公共施設の運営管理に苦労して、試行錯誤している自治体は少なくありません。しかし、予約システムを導入することで、利用者の利便性向上や管理負荷の軽減などのメリットが得られ、公共施設の運営がより効率的になります。本記事では、公共施設の運営に予約システムを導入することのメリットを解説し、さらに具体的な導入事例もご紹介します。体育館やレンタルスペース、公民館などの公共施設をよりスムーズに運営したい自治体の方は、ぜひ参考にしてください。
市町村が運営する施設の課題
予約管理におけるミスの発生
多くの自治体では、予約管理をメールや電話で受け付け、紙で管理するアナログな手法が一般的です。この方法では、予約時間や名前の記録ミスが発生しやすく、結果として利用者に迷惑をかける場合があります。こうしたミスは、施設運営側の信頼を損なうだけでなく、利用者の満足度を低下させる要因となります。システム化されていない管理では、予約状況の確認や調整にも手間がかかり、業務効率が悪化することも課題の一つです。
予約の公平性・透明性
公共施設のメリットとして、民間企業や団体が運営している施設より、比較的安価に利用できる場所が多いことが挙げられます。そのこともあって、繰り返し利用する方も少なくはありません。電話やメールでの予約では、予約者順に受け付けているかどうかが明確でなく、利用機会の不平等に利用者が不満を抱く可能性があります。人気施設では、利用のために長時間待たされることが多く、これが利用者の満足度を著しく低下させています。
予約システム導入のメリット
施設の収益と稼働率の最大化
予約システムを活用し、利用者数が少ない時間帯や季節に応じて、料金を割引することで、閑散期の利用を促進することができます。また、予約システムでは残りの予約可能数を表示できるため、予約を検討している人に対して、早期予約を促せます。
作業効率化と環境配慮
予約システムを導入することで、予約の受付や確認、リマインドメールの送信、キャンセル処理やキャンセル待ちへの対応を、すべてシステム上で行えるため、業務負担を大幅に削減できます。また、市町村の施設予約でよく見られる紙での管理が不要になるため、管理が簡単になるだけでなく、ペーパーレス化によってSDGsへの貢献も可能です。このように、作業効率化と環境配慮の両立を実現する、一石二鳥の取り組みといえます。
市民体験の向上
予約時に予約サイト上でアンケートに回答してもらうことで、利用者のニーズを把握できます。例えば、利用目的に応じたオプションの追加や、施設に対する希望をアンケートで収集することで、サービスの改善やカスタマイズが可能です。また、キャンセル待ちが発生しやすい人気の予約時間帯においては、予約枠の拡大や料金設定の見直しなどを検討することができ、顧客ニーズに応じた柔軟な対応が可能になります。
さらに、従来は受付後に別途行っていたオプションの申し込みを、予約システムで一元管理することで、来訪時すぐに施設を利用できるようになり、スムーズで快適な顧客体験を提供できます。
市町村が運営する施設の予約システム導入事例
菰野町 運動場
参考サイト：菰野町
参考サイト：三重県菰野町役場Facebook
予約サイト：https://reserva.be/komono
鈴鹿山脈の東山麓に位置し、湯の山温泉や御在所岳などの観光地が有名な三重県菰野町（こものちょう）では、町内の菰野町B&G海洋センター、菰野西競技場、菰野町体育センターの予約を、予約システムにてRESERVAを使った事前予約制にし、団体や町民に貸し出しています。
予約メニュー上部には、お知らせ機能があり、注意事項や新しい規約など、利用者に必ず確認してもらいたいことを3件以内であれば最新のものを表示できます。お知らせ機能は、文字にカラーを付けたり、写真を載せることもできるので、利用者にわかりやすい形で伝えられます。
また、顧客情報カスタマイズ機能を使って、予約時に個人情報のほかに団体名や使用目的を聞いています。使用目的を聞くことで、利用に合わせたオプションを施設側が用意し、貸し出すなどして顧客満足度を高めることができます。ニーズの把握が可能なので、施設のブラッシュアップに効果的です。
菰野町の公共施設予約は、予約時に事前決済が可能です。オンラインカード決済を利用することで、顧客が予約時に支払いを完了でき、当日の会計手続きが不要になります。現地での会計処理の削減によって、顧客対応がスムーズになり、サービス品質が向上します。また、顧客にとっても、現金を持ち歩く必要がなく、予約時に支払いが完了しているため、ストレスの少ない体験が提供されます。RESERVAでは、Visa、MasterCard、JCB、American Express、Diners Clubの5つのブランドのカードが利用可能です。
中富良野町 コワーキングスペース
参考：まちなかオフィス
参考：本幸ラボ
予約サイト：https://reserva.be/nakafuworkspace
中富良野町（なかのふらのちょう）は、北海道の中央部・富良野地区にある町で、ラベンダーの町として有名です。当町では、まちなかオフィスと本幸ラボの2つのコワーキングスペースの運営を行っています。まちなかオフィスは、JR中富良野駅から徒歩2分、国道237号沿いのテレワーク施設で、個室のリモート会議スペースも完備しています。外出移動途中やワーケーションで、デスクワークやリモート会議などの利用に最適です。本幸ラボは、閉校となった旧本幸小学校をワーキングスペースとして整備した場所で、テレワークはもちろん、各種イベントや楽器の練習、オンラインでの音楽教室などに利用できます。
当予約サイトは、日本語だけでなく、英語にも対応しています。外国人観光客やリモートワーカーが言葉の壁を感じずに利用できるため、短期滞在者から長期利用者まで幅広い層を引き付けます。さらに、会員制予約であることも利用者と運営側の双方にメリットがあります。利用者は混雑を避けて安心して作業に集中でき、運営側は利用状況を管理しやすく、質の高いサービス提供が可能です。
当町のコワーキングスペースの予約時には、残席数が表示されるようになっています。残席数表示は、空き状況がひと目で分かるため、予約者にとっては利用を計画しやすく、必要に応じて早めの予約を促す効果もあります。この透明性のあるシステムは、利用者満足度を高めるだけでなく、スペースの効率的な運営にも寄与します。
小豆島町 公共施設
小豆島町（しょうどしまちょう）は、香川県の小豆郡に属する町で、 日本におけるオリーブ栽培の発祥地とされています。そんな当町では、体育館や学校などを貸し出しており、予約システムで一括管理しています。予約サイトでは複数の施設の予約を受け付けており、多くのメニューが設けられていますが、カテゴリ機能を活用しているため、順番に選んでいくと、適切なメニューだけが表示されます。そのため、利用者が予約サイトに対して不便に感じることもありません。
町内の施設では、町内者と町外者で料金が異なる設定になっています。この料金設定により、町内者には利用しやすい価格で地域サービスを提供しつつ、町外者から適切な収益を確保できます。これにより、地域住民への還元を充実させるとともに、施設の持続的な運営が可能です。町内・外でメニューは分けられていますが、予約は施設と連動しているのでダブルブッキングの心配がなく、自治体側の管理が煩雑になることもありません。
小豆島町では、施設予約時に利用人数や利用目的（初回の場合は利用目的を詳しく）をアンケートで聞いています。これにより、利用者のニーズを把握しやすくなるだけでなく、より適切なサービス提供や施設運営計画の改善につなげられます。
高岡市 スポーツ施設
高岡市は、富山県北西部にある県庁所在地の富山市に次ぐ県内第2の都市で、県西部の中心都市です。そんな高岡市には、市民向けのスポーツ施設がいくつもあり、その予約を、予約システムRESERVAにてまとめて受け付けています。
予約サイトでは、メニューごとに利用人数の制限が設けられている場合もあります。例えば、「高岡市営福岡グラウンド」の予約は、利用最低人数が設けられています。最低人数を設けることで、少人数で広いスペースを占有することを防ぎ、多くの利用希望者がグラウンドを適切に共有できる環境を作ります。また、利用者同士の協力を促進し、団体利用を前提とした予約が増えるため、スペースがより有効活用されます。さらに、十分な人数での利用が前提となることで、施設の使用がより意義あるものとなり、地域資源としての価値が最大化されます。
予約サイトでは、キャンセル待ちが可能です。施設のキャンセル待ちができることで、利用順が回ってくる可能性が高まり、予約を諦めずに済みます。また、システムで自動管理されれば煩雑な連絡が不要になり、利用者も手間削減が可能です。さらに、キャンセル待ちによって空いた枠がすぐ埋まるため、予約枠を無駄にすることがなく、効率的な運営が実現します。
矢部町 街山少年会館
矢部町は、横浜市戸塚区の町の一つで、矢作部（やはぎべ）と呼ばれる矢の製造を行う職能集団が住んでいたことがその起源とされています。そんな当町では、街山八幡社の旧神楽殿を活用して、街山青少年会館を設置しており、谷矢部東町内会と竹の下町内会の住民とその関係者、街山八幡社の関係者向けに予約を受け付けています。
旧神楽殿を使用しており、青少年会館利用としての具体的なイメージが湧きにくいかもしれませんが、予約サイトのギャラリー機能で内部写真を公開しているため、初めて利用する町民も安心です。主に町のイベントや町民同士の交流に活用されており、事前に内装を確認することで、下見をしなくてもイベント当日のテーブル配置などをスムーズに決めることができます。
予約システムRESERVAで施設予約管理・運営を効率化
市町村が運営する施設において、利用者に最適なサービスや施設の利用方法を提供するためには、利便性の高い予約と利用者である住民のニーズの把握が大切です。そのため、予約システムを用いて、民間施設以上に丁寧で行き届いた住民のニーズに合わせたサービスの提供が必要です。
RESERVA（レゼルバ）は、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった市町村の運営者におすすめです。
RESERVAは、ISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しており、不正アクセス対策やデータの保護・暗号化の実施もされているため、大切な住民の個人情報を安全に管理することができます。
くわしくはこちら：RESERVA「セキュリティについて」
RESERVAには、レゼルバペイメントという独自の事前決済方法を搭載しているため、予約者は事前に支払いを完了でき、予約当日はサービスを受けるのみとなります。サービス提供側もお会計が不要になるため、業務の負担が軽減されます。また、予約に対する顧客のコミットメントが高まり、キャンセルリスクが大幅に軽減されます。また、万が一キャンセルが発生しても、返金やキャンセルポリシーを適用してトラブルを最小限に抑えることができます。
レゼルバペイメントについて くわしくはこちら：オンラインカード決済機能でお会計を効率化しよう！【RESERVA機能紹介】
また、予約情報をCSVファイルに出力することが可能です。CSV形式で出力することによって、Excelやスプレッドシートなどのあらゆる表計算ソフトにインポートしてデータの分析を行うことができます。
CSV出力について くわしくはこちら：予約情報をCSVファイルで出力【RESERVA機能紹介】
まとめ
市町村が運営する施設では、地域住民にとって重要な公共サービスを提供しており、その質の高さが求められます。予約システムを用いて、他の民間施設以上に丁寧で行き届いている、住民のニーズに合わせたサービスの提供が必要です。
市町村施設の運営に携わる方は、ぜひ本記事を参考に予約システムの導入を検討してください。