ポップアップイベントの来店予約｜短期間で最大のサービス提供を実現する予約システムの導入

ポップアップイベントは、数日から数週間の短期間で開催され、その場所も一時的に設けられるため、常設の店舗とは異なる特徴があります。それと同時に、場所や商品のラインナップを自由に変更でき、新製品のプロモーションの役割を担います。また、短期間でSNSやメディアでの注目を集めやすく、効果的なマーケティング手法となっています。そして、イベントを通じて来店客から直接フィードバックを得ることで、今後の製品開発やマーケティング戦略に役立てることができます。

このようなポップアップの店舗は、期間限定という話題性がある一方、来店客が殺到してしまうことが予想されます。特に事前予約制でない場合、来店客は商品をゆっくり見る時間やスペースが取れず、またスタッフも十分なサービスを提供できません。そのような課題を解消するには、予約システムを導入して予約受付から来店処理までをシステムで一元管理するのが最適です。そこで今回は、ポップアップの来店予約にオンライン予約システムを導入するメリットや、実際の導入事例を紹介します。

ポップアップイベントの運営における課題

ポップアップイベントの運営に関する課題は主に3点あります。

オーバーブッキングやダブルブッキングのリスク

ポップアップイベントは期間と場所が限定されるため、来店希望者が特定の日程に集中して予約を行うことで、定員を超えるオーバーブッキングが発生する可能性があります。このような状況では、来店者の期待を裏切り、イベントの運営に混乱を招く恐れがあります。また、複数の予約方法を利用している場合、予約情報の同期がうまくいかず、同じ時間帯に複数の予約が入ってしまうダブルブッキングのリスクもあるでしょう。

キャンセルによる空席の発生

ポップアップイベントでは、参加者が予約をキャンセルしたり日程の変更を希望したりする場合のキャンセル対応が煩雑になることがあります。特に予約を手作業で管理している場合は迅速な対応が難しく、キャンセル待ちの管理に手間がかかります。さらに、予約者が実際に来場しなかった場合は空席が発生してしまい、準備したリソースが無駄になるだけでなく他の参加希望者をスムーズに案内できなくなる可能性があります。これにより、運営効率が低下し、収益にも影響を与えます。

参加費の集金

来店者がサービスや商品、参加費を支払う方法は、現金、クレジットカード、電子マネーなど、多岐に渡ります。そのため、運営側は多様な支払い方法に対応しなくてはならず、参加者からの支払いを確実に管理することが重要です。特に現金での支払いを受け付ける場合、支払い確認の漏れやミスが発生しやすく、トラブルの原因となります。また、支払いの確認作業に多くの時間と労力がかかることがあります。加えて、キャンセル時の返金対応は運営側にとって大きな負担となり、手続きが煩雑になることが多いです。

予約システム導入によるメリット

ポップアップイベントの運営には、いくつかの課題があることがわかりました。しかし、これらの課題は、予約システムの導入によって解決することができます。ここでは予約システムを導入することでポップアップの運営にもたらされるメリットを紹介します。

ポップアップの予約管理業務を効率化

予約システムを導入することで、ポップアップ参加者の管理やイベントの運営がスムーズになります。運営側は参加者の情報をシステム上で一括管理できるため、手作業でのデータ入力や管理の手間を省くことができます。また、予約システムを利用することで、リアルタイムで予約状況や参加者数を把握でき、必要な商品や備品、スタッフの配置を適切に調整することが可能です。

参加者の利便性の向上

予約システムを導入すると、ポップアップの来店希望者はオンラインでかんたんに予約ができ、利便性が高まります。また、予約状況の確認や変更も容易なため、参加者の満足度が向上します。さらに、予約システムには事前アンケートの設置といった運営者とのコミュニケーションを促進する機能も備えています。加えて、来店希望枠がすでに満席になっていた場合でもキャンセル待ちに申し込むことで、イベントに参加するチャンスを得ることが可能です。参加者にとってイベントがより身近で手軽なものになるでしょう。

イベント運営に役立つ情報収集が可能

予約システムに蓄積された顧客データを活用することで、参加者の傾向やニーズ、興味を持ったイベントなどを分析できます。これにより、今後のポップアップ企画やマーケティング戦略に役立てることが可能です。さらに、Google Analyticsなどに連携できるシステムであれば、ページの閲覧状況や流入経路なども入手可能です。このように、システム上で参加者の情報を管理し、分析することで、運営側はイベントの改善点や次回のイベント企画の参考にすることができ、イベント後のフォローアップやリピート率向上のための施策を打つことができます。

集金、収益管理の効率化

オンライン決済に対応した予約システムを導入することで、集金業務を自動化できます。例えば、ポップアップイベントの参加費を前払いにすることで、当日の受付時に現金を扱うことがなくなり、当日キャンセルを防ぐことができます。また、イベント参加費の支払いを促すリマインドメールを送ることも可能です。これにより、運営者はシステム上で参加者の支払い状況を管理でき、集金や会計処理にかかる手間を省けます。予約システムは収益管理の効率化だけでなく、イベント運営の負担軽減にも貢献できます。

ポップアップイベントの予約システム導入事例

コスメティックブランド「YEAU（ヨウ）」

「YEAU（ヨウ）」は、3人の女性美容師によって設立されたコスメブラコスメブランドです。「耀（よう）」という言葉から、手に取った人の毎日が輝くようなコスメをコンセプトに、色と質感、使いやすさにこだわった商品を提供しています。他のブランドとは一味違った、ニュアンスや抜け感が叶うコスメは、美容師のみならず、多くの女性を魅了しています。

YEAUは、2024年5月31日と6月1日の2日間、新作コレクションのお披露目会としてポップアップショップを開催しました。当日は新作を含めた全アイテムを実際に試せるほか、ディレクター本人にアイテムを提案してもらえる機会を設けていました。

予約サイトは、希望の日程から予約できるだけでなく、特定のスタッフを選択し、そのスタッフのスケジュールから来店希望日を選択することも可能となっています。自分に似合うアイテムを提案してほしいスタッフがいる場合は、よりかんたんに空き状況を確認することができます。

メイクアップサロン「YU1L（ユイル）」

メイクアップサロンの「YU1L（ユイル）」は、韓国で数々のK-POPアイドルや俳優たちのメイクアップを手掛けてきたプロメイクアップアーティストによる、日本で唯一、本物の韓国メイクアップ体験ができるサロンです。「YU1L」は韓国語で「唯一」という意味の言葉で、プロのメイクアップアーティストによる韓国メイク体験と、「唯一」無二のメイクアップを提供しています。

YU1Lでは、2024年4月15日から7月31日まで、韓国メイクアップ、ヘアサロンのポップアップサロンを展開しています。メニューはメイクアップだけでも複数あり、メイクアップレッスンや男性のメイクアップやヘアセットも用意されています。

予約サイトでは、まず希望のメニューを選択した後、希望の日時を選択します。当サロンでは、予約受付締切を1日前の19:00まで、キャンセル締切を24時間前までとしており、当日のスタッフの準備に支障がでないよう明確に設定されています。また、予約を進めていくと、予約確定とキャンセルに関する確認事項を事前に聞いています。これにより、予約について予約者から了承を得る効果が見込めます。

スキンケアブランド「EVERYSKIN（エブリースキン）」

「EVERYSKIN（エブリースキン）」は、エステサロン発祥のスキンケアブランドです。「美しいだけでなく、健康的に。」をコンセプトとし、皮膚生理学にもとづいた処方をベースに、使うすべての人の肌に寄り添える商品を展開しています。

当ブランドは、2024年6月14日から16日までの3日間、ポップアップイベントを実施します。問い合わせが多いために予約制を導入したという当イベントでは、スタッフによる商品説明を直接受けられ、カウンセリングありと無しのメニューに分かれています。

予約サイトのメニューは色分けされており、予約者は希望のメニューを迷わず選択することができます。そして、予約サイトの最後には、「EVERYSKINを知ったきっかけを教えてください」というアンケートが設けられており、予約者の傾向を把握し、今後のポップアップ企画やマーケティング戦略に役立てることが可能となっています。

オーダーシューズ店「tartaruga（タルタルガ）」

「世界にひとつ、あなたのための靴。」を掲げるオーダーシューズ店「tartaruga（タルタルガ）」は、幅が細めの足に特化した靴を完全オリジナルで自社製作し、販売しています。多くの選択肢からデザインや革を選び、世界に一つしかない自分だけの靴を作ることができます。

当店では、2024年6月14日から16日まで3日間、ポップアップストアをオープンします。ポップアップストアでは、足の計測や靴の試着ができるほか、ラインナップ以外にも予約者からリクエストされた靴があれば持ってきてもらえます。履いてみたい靴があれば2点まで事前に連絡することが可能です。

tartarugaの予約サイトでは写真が多く使用されており、商品ラインナップやオーダーの流れを画像で見ることができます。これにより、予約者は事前に靴のデザインやオーダー時のイメージを持ちやすくなり、より良いサービス体験につながります。

マニキュア、ネイルケアブランド「Causette Joli（コゼットジョリ）」

「Causette Joli（コゼットジョリ）」は、フランス語で「おしゃべり」という意味の「Causette（コゼット）」と、フランス語で「すてき」「かわいい」という意味の「Joli（ジョリ）」から名付けられたネイルブランドです。国産で塗りやすく健康に配慮したネイルエナメルシリーズと、子ども向けのはがせる水性ネイルシリーズ、自然な原料・自然な香りにこだわったケアシリーズをラインナップしています。カラーは、四季を表現した全25色と、季節感を楽しめる限定色が用意されています。

当店は、2024年6月8日にポップアップのワークショップイベントを開催します。「簡単ネイルケア＆夏限定色を使ったアレンジ 」がテーマのこのイベントは、当店のアイテムを使って自宅でかんたんにできるネイルケアとアレンジネイルの方法を知ることができます。

当ワークショップは1日限定開催ですが、予約サイトには開催日時のほか、各予約枠の定員や日程一覧、地図が掲載されています。そこれにより、予約者は事前にワークショップの情報や規模、場所を把握することができ、自身の都合に合わせて希望の予約枠を選択することができます。

ポップアップの形態・規模を問わず使いやすい「予約システムRESERVA」

ポップアップイベントは、期間や場所が限られる中で最大限のサービスを提供することが求められます。そこで来店予約や顧客管理のために予約システムを導入すれば、サービスの質を向上させることができ、来店者の顧客体験を高めることにつながります。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。

ポップアップイベントの予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回は、ポップアップイベントの予約の課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入した店舗の事例を紹介しました。予約システムの導入によって短期間で効率よく予約管理ができるようになり、質の高いサービス提供が実現します。予約システムを導入して、ポップアップイベントを成功させたい事業者は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。