夏限定イベントの予約｜季節イベントへの参加率を高める予約システムの導入

夏は学校や企業の夏季休暇と重なることから、余暇を過ごす時間が増え、夏季限定イベントへの参加者が増加する可能性が高まります。夏のイベントは、地域のコミュニティ、観光地、企業などが主催し、子どもが参加できる工作教室や自然体験イベント等、世代を超えて多くの人々が参加できるものです。また、観光客をターゲットにすることで、地元以外からの集客も期待できるでしょう。

このようなイベントに予約システムを導入することは、運営の効率化、参加者の利便性向上、安全対策の強化など、多くの面でメリットがあり、イベントの成功をより確実なものとすることができます。 そこで今回は、イベントの参加予約にオンライン予約システムを導入するメリットや、実際の導入事例を紹介します。

夏イベントの運営における課題

夏イベントの運営に関する課題は主に3点あります。

運営スケジュールと人員の管理

夏イベントを開催するにあたっては、企画、準備、実施まで、複数のタスクを効率的に進める必要があります。準備段階では使用する備品管理のほか、予約受付フローやキャンセルポリシー、参加者の支払い方法なども決めておかなくてはなりません。また、当日のスタッフの確保とシフトの調整も必要なため、イベント主催者には効率的なスケジュール管理と人員管理が求められます。

集客とプロモーション

夏は多くのイベントが開催されるため、他のイベントと競合し、参加者が分散する可能性があります。季節限定のイベントでは、集客が不十分だと参加者が増えず、イベントの成功は難しくなります。イベントの認知度を高めるため、SNSやウェブサイト、チラシなど多様なプロモーション手段を活用し、ターゲットとなる顧客層にアプローチすることが必要です。

参加者の満足度向上

イベント運営者は、参加者に来年もイベントに参加したいと感じてもらえるような工夫が必要です。例えば、事前に参加者のニーズを調査したり、プログラムの内容やサービスを充実させたり、季節感のある魅力的なイベントになるように準備をすることが重要です。また、イベント後のフィードバックを収集すれば、次回以降の改善に役立てられます。

予約システム導入によるメリット

夏イベントの運営には、いくつかの課題があることがわかりました。しかし、これらの課題は予約システムの導入によって解決することができます。ここでは、予約システムを導入することでイベントの運営にもたらされるメリットを紹介します。

効率的な運営管理

予約システムを導入して参加者を事前に把握することで、必要な備品を準備しスタッフを適切に配置することができるようになります。また、定員を超えた申し込みを防ぐことで、イベント当日の混乱を避けられます。さらに、予約の変更やキャンセルがあった場合はシステムが自動的に更新されるため、迅速な対応が可能となります。このように、予約システムの導入で受付業務の効率化が可能となり、イベント当日のスムーズな運営が実現します。

参加者の利便性向上

予約システムから予約を受け付けることで、参加者は24時間どこからでも予約が可能になります。その結果、参加者の利便性が向上し、参加意欲が高まることが予想されます。また、事前に参加者へリマインドメールを送ることで、予約忘れの防止にも役立ちます。イベント終了後に「ご利用ありがとうございました。」といったお礼のメールを配信すれば、顧客のロイヤリティ向上に役立ち、満足度を高めることができるでしょう。

顧客データの活用

予約システムには、予約業務以外にも顧客管理やデータ分析機能が搭載されています。これらの機能を活用して参加者のデータを収集、分析することで、顧客の属性や世代、ニーズ、流入経路などを把握することができます。予約システムに蓄積されたデータを主催側で共有すれば、次回以降のイベントの企画やマーケティング戦略に役立ちます。

夏イベントの予約システム導入事例

箱根小涌園「ほたる鑑賞コース」

箱根小涌園は、「箱根ホテル小涌園」を筆頭とし、日帰り入浴・温泉レジャー施設の「ユネッサン」、「箱根小涌園 天悠」および「箱根小涌園 美山楓林」などからなる宿泊施設です。このうち箱根ホテル小涌園は、2018年1月に老朽化により閉館しましたが、その後建て替えられ、2023年7月12日に新装オープンしました。

箱根小涌園では、2024年5月22日に、同施設内でほたるの飛翔が確認されました。これにともない、「ほたる観賞ツアー」や「箱根小涌園 元湯 森の湯＆ほたるビュッフェ」プランの販売を開始しました。「ほたる観賞ツアー」の開催期間は、2024年5月25日から6月30日まで、時間は19時～／19時30分～／20時～となっています。

予約サイトでは、「ほたる観賞コース」のほか、浴衣散策や和文化体験のメニューも予約可能です。期間限定の「ほたる鑑賞コース」の予約に進むと、これまでの参加者によるレビューやクチコミが見られるようになっています。レビューは数値による評価とかんたんなコメントを残すことができ、予約者の参加意欲を高めることにつながります。

トレファーム「こどもお野菜クラブ2024夏」

トレファームは、東レ建設株式会社が手掛ける高床式砂栽培農業施設です。腰をかがめる必要がなく、砂あそび感覚で野菜作りを楽しめます。また、ビニールハウスであるため天候に左右されることもなく、誰でも気軽に安心して農作業を体験できる施設です。季節イベントのほかに、「定額シェア農業」の月額プランが用意されています。

夏限定のイベント「こども お野菜クラブ 2024夏」は、トレファームで実際に野菜を育てながら、砂栽培について学ぶプログラムです。小学校1年生から3年生が対象で、今年はミニトマト、ミニナス、きゅうりの栽培に取り組みます。スケジュールは、2024年6月9日、7月14日、8月18日、9月8日の全4回となっています。

「こども お野菜クラブ 2024夏」のメニュー紹介には、スケジュールや対象学年、注意事項等が詳細に記載されています。特に重要な箇所は太字になっていたり下線が引かれたりしているため、初めて参加する場合でも事前に内容を把握することができます。

竹中大工道具館「ワークショップ」

「竹中大工道具館」は、1984年に神戸市中山手に設立された日本で唯一の大工道具の博物館です。博物館では3万点以上の資料を収集しています。古い時代の優れた道具の保存をはじめ、道具を使いこなす人の技と知恵や心、そこから生まれる建築とそれを取り巻く木の文化について、さまざまな企画展や講演会、セミナー、出張授業、体験教室などのイベントを定期的に開催しています。

時期限定のイベントも豊富で、なかでも先着順のワークショップには、「ミニスツールをつくろう」「積木と木のたまプールで遊ぼう！」などがあり、子どもから大人まで幅広い世代に向けたプログラムが用意されています。

予約サイトでは、まず希望のイベントと日時を選択します。イベントは午前と午後に開催されるものが多く、開始時間のほかに残席数も表示されるように設定されています。そのため、予約者は申し込み人数に応じてメニューや時間帯を検討することが可能になります。

小岩井農場まきば園「炭火焼BBQガーデン食べ放題プラン」

小岩井農場まきば園は、雄大な自然の中にある観光スポットです。ガイド付きツアーや体験アトラクション、農場産の素材にこだわった食事メニューやお土産などを提供しています。

当園では、6月・7月限定イベントとして、週末限定のバーベキュー食べ放題プランを用意しています。このプランでは、オーストラリア産ラム肉や、杜仲（とちゅう）茶ポークなどを炭火で美味しくお得に楽しめます。

当園のバーベキュープランは、大人、小学生、未就学児で料金が異なるため、予約サイトで複数料金を設定しています。予約時に人数と属性を把握することで、当日の座席数の把握だけでなく支払いの効率化も実現します。予約者は事前に料金を確認できるため、運営側と予約者の双方にとってメリットがあるといえます。

川口市立映像・情報メディアセンターメディアセブン「サマーアート」

メディアセブンは、会議やセミナーなど多用途に利用できる会議室や防音室、テレワークができるワーキングスペース、自由に使えるフリースペースが備わった複合施設です。川口市関連映像を見られる視聴端末や、8K放送の上映があり、毎月さまざまなワークショップやイベント、企画展示を実施しています。

メディアセブンでは、夏季限定で全4回のサマーアートコースを提供しています。このコースは、デッサンや水彩画を初心者でも気軽に学び、アートを通じて、生活の中に新たな楽しみを見出すことを目標とした「大人クラス」と、さまざまな画材を用いて「作品をつくる楽しみ」と「想像力」を伸ばす「小学生クラス」に分かれ、アートに触れる機会を提供しています。

サマーアートコースの予約画面は、水曜日と土曜日の開催であることと、それぞれの日程の空き状況が一目でわかるようになっています。これにより、予約者は自身の都合と照らし合わせながらどちらの日程に申し込むかを決めることができます。

期間限定イベントでも有効活用できる「予約システムRESERVA」

夏季限定イベントは種類や時期が豊富なため、すべてを手作業で管理すると手間と時間がかかります。そこで参加予約や顧客管理のために予約システムを導入すれば、業務効率化が実現ができ、適切なリソースやスタッフ配置ができるようになります。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。

大人料金や子ども料金など、予約者の属性によって料金形態を区別できるようにすれば、予約者は迷わず予約することができ、支払い金額の見通しを立てやすくなります。

夏季限定イベントの予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回は、夏季限定イベントの予約の課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入した店舗の事例を紹介しました。予約システムの導入によって効率よく予約管理ができるようになり、適切なスケジュールの共有が実現します。予約システムを導入して、夏のイベントを成功させたい事業者は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。