【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜接骨院編

接骨院の来院システムは、大きく分けて順番制と予約制の2つに分けられます。順番制では、利用者は特に電話などをせずに利用でき、柔道整復師も待っているだけなので負担が少ないという特徴があります。しかし、当日の来院者数が予測できないため、日によっては何時間も顧客を待たせてしまったり、1人も来院しなかったりと売り上げや忙しさにばらつきが出るのが難点です。また、順番待ちの間にイライラする利用者が出てきて院内の雰囲気が悪くなったり、焦って施術に集中できない場合があります。

一方、予約制は治療を受ける時間が決まっているため、利用者が院内で長い時間待機する必要がなくなります。また、柔道整復師も事前に1日のスケジュールを把握できるので、時間に余裕をもって準備をしたり、患者一人ひとりと向き合った治療が実現します。予約制のデメリットとしては、利用者が事前に予約をしなくてはならない点、予約対応業務が増える点、ダブルブッキングなどのミスが生じやすくなる点などが挙げられます。

近年はネットで下調べをして来院する人が増えており、サイトを開いたついでに予約できると集客率がアップすると言われています。また予約サイトの導入は、予約制のデメリットとして挙げた業務の増加・予約の負担・人為的ミスの発生のすべてを解決するため、自院の利便性向上と業務の効率化を両立させたいと考えている接骨院に非常におすすめです。本記事では、予約システムの導入を考えている接骨院向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

接骨院における予約システムの導入

厚生労働省が発表した「令和２年衛生行政報告例（就業医療関係者）の概況」によると、2020年の柔道整復の施術所は5万364カ所で、2010年より1万2367カ所増加しており、その数はコンビニエンスストアの店舗数（2020年：5万6986店）に引けを取らないものとなっています。類似した治療院が溢れる中で生き残るためには、技術を磨くだけでなく、施術までの小さなストレスを減らし、利用者に選ばれる治療院になることが重要です。

参考記事：「日本ソフト販売株式会社 【2021年版】コンビニエンスストアの店舗数ランキング」
参考記事：「NPO法人日本手技療法協会 特集THE DATEA厚労省「平成30年衛生行政報告例」から読み解く未来接骨院数の増加と療養費収入の低下が続く」

ここでは、接骨院の運営・予約受付に予約システムを導入するメリットと課題点について説明します。

接骨院における予約システム導入のメリット

電話やメールでの予約は営業時間内でしか対応できないため、時間帯に気を遣って予約の連絡をしなくてはなりません。また、メールでの予約はやり取りが長引くことが多く、予約確定まで時間がかかってしまうことが多かったですが、予約システムを導入すると、利用者は365日24時間好きな時に予約できるようになります。空き状況も予約サイトから一目で確認できるため、院の混雑状況に関する問い合わせの減少や、利用者のスムーズなスケジュール調整が実現します。

また、予約システムはシステム上で予約情報を管理するので、柔道整復師が手動で予約情報や顧客の個人情報を記録する必要がなくなります。記入漏れや入力間違いなどの人為的ミスが生じにくくなり、管理ミスによるトラブルやダブルチェックの手間を削減することが可能です。

接骨院における予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては高額な初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、顧客が増えることで、1人ひとりの悩みや前回の施術内容などを覚えることが難しくなり、顧客とのつながりが弱くなる可能性が考えられます。

接骨院向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

接骨院で活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。接骨院におすすめなのがサービス提供タイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約や来院者の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の施術時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「お客様ノート」や「本日の成果」などと登録することができます。

接骨院におけるカルテ機能の活用事例

症状の改善には定期的に通院することが必要なため、前回の来院日や治療内容等を細かく記録する必要があります。カルテ機能では、予約日ごとにメモを残せるので、怪我や患部の回復状況や経過、効果があった施術等を記録し、次の施術に活かせます。

登録したカルテは一覧で表示できるため、回復スピードや来院頻度のスムーズな確認が可能になり、次回の来院日の決定がしやすくなります。規則的な通院をすることで治療効果が表れやすくなり、早期回復が期待できます。

接骨院におすすめのその他機能

Googleカレンダー連携機能

複数の予約方法を取り入れていると予約者の利便性は向上しますが、予約情報を管理するのが難しく、ダブルブッキングが発生する場合があります。しかしRESERVAには、サイトを経由して入った予約が自動でGoogleカレンダーに反映される機能があるため、すべての予約日程をGoogleカレンダーに集約することで、複数の画面を開きながら、手帳とにらめっこしながらの予約確認が必要なくなります。

Googleカレンダーには、予約時間が近づくとアラートが鳴る機能やカレンダーを他ユーザーと共有する機能が搭載されており、RESERVAと連携すると更にスムーズなスケジュール管理が可能です。

予約時アンケート機能

事前アンケート機能では、予約受付時にかんたんなアンケートに回答してもらえます。この機能を用いれば、利用者の悩みや不安・施術における質問や要望・痛みを感じている部位・いつから痛みがあるかなどを事前に把握できます。前もって確認しておくことで、問診票記入の手間や施術に移るまでの時間を短縮できます。利用者も自分のペースで記入できるため、焦って書きたいことが書けなかった、うまく症状を伝えられなかったといった事態を防ぐことが可能です。

アンケート回答方法は、複数の選択肢から1つ、もしくは複数選択するスタイルと単語・文章で入力するスタイルがあるため、多様な質問に対応しています。

キャンセル待ち機能

キャンセル待ち機能とは、利用者が選択した予約枠のキャンセルが発生した際に、通知メールが配信される機能です。この機能を用いることで、柔道整復師は急なキャンセルによる売り上げ損失や、キャンセル待ちをしている予約者一人ひとりに連絡する必要がなくなります。利用者は希望日時に予約を取れる可能性が高くなり、サイトの更新状況をこまめに確認して、空き状況を確認せずとも予約できるようになります。

また、需要が高い日時やどれくらいの人が利用を希望しているかが可視化されるため、その時間帯は柔道整復師を増員して予約枠を増加したり、空いている時間に顧客を動かすような対策をとったりと、新しいビジネスプランの構築が可能です。

オンラインカード決済機能

オンラインカード決済機能では、事前にクレジットカードで料金を支払うことができます。この機能を利用すると予約者は事前に支払いを完了できるため、予約当日はサービスを受けるのみとなり、来院から帰宅までがスムーズになります。会計対応やお釣りの受け渡しが発生しないため、柔道整復師の負担も軽減されます。

また、事前に料金を徴収することで、直前のキャンセルや無断キャンセルを抑制する効果が生まれます。

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他の接骨院との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、接骨院の売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。