動物病院では、来院順番制の診察により、院内で長時間待機する患者にとって負担が大きいという課題がありました。そこで近年、予約システムを導入し完全予約制にして効率的に運営を行う動物病院が増えてきています。
予約システムの導入は予約業務を一元化するだけでなく、病院診療の手間を減らし、業務全体の効率化に寄与します。そこで今回は、動物病院がオンライン予約システムを導入するメリットや、実際の導入事例を紹介します。
動物病院の来院時における課題
動物病院の来院に関する課題は2点あります。
混雑による待ち時間の延長
動物病院は、診療内容が同じであっても動物によって診療にかかる時間にかなり大きな差が出ます。来院順番制にしていても順番が来るまでの時間のめどが立ちづらく、結果的に待合室の混雑につながり、飼い主はもちろん動物たちにとっても負担です。
待合室の混雑状況の管理が適切に行われていないことは、病院評価にもつながります。来院が初めての飼い主は病院に対してネガティブな印象を持ち、今まで来院していた飼い主も別の病院へ移ってしまいます。
受付業務の手間
もう1点は、受付業務の手間が挙げられます。動物病院では、一般的な医療施設と異なり、受付のための人員を確保していないケースが見られます。そのような場合、患者が来院するたびに診療を中断して受付をしなければならず、非効率的です。その上、混雑してきた際に「あとどのくらいの時間かかりますか？」などの問い合わせへの対応を何度もしなくてはなりません。これらは受付業務の妨げになるだけでなく、通常の診療業務にまで支障をきたすことになります。
予約システム導入によるメリット
このような動物病院の来店予約に関する課題は、予約システムの導入によって解決することができます。
待合室の混雑緩和
まず予約システムの導入によって、待合室の混雑を緩和できます。来院時における課題でも示したように、今までの動物病院は来院順番制を導入していることが多く、順番が来るまで待合室で長く待機するため、飼い主とペットの双方にとって負担がかかります。予約システムを導入することで、来院時間を分散できるため、待合室で待つ時間を減らすことが可能です。
同じ診察内容でも動物ごとに診療時間が異なる場合は、別メニューを設けて予約を受け付けることで、診療時間を動物ごとに変更できます。
病院運営の効率化
予約システムを活用することにより、来院受付の効率化を進められます。
来院時における課題でも示したように、動物病院では受付のためだけに病院事務を雇っていないケースが多くみられます。ほかの作業と受付を兼任している場合、患者が来院するたびに業務を中断しなくてなりません。しかし、予約を事前に受け付けていることで、患者の受付準備を事前に行うことができます。
また予約システムの事前アンケート機能を活用すれば問診票の記入を削減できるため、実際に来院してからの手続きのが簡易化されます。受付だけでなく診察も円滑に進められるため、病院運営そのものの効率化を実現します。
診察数の増加
飼い主のなかには、待ち時間が長いことや電話予約がつながらないことを理由に、別の動物病院を受診している方も少なくありません。予約システムの導入で24時間365日予約が可能になれば、忙しい飼い主もスムーズに予約でき、診療前後の無駄な時間も減るため、来院する可能性が高まります。
また混雑状況が緩和されることで、飼い主にとって利便性の良く、ペットにとっても居心地の良い病院だという認識が強まります。これにより、初来院の飼い主の再診につながり、より多くの患者を診察できることが期待できます。
予約システム導入事例
QALスマートペットクリニック相模原市役所前
QALスマートペットクリニック相模原市役所前は、神奈川県相模原市中央区にある完全予約制の動物病院です。犬・猫のQuality of Animal Life（QAL）を向上させ、健康寿命を延ばすことを目標に獣医療を提供しています。
当院では、予約システムRESERVAにて来院予約を受け付けています。予約サイトはメニューが豊富で、来院目的に合わせて選択できます。豊富なメニューはカテゴリ別で分けられているため、希望の診療内容を簡単に見つけ出すことが可能です。
予約を進めていくと、アンケートで入力必須の問診を行っています。事前問診を行うことで当日の診療がスムーズに進むため、動物たちの負担の軽減につながります。また、問診時間の削減によって円滑な施設運営が可能になり、営業時間内により多くの患者の診察が可能です。
参考サイト：QALスマートペットクリニック相模原市役所前
ルビー動物病院
ルビー動物病院は、埼玉県加須市に位置する動物病院です。犬と猫で待合室を分けることや予約優先制を導入することで、ペットのストレスを最小限にしています。
当院は、通常の診療だけでなく、予防診療や難しい症例にも対応しています。その上救急病院としても機能しているため、すべての診療を電話だけで予約受付を行うのは非常に困難です。予約システムは通常診療、予防診療を希望しているペットのネット予約を促し、受付業務の効率化につながります。
予約サイトでは初診と再診で2つのメニューに分かれています。初診時は何かと説明が多いため、再診と比べて15分長く時間が設定されています。メニューの時間を調節することで、適切な時間を確保し無駄な時間を最小限に抑えることが可能です。
参考サイト：ルビー動物病院
うわまち動物病院
うわまち動物病院は、神奈川県横須賀市に位置する完全予約制動物病院です。患者の待ち時間を軽減し、適切な診療時間を確保するために予約システムを活用して予約を受けています。
メニューは動物、診察内容別で30種類用意されており、動物の悩みに合わせて選択可能です。診察内容ごとにメニューを分けることで、適切な時間を確保して効率的な運営を図れます。また、予約システムは英語にも対応しており、日本語が流暢でない方でも予約をスムーズに行うことができます。横須賀市には約3万人のアメリカ人が住んでいるため、予約サイトの英語対応はより多くの患者の来院につながるでしょう。
予約を進めると、「動物の名前」「来院理由」「来院回数」「連絡事項」の4つをアンケートで質問しています。動物病院に来院する前にこれらの情報を入手することで、問診票への記入を簡易化ができるため、紙資源の削減や時間の短縮につながります。少ない時間で多くの患者を見るためには、予約システムを用いた業務効率化は欠かせません。
参考サイト：うわまち動物病院
マディー動物病院桶川医院
マディー動物病院桶川医院は、埼玉県桶川市に位置する動物病院です。当院は予約優先制を導入しており、動物や飼い主の負担を最小限にし、より満足度が高い医療を提供できる動物病院の運営を心掛けています。
かかりつけ医がいる場合、予約サイトの「担当者選択」で担当医を選択できます。大事なペットの命を預けることから、担当者を選びたい飼い主も多いため、担当医が選択できる予約システムの導入は、病院の信頼感を高めるために必要だといえます。
ピオニー動物病院
ピオニー動物病院は、東京都港区高輪にある動物病院です。動物達がストレスを感じず、安心できる雰囲気作りを心掛けており、予約システムを活用した優先予約制を導入しています。優先予約制にすることで長々とした待ち時間を減らし、動物だけでなく飼い主のストレス軽減にもつながります。午前、午後ともに3時間半の診療時間を有効活用できるように、予約システムを活用した予約受付、管理は欠かせません。
当院では予約システムのお知らせ機能を活用して、特別営業日時をアナウンスしています。病院のホームページで営業時間の変更案内を行う病院も多いですが、RESERVAでは最新のニュースから3件は予約メニューが書かれている予約サイトトップに表示されるため、ホームページよりも患者の目に留まる可能性が非常に高く、確実に伝達することができます。
参考サイト：ピオニー動物病院
動物病院の来院予約には、予約システムRESERVA
RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社、予約システムシェア国内トップクラスの実績を誇るクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった動物病院におすすめです。
100種類以上の機能を搭載しており、動物病院の予約業務の効率化はもちろん、院内の混雑緩和など運営の効率化を同時に図ることがが可能です。例えば予約時アンケート機能を活用して事前に問診票に答えてもらうことで、来院時に診察を円滑に進めることができます。
RESERVAは多彩なプランから各動物病院の規模や運営におけるニーズに沿った選択ができ、使用予定の機能数によって細かい料金設定がされている点も特徴です。
動物病院の来院予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
今回は動物病院が抱える運営上の課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入した動物病院の事例を紹介しました。予約システムは予約業務の効率化させるだけでなく、満足度向上にも貢献します。予約システムを導入し、最適な運営を目指しましょう。