次回のサービス提供に役立てる｜顧客対応時の記録を登録できるカルテ機能のすすめ【活用シーン5選つき】

鍼灸院や整骨院、美容サロン、学習塾など、サービス提供を主とする事業では、顧客対応時の内容を記録するカルテ機能付きの予約システムが非常に有用です。この機能により、予約ごとに対応時のメモを登録し、顧客に関する記録としてデータを継続して管理でき、次回の対応時に役立てることができます。

登録したカルテは予約詳細画面や顧客管理画面から確認・編集が可能です。顧客詳細にて、当該顧客のこれまでのカルテ履歴が一覧で表示されるため、情報を一気に把握することができます。カルテにはコメントと画像が登録でき、1つのカルテに対して5枚の画像が登録可能です。予約ごとにどのように変化したかを把握することができます。また、「カルテ」は別の文言への変更も可能なため、予約サイトの業種によって「お客様ノート」や「本日の成果」といった活用が可能になります。

本記事では、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などを記録できる「カルテ機能」のメリット、カルテ機能の業種別活用シーンを紹介します。

カルテ機能×予約システムのメリット

事業者がカルテ機能を活用すべき理由として、以下の4つが挙げられます。

顧客体験の向上と信頼関係の構築

カルテ機能では、それぞれの顧客の過去の予約履歴、要望、特記事項などを詳細に記録できます。これにより、事業者は顧客のニーズを正確に把握し、よりパーソナライズされたサービスを提供できます。顧客の好みや会話の内容を記録しておけば、顧客は「自分の好みや要望を覚えてくれている」と感じ、安心感と信頼感が高まります。また、顧客ごとの詳細なデータが蓄積されることで、リピーターの満足度向上や口コミによる新規顧客の獲得にもつながります。

業務効率化と一貫したサービス提供

カルテ機能は、スタッフ間での情報共有を円滑にし、業務効率を大幅に向上させます。紙の台帳や記憶に頼った管理では、過去の顧客情報を探すのに時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。一方、カルテ機能を導入すれば、必要な情報にすぐアクセスできるため、予約時の準備や対応が迅速化します。また、スタッフ全員が同じ顧客情報を共有できるため、誰が対応しても一貫性のあるサービスを提供できます。情報共有が効率化することで、本来のサービス提供に集中できる環境が整います。結果として、業務全体の生産性が向上し、顧客満足度の向上にも直結します。

トラブル対応とサービス改善の基盤

カルテ機能は、クレーム対応やサービス改善の観点からも重要です。顧客からの問い合わせやクレームが発生した場合、カルテに記録された情報にもとづいて迅速かつ的確な対応が可能になることがあるでしょう。たとえば、「前回はこうした対応を受けたが、今回は違う」というクレームがあった場合、過去の記録を参照することで事実関係を即座に確認できます。また、詳細なデータがあることで、問題の原因を特定しやすくなり、再発防止策を講じることが可能です。

パーソナライズされたマーケティングの実現

カルテ機能は、顧客情報を詳細に記録することで、パーソナライズされたマーケティング戦略を実現します。顧客の行動履歴や好み、過去の問い合わせ内容を分析することで、個々の顧客に最適なサービスや商品を提案することが可能になります。たとえば、前回の利用から一定期間が経過した顧客や特定のメニューを好む顧客に対し、新メニューの案内やプロモーションを送ることができます。このような個別対応は、顧客にとって「自分に合った情報が提供されている」という印象を与え、エンゲージメントの向上や再来店率の向上につながります。

カルテ機能を搭載する「予約システムRESERVA」

RESERVA（レゼルバ）は、導入数30万社を誇る、国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約サイト作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった企業・店舗におすすめです。

RESERVAは100種類以上の機能を搭載しており、「カルテ機能」は、予約ごとに対応時のメモや画像を登録し、顧客に関する記録としてデータを継続して管理できる機能となっています。

カルテ機能の活用シーン5選

ここでは、さまざまな事業で使えるカルテ機能の活用シーンを5つ紹介します。

接骨院、整骨院

接骨院、整骨院では、症状の改善には定期的に通院する必要があり、前回の来院日や治療内容等を細かく記録することが求められます。カルテ機能では、予約日ごとにメモを残せるため、怪我や患部の回復状況や経過、効果があった施術等を記録し、次の施術に活かせます。また施術時のやりとり等を記録することで、症状の経過を確認できるだけでなく、コミュニケーションのきっかけとなる効果も見込めます。

登録したカルテは一覧で表示できるため、回復スピードや来院頻度のスムーズな確認が可能になり、次回の来院日の決定がしやすくなります。規則的な通院をすることで治療効果が表れやすくなり、早期回復が期待できます。

ペットサロン

ペットサロンで施術を受けるのは動物です。施術中の痛みや不快感を言葉で説明できないからこそ、事前の情報収集や前回の施術記録が重要になってきます。そのため、カルテに毛質やアレルギー、触られるのが嫌いなところ、性格などを記録しておくことで、ペットがストレスを感じずに施術が完了します。また、カルテ機能には画像を追加することも可能なため、前回の記録を写真とともに残しておけば、前回と同じカットを求められても再現可能です。

状態を確認した際に気になった傷やしこり、皮膚の状態を記録すると、飼い主に漏れなく伝えられるので、病気の早期発見につながるかもしれません。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「わんちゃんねこちゃんノート」や「本日のカット」などと登録することができます。

弁護士事務所

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに依頼者対応時の記録や、クライアントの特記事項などをコメントと画像で登録できます。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の面談時に役立てることができます。

弁護士は1日に複数人のクライアントを対応することがあります。一人ひとり相談内容も調査の進み具合も異なっているため、事前の状況把握や情報管理は必須です。カルテは予約日ごとに作成できるため、日ごとの相談内容や調査の進度を記録することで、次回の面談時にスムーズに本題に入ることが可能です。

また、RESERVAはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも閲覧できるため、相談内容の種類やクライアントが求める結果、発生日時や場所、天候といった事件のあらまし、時系列表や人物相関図を記録しておけば、たくさんの資料を持ち歩かずとも出先でかんたんに情報を確認できます。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なため、予約サイトの業種によっては「クライアントノート」、「面談の記録」などと登録することができます。

家庭教師

家庭教師や個別指導塾では生徒一人ひとりの把握すべき情報が非常に多く、1日に何人も担当するとなると、メモを残すにも一苦労です。カルテに生徒の志望校や得意な単元・苦手な単元を記録しておくことで、生徒のスピードに合った指導が実現します。また、授業進度や宿題の有無を記録すると、前回の続きからスムーズに始められます。さらに、予約日（授業）ごとにカルテを作成でき、過去のカルテも一覧で表示できるため、テストの点数や順位の遷移を把握することも可能です。

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに生徒指導時の記録や、生徒の特記事項などをコメントと画像で登録可能です。予約サイトの業種によっては「生徒ノート」や「本日の進度」、「テスト成績」などと登録することができます。

ベビーシッター

ベビーシッターや預かり保育では担当する子どもが多く、情報の整理が難しいです。アレルギーに関する情報は命にかかわるため、しっかり記録し職員間でも共有しておく必要があります。

カルテは予約日ごとに作成可能で、履歴をかんたんに確認できるため、子どもが好きな遊びや興味があること、性格、アレルギーの有無を記録しておくと、子どもたちがトラブルなく過ごせるように気を配ることが可能です。また、苦手だった食べ物を食べられたことや着替えをさせたこと、咳をしていたことなど、預かり中の様子や成長を記録しておくと、保護者への報告が漏れなく行えます。予約サイトの業種によっては「お子様ノート」や「本日の記録」などと登録することができます。

まとめ

今回は、カルテ機能を搭載した予約システムのメリット、さらに想定される活用シーンを紹介しました。カルテ機能は、顧客対応時の内容を記録し、これまでの利用履歴をかんたんに確認できるため、次回のサービス提供時に役立てることができます。サービスの提供記録を管理したい方や、接客や施術により集中したい方は、ぜひこのカルテ機能を利用してみてください。