オンライン予約の普及により、多くの事業者がインターネット上で予約サービスを提供するようになりました。
オンラインで予約をすると、利用者は24時間いつでも予約を行うことができ、煩雑な手続きや時間のロスが減ります。また、予約情報が記録、管理され、予約の確認や変更が容易になり、利用者にとって便利です。しかし、インターネット上で情報が流通するため、個人情報の漏洩や不正アクセスのリスクが潜んでいることも事実です。システム障害や予約情報の不正確さが起こり得ます。
この記事では、オンライン予約でのトラブルの種類と原因を紹介します。そして、これらの問題を解決する予約システム選びのポイントを整理します。
オンライン予約に関するトラブルの種類
オンライン上で予約をした場合に考えられるトラブルは、予約を管理するシステムが正常に機能しない状態であることが多いです。予約システムは、施設やサービスの予約を受け付け、予約情報を管理するためのシステムです。予約システムのトラブルでは、予約の正確性や可用性に問題が生じる可能性があります。ここでは実際にどのようなトラブルが発生するのか紹介します。
1. 予約情報の不正確さ
オンライン予約の場合、予約サイトに入力された情報が実際の予約内容と一致していないことがあります。例えば、予約者が予定時間や人数を間違えたり、朝食の有無を選択する画面で入力ミスがあったりすることがあります。このような情報の不正確さが予約トラブルを引き起こす原因となります。
2. 予約の重複
オンライン予約では、予約可能な枠や座席数が限られている場合があります。予約サイトが施設の利用状況を正確に反映していない場合や、予約数が予約枠を上回る場合はダブルブッキングとなり、予約トラブルが発生する可能性があります。
加えて、何度も予約ボタンをクリックしてしまうと同じ予約が複数回入ることがあります。このような重複が起きると、施設やサービスの提供側にとっては予約の整理が難しくなり、トラブルが生じることがあります。
3. 予約キャンセルの問題
オンライン上で予約をキャンセルしたい場合、キャンセル手続きが入念に行われないことがあります。急な予定変更や、キャンセル手続き忘れが生じると、施設やサービスの提供側にとってはキャンセルにかかる対応が必要となり、混乱が生じることがあります。それにともなってキャンセル料の返金トラブルも生じます。
4. サーバー、ソフトウェアの不具合
予約システムのサーバーがダウンしている場合や、アクセスが集中した結果、サーバーが応答しなくなる場合があります。
また、予約システムが正常に動作しない、エラーメッセージが表示されるなどの問題が発生する場合があります。予約時にサーバーがクラッシュし、利用できなくなると、多くの顧客が予約手続きを進めることができず、業務に大きな影響を及ぼします。
5. 予約アカウントの乗っ取り
悪意のあるユーザーによって予約アカウントが乗っ取られることも考えられます。アカウントが乗っ取られると、別の顧客の予約がキャンセルされ、悪意のあるユーザーの予約が優先されることが起こります。そしてサービス提供側が気づかなかった場合、多くの予約が混乱することが考えられます。
予約トラブル解消のためのサイト選びのポイント
ここでは、オンラインでの予約トラブルを回避するために確認すべきポイントについて紹介します。
セキュリティ対策が強化されているか
予約システムには顧客の情報が含まれており、情報が漏れることは大きなリスクとなります。何らかの問題が発生した場合でもデータの損失を最小限に抑えるため、セキュリティ対策の強化は不正アクセスやデータの侵害を防ぐために重要です。セキュリティ対策が万全な予約システムかどうか検討しましょう。
予約システムの提供元からリリースされる新機能は、セキュリティの強化や不具合の修正などを目的としていることがあります。リリースされた機能を定期的に確認することでトラブルを回避することができます。
手厚いユーザーサポートがあるか
オンライン予約のトラブルに直面したユーザーは、迅速かつ適切なサポートを求めています。ユーザーサポートの強化は、トラブルの早期解決やユーザーの不満解消につながります。
予約トラブルを避けるために、専門のオペレーターやカスタマーサービス担当を置いているか、電話やメールなどの通信手段を通じてユーザーからの問い合わせに対応しているかをチェックするようにしましょう。
予約条件は明確か
オンライン予約におけるトラブルのひとつに、予約条件の曖昧さがあります。予約を行う際には、利用規約やキャンセルポリシーなどの予約条件を確認する必要があります。
これらの情報が明確でない場合はトラブルが発生する可能性があります。予約サイト上に、予約者が理解しやすい形で予約条件やキャンセルポリシーが明示されているか確認することが重要です。
オンライン予約のトラブル解消にはRESERVA
オンライン予約はどこからでも予約ができる反面、初めて操作する利用者にはハードルが高く、トラブルになることがあります。しかし、セキュリティ対策が万全でわかりやすい予約システムを選ぶことにより、サービス提供者は業務効率化が図れ、サービスの質向上や売り上げ拡大など、さまざまなメリットが見込めます。顧客にとっても、基盤がしっかりしたシステムからの予約であれば、ストレスなく来店予約ができるでしょう。
オンライン予約のトラブルの解消の一歩として事業者におすすめなのが、実際の現場でも多く活用されている予約システムRESERVAです。登録事業者数28万社以上のRESERVAは、予約に役立つ機能が豊富なため、事業形態に合わせて活用することで予約の重複やキャンセル処理でのトラブルを防ぐことができます。また、RESERVAはセキュリティ対策も万全で、大量の顧客を抱える企業から、個人情報の保護を徹底する必要がある教育機関・地方自治体、個人事業主まで、RESERVA予約システムなら安心してご利用いただけます。
RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについては、こちらをご覧ください。
オンライン予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
オンライン予約のトラブルを避けるためには、予約システムの機能を把握し、トラブルの原因を理解する必要があります。また、万が一トラブルが発生しても、データの修復機能や、カスタマーサポートへの問い合わせの有無などを確認し、安全対策がとられているかを確認することが重要です。
オンライン予約のトラブルを回避するために、機能が豊富でセキュリティ対策がとられた予約システムを選択して、双方にとって効率のよい予約手続きを実現させましょう。