起業家を支援するための施設です。一般の利用者向けであるGwave Spaceでは、セミナーや研修専用の施設を貸し出しています。これら3つの事業は、本来事業として市から依頼されて取り組んでいるものです。

それらに加え、自主事業として取り組んでいるのがGwave Cafeです。中核企業の誘致や情報産業の振興には施設周知が非常に重要なため、まず施設の存在を知ってもらうためにカフェの事業を始めました。カフェは観光客でも利用でき、沖縄県の特産品である紅芋やマンゴーなどを使ったスイーツを取り揃えています。

予約システムを導入し、利用者の利便性向上

――RESERVA導入の経緯を教えてください

RESERVAの導入までは、紙ベースでの予約のほか、メール、FAXでの予約が可能でした。しかし、複数の予約手段があることで、運用側の負担が大きくなっていました。そこで、お客様の利便性向上やスタッフの運用負担を減らすことを目的として、予約システムを導入することになりました。

予約システム導入にあたり、3社ほど検討して最終的にRESERVAに決めました。RESERVAを選んだ理由は、管理や運用がしやすかったためです。また、個人情報の管理に関わる秘密保持契約を結べたことも、決め手のひとつです。

――よく利用する機能はありますか？

予約時アンケートの機能は、お客さんとの間で認識の相違をなくすために活用しています。利用規約は読んでもらえないことが多いのですが、これまで利用規約に記載していた内容をアンケートにして、予約時にお客さんに同意してもらう形にしました。こうすることで、お客さんとスタッフの認識にずれが生じないようにしています。

また、予約データCSV出力機能はバックエンド側の業務で非常に便利な機能です。私は月次や年次の報告書を運用しており、700～800件ほどの情報を抱えているのですが、この機能を使えば一気に情報を編集できるのでとても楽です。

また、メニューがたくさんあっても見やすく、予約しやすいサイトが作れるため、お客さんにとっても利便性が向上していると思います。予約サイトに掲載しているメニューは、研修施設やカフェの貸し切りなど多岐に渡るのですが、メニューが見やすいのでお客さんが予約で迷うことがありません。

Gwave Spaceでは、予約者同士がバッティングしてしまったり、枠が余ってしまうのを防ぐために事前に利用時間と料金が決められた予約枠を作成しています。一方で、GwaveSpotは様々な場面で活用してもらうために、予約者が利用開始時間と終了時間を自由に決められるようになっています。

沖縄の情報産業をリードする、Gwaveの未来

――今後の抱負を教えてください

Gwaveは「多様なアイデアと可能性が広がる場所」をコンセプトにしています。そのため、地域や国籍を問わず多くのお客さんに来館してもらい、センターを様々なアイデアと可能性が広がる場所にしていきたいです。

――最後に、読者へのメッセージをお願いします！

ほかの予約システムに比べてRESERVAは非常に使いやすいため、導入すればお客さん・運用側双方の利便性が高まると思います！

施設情報

※価格・機能等はインタビュー時点の内容です