預かり保育施設の来室予約｜子育ての合間に使える予約システムの導入

預かり保育は、子育て世代の保護者にとって重要なサポートサービスです。仕事の都合や事情により、一時的に子どもを預ける必要がある場面で利用されます。

預かり保育での従来の予約方法は、電話やメール、直接来室して予約を受け付ける方法が主流であり、施設のスタッフは日々の業務に加えて予約状況を把握しなければならず、業務効率化に苦労することがあります。こうした課題を克服し、運営効率を向上させるために、予約システムの導入が有効な解決策として注目されています。さらに、予約システムで予約管理を一元化することで、顧客満足度の向上にも寄与し、保護者たちが安心してサービスを利用できる環境が整えられます。

本記事では、預かり保育施設が抱える予約管理の課題と、予約システム導入による具体的なメリットについて、実際の活用事例を交えながら解説します。

預かり保育の運営における課題

預かり保育施設の予約の課題には、以下のような点があります。

スタッフの負担と管理の複雑さ

預かり保育では、子どもたちの安全や適切なケアを提供するために、スタッフの配置と管理が必要となります。しかし、スタッフの数が限られている場合や、シフト管理が複雑な場合、適切なサービスの提供が難しくなることがあります。加えて、予期せぬスタッフの欠勤やシフトの変更が発生すると、迅速な対応が求められます。このようなスタッフの管理が手動で行われている場合、これらの調整は困難であり、運営の効率が低下することが予想されます。さらに、スタッフ間のコミュニケーション不足や情報の共有が不十分だと業務の重複やミスが発生しやすくなるため、適切なスタッフ管理が鍵となります。

保護者とのコミュニケーション

預かり保育を開始する前に、スタッフは子どものアレルギーの有無や保育での留意点などを保護者から聞いておく必要があります。そして子どもの情報をスタッフ間で適切に共有しておくことが重要です。特に、保護者が不安や疑問を抱えている場合は迅速かつ適切な対応が求められます。コミュニケーションが不足すると、保護者の信頼を失う原因となり、利用者の満足度が低下します。したがって、保護者との効果的なコミュニケーション手段の活用が求められます。

保育の質と多様性の維持

預かり保育は、子どもたちが楽しく安心して過ごせる環境を提供することが求められます。保育の質と多様性を維持するためには、日々新しいアイデアやアクティビティを導入し、子どもたちの興味と成長を促進することが必要です。しかし、新しいプログラムの開発には時間とコストがかかり、スタッフの専門知識や経験も求められます。また、既存のプログラムの評価と改善も継続的に行わなければなりません。これにより、子どもたちにとって魅力的な環境を提供し、保護者の満足度を高めることができます。

予約システム導入によるメリット

預かり保育の運営には、いくつかの課題があることがわかりました。しかし、これらの課題は、予約システムの導入によって解決することができます。ここでは予約システムを導入することで預かり保育の運営にもたらされるメリットを紹介します。

時間節約と業務効率化

予約システムの導入は、預かり保育施設のスタッフにとって大きな負担軽減となります。従来の手動での予約管理の方法では、顧客からの予約を受け付け、手動でカレンダーに記入し、確認のために電話やメールで連絡を取る必要がありました。このプロセスは時間と労力を大幅に消費し、子どもを相手にする環境ではなおさら他の重要な業務に費やすことが難しくなります。一方、予約システムでは利用希望者自身がインターネット経由で予約を行い、リアルタイムで予約状況が更新されるため、スタッフは予約の管理と確認にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、施設の運営全体の効率が向上し、スタッフはより質の高いサービス提供に集中できるようになります。

顧客満足度の向上

予約システムの導入は顧客満足度の向上にも大いに寄与します。利用希望者はオンラインでかんたんに予約できるため、利便性が大幅に向上します。特に共働きの親にとって、24時間いつでも予約が可能なシステムは非常に便利です。また、システムは自動でリマインダーや確認メッセージを送信するため、予約の漏れや忘れを防ぐことができます。さらに、予約システムを通じて、利用履歴や今後の予約状況をかんたんに確認できるため、安心してサービスを利用することができます。このような利便性と信頼性の向上により、顧客の満足度は大きく向上し、リピーターの増加や口コミによる新規顧客の獲得にもつながります。

セキュリティの強化

予約システムを導入することで、利用者の個人情報や予約データを安全に管理することができます。手動での予約管理では、紙ベースの情報が紛失や盗難のリスクにさらされる可能性がありますが、予約システムは高度なセキュリティ対策が施されており、不正アクセスや情報漏えいを防ぐことができます。これにより、顧客の信頼を確保し、安心してサービスを利用してもらうことができます。また、個々の利用者の情報を記録しておけば、次回以降に別のスタッフが担当した場合でも内容を確認でき、スムーズにサービス提供ができるようになります。システムは定期的にバックアップを行うため、データの紛失リスクも軽減されます。

預かり保育の予約システム導入事例

ドルフィン・エイドこども園

ドルフィンエイドこども園は、企業のニーズに応じた保育所の柔軟な設置・運営を助成する事業として始められた「企業主導型保育施設」です。当園では、これまでの認可保育園の保育サービスの内容にこだわらず、「園児ファースト、パパ、ママファースト」を合言葉に、園児とその両親のニーズを具現化するカスタマイズされた保育サービスを提供しています。

当園の予約サイトでは、「一時預かり保育」の複数のメニューを場所ごとにカテゴリ別にして表示できるように設定しています。はじめに希望のこども園を選択すると、「一時預かり保育」のメニューが表示され、4/6/8時間から選択できます。すっきりとした見栄えの予約サイトを作ることで、予約者は子どもを預けたい場所と時間帯を迷わず予約することが可能となります。

mamma-room（マンマルーム） 有明ガーデン店

mamma-room（マンマルーム）は、ショッピングモール「有明ガーデン」内に設置された、一時預かり専用の託児室です。当施設では、理由を問わず子どもを1時間から預けることができ、買い物や通院など、少しの時間だけ預けたい場合でも利用可能です。金曜日と土曜日は夜21時まで営業しています。

予約を進めていくと、予約者が子どもの氏名、月齢、性別、アレルギーや持病の有無に回答するシンプルアンケートが設置されています。これにより、スタッフは事前に子どもの情報を把握でき、当日のサービス提供の準備がスムーズになります。

三根みどり保育園

三根みどり保育園は、一時的に家庭での保育が難しい場合や保護者のリフレッシュを支援するために、子どもの預かり保育を実施しています。子どもを預けた場合は、同年齢の子どもたちと一緒に過ごすように工夫されています。

当園の予約サイトでは、「お知らせ」機能を活用して予約受付開始などの情報を定期的に掲示しています。お知らせを掲出することで、予約希望者は最新の情報を見逃すことがなくなり、適切なタイミングで予約できるようになります。

なないろBASE（ベース）

なないろBASEは、子育て世代に必要とされるサービスを提供する「NPO法人うりぼう」による事業の一つで、預かり保育を通して保護者の支援を行っています。「みんなの子育て拠点になりたい」との思いで、子育て支援に取り組んでいます。

なないろBASEでは、予約受付締切とキャンセル締め切りを「2日前の23:59まで」に設定しています。予約受付締切を予約サイトに明記しておくことで、運営側は余裕をもって当日子どもを迎える準備ができ、予約者の無断キャンセル（ノーショー）を防ぎます。

Angel〜child care〜（エンジェルチャイルドケア）

Angel〜child care〜は、一時預かり専門の託児所を運営しています。託児所での預かりだけでなく、ベビーシッターによる自宅での預かりも可能なため、保護者のニーズに沿った預かり保育を提供しています。

当施設の料金形態は複数あり、平日と土日祝日で料金が異なり、さらに深夜、早朝、日中、夜間と時間帯ごとに分かれた料金区分となっています。そこで予約サイト上に料金と空き状況を○×アイコンで表示させ、空き状況と利用料金が一目でわかるようになっています。

子育て中でもかんたんにアクセスできる「予約システムRESERVA」

預かり保育は、子育て世帯のニーズに沿ったサービスを迅速に提供することが求められます。そこで来店予約やサービスの質向上のために予約システムを導入すれば、顧客満足度を高めることができ、リピーターの増加につながります。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。

預かり保育の予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回は、預かり保育の予約の課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入した店舗の事例を紹介しました。予約システムの導入によって、時間がないなかでもかんたんに予約管理ができるようになり、質の高いサービス提供が実現します。予約システムを導入して、質の良い預かり保育を提供したい事業者は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。