柔軟な予約で満足度を向上｜収益の最大化を図るキャンセル待ち機能のすすめ【事例5選つき】

予約時には満席でも、キャンセルが出た際に他の顧客がすぐに予約を確保できるサービスは、事業者にとって、ビジネスの収益を最大化し、リソースを無駄なく活用できる手段の一つです。また、顧客にとっては、希望する日時でサービスを受けられるチャンスが増え、満足度が向上します。

予約システムに搭載されているキャンセル待ち機能は、埋まっている予約枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちしている予約者に対する通知から、予約の実施まで自動で行える機能です。キャンセル待ち機能を活用することで、キャンセル待ち対応の手間が省くことができ、効率的に予約枠を埋めることができます。

本記事では、キャンセル待ちが可能な予約システムの導入が求められている理由とメリット、さらには実際に予約システムでキャンセル待ちを受け付けている事例を紹介します。

ビジネスにおいて、キャンセル待ち機能が求められる理由

稼働率維持と収益の最大化

キャンセル待ちを受け付けることで、キャンセルが発生した際に、すぐに顧客を繰り上げて予約を埋めることができるため、施設やサービスの空き時間を減らし、稼働率を高く保つことが可能です。予約枠が無駄なく埋まることで、予定していた収益を確保しやすくなり、経営の安定性が向上します。安定した利益を得られるようになると、将来の事業設計を建てることができ、事業拡大につながります。

顧客の満足度・店舗信頼性の向上

キャンセル待ちは、柔軟な対応を可能にするため、顧客の利用機会が広がり、顧客満足度の向上につながります。希望する時間帯や日程に予約が取れなかった顧客にも、キャンセルが発生した際に利用のチャンスを提供することができれば、顧客の希望に沿ったサービスを提供しやすくなり、顧客のニーズを満たすことができるため満足度が向上します。キャンセル待ちリストがあることで、急な変更や追加予約にも迅速に対応可能です。このような柔軟性の高い顧客対応は、顧客へポジティブな印象を与え、店舗の信頼性が高まります。

キャンセル待ち機能×予約システムのメリット

予約システムでキャンセル待ちを受け付けることは、予約枠を最大限に活用し、サービスをより多くの人に提供するために、必要不可欠です。ここでは、キャンセル待ちが可能な予約システムを導入するメリットを紹介します。

効率的なキャンセル待ち対応

予約システムを用いてキャンセル待ちを行うことで、キャンセル受付、待機者への連絡の流れをシステムで完結させることができます。電話やメールでキャンセル待ちを受け付けていると、連絡をキャンセルする人と、キャンセルを待っている人の双方と取らなければならず、多くの時間を要します。

また、24時間稼働している予約システムでは、営業時間外のキャンセルにも対応することができます。そのため、予約枠を最大限活用し、無駄のない運営が可能です。回転率の高くないサービスにおいては、確実に予約枠を活用することは欠かせません。

利用者満足度の向上

キャンセル待ちを受け付けていることで、人気のあるサービスや時間帯の予約を検討している顧客へサービスを提供できる可能性が高まり、満足度が向上します。また、キャンセル待ちの手続きも予約サイト上でかんたんに行うことができるため、手間がかかりません。突発的なキャンセルにも迅速に対応できるため、顧客に対して柔軟なサービス提供が可能です。

予約枠の有効活用

キャンセル待ちを受け付けることで、キャンセルが発生した際にすぐに予約枠を埋められるため、機会損失を防ぐことができ、営業時間を最大限に有効活用することにつながります。また、予約で枠が埋まった場合に、他にどのくらいの人数に需要があったのかを把握することができます。潜在的な需要を可視化することで、サービス枠を増やすなどの対応が可能です。

キャンセル待ちを受け付けられる「予約システムRESERVA」

予約受付システムRESERVAは、350業種、28万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。最短3分で誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。

そんなRESERVAには、機会損失を防ぐことができる「キャンセル待ち機能」が搭載されています。この機能により、予約が満席の場合でも、キャンセルが発生した際には、キャンセル待ち希望者への通知や予約の確定までをシステムで行います。これにより、店舗は機会損失を防ぐことや業務効率化を図ることが可能です。一方、顧客は予約枠が空いた際にキャンセル枠の情報をリアルタイムで受け取ることができるため、双方にとって非常に便利です。

キャンセル待ち機能についての詳細は、以下の記事をご覧ください。

キャンセル待ち機能以外にも100種類以上の機能が搭載されているため、予約のみならず業務全体の効率化を進められます。業種に合わせて多彩なプランから選択ができ、機能数によって細かく料金設定がされている点も特徴です。

RESERVAの詳細はこちらをご覧ください。

キャンセル待ち機能を利用している予約システムの事例5選

SAUNA&co

SAUNA&coは、東京都台東区蔵前にあるプライベートサウナです。都内でも数少ない男女利用可能なサウナのため、友人や家族、パートナーと一緒に過ごすことができます。当店はサウナだけなく、宿泊施設やカフェも併設しており、サウナ前後の体験も含めリフレッシュしたい一日におすすめのスポットです。

当店は、予約システムRESERVAを活用してキャンセル待ちを受け付けています。キャンセル待ちを受け付けることで、空席を迅速に埋めることができ、無駄な時間を減らし、予約枠の利用率を最大化できます。プライベートサウナは回転率が低いため、予約枠を効率的に活用することが重要です。また、キャンセル待ちにより、予約が取れなかった顧客にも利用のチャンスを提供できるため、満足度を向上させることができます。このような柔軟な予約管理は、新規顧客の獲得やリピーターの増加につながります。

common room

common room（コモンルーム）は、大阪府内に2店舗、京都府に1店舗を構えている集中型ワークスペースです。ワークスタイルに合わせて、様々な利用の仕方ができます。どの店舗もスタイリッシュで仕事の意欲を促してくれる内装が施されています。予約は店舗ごとに専用のサイトで受け付けており、当日の予約や1時間からの短時間利用も可能で、柔軟に利用することができます。

予約サイトでは、既に予約で埋まっている枠のキャンセル待ちを受け付けています。キャンセルが発生した際、予約システムが自動でキャンセル待ちリストの顧客に通知を送るため、スタッフが電話やメールをする手間が省けます。また、サイトは24時間365日稼働しているため、店舗の営業時間外にもキャンセルを受け付け、顧客を案内することが可能です。予約、キャンセル、キャンセル待ちの流れを一つのシステムで管理することで、情報の確認や操作もかんたんになります。

RIMOWA Store 銀座7丁目

RIMOWA（リモワ）は、ドイツ生まれのスーツケースをメインとしたラグジュアリーブランドです。スーツケースに重要な4要素「使いやすい・丈夫・軽さ・オシャレ」すべてを兼ね備えており、世界中で人気を博しています。また、丈夫なだけでなく、献身的な修理サービスも人気の理由の一つで、長く使えるアイテムとして多くのトラベラーから愛されています。

長く愛用できるスーツケースが人気の当ブランドでは、修理の予約を受け付けています。修理予約は非常に人気が高く、1週間先まで予約枠が埋まっており、キャンセル待ちの状態です。リモワのアイテムはどれも長く使えるため、顧客は修理をして再び使用したいと考えています。そのため、予約枠を最大限に活用し、より多くの顧客のアイテムを修理することが求められます。予約システム上でキャンセル待ちを受け付けていることで、急なキャンセルが発生した場合でも、速やかに他の顧客に修理枠を提供することが可能です。また、顧客に対して柔軟な対応ができるため、顧客満足度を高めることにもつながります。

レンタルジムBTB

レンタルジムBTBは24時間営業のプライベートレンタルジムです。予約システムを利用して完全予約制で営業しているため、会員制ジムでは人目が気になって自分のペースでトレーニングができない人や、友人・仲間同士だけでトレーニングしたい人におすすめです。6人までなら何人で利用しても値段が変わらないため、プライベートジムですがお得に利用することができます。

予約システムは、日付、時間帯（30分区切り）別で並べられており、一目見てかんたんに予約することができます。〇は予約可能、∅はキャンセル待ちとなっています。完全個室プライベートジムのため、一日に利用してもらえる顧客数は多くありません。そのため、予約システムを導入しキャンセル待ちを行うことで、売り上げの安定化を図っています。予約枠が満員でも、キャンセル待ちリストに顧客を登録することで、キャンセルによる収益の損失を最小限に抑えます。キャンセル発生時には、待機中の顧客へ自動で通知し、即時に予約を埋めることで空き時間を減少させ、稼働率を高く保ちます。

東京家政大学English Lounge

東京家政大学では、毎週月曜日～金曜日のお昼休み～17:00に英会話レッスンをはじめとしたランチトークやイベントを行っています。英語を活用して就職したい学生や外国人と英語で話がしたい学生、留学予定のため英語力をつけたい学生、資格試験当の勉強をしたい学生など、各自の目的に合わせて気軽に参加可能です。 1レッスン40分間、英語圏出身の講師1名と日本人学生1～2名の少人数レッスンで、確実に英会話スキルを伸ばすことができます。

イベントや個人レッスンを行っているEnglish Loungeでは、予約サイトで個別英会話レッスンの予約を受け付けています。個別レッスンは大学生から大変人気であるため、キャンセル待ち機能を活用して一人でも多くの希望学生がレッスンを受けられるようにしています。キャンセル待ちを受け付けることで、講師も無駄な時間を過ごすことがなく、効率的な運営が可能です。

まとめ

今回は、キャンセル待ちができる予約システムの効果とメリット、そして実際にキャンセル待ちを実施している予約サイトを紹介しました。キャンセル待ち機能を取り入れた予約システムを使い、業務の効率化を実現しましょう！