美容室の予約・顧客情報を一元管理！おすすめの予約システムとその効果をご紹介

日常生活において、美容室を目にする機会は少なくありません。年度による多少の増減はあるものの、その市場規模は着実に増加しています。それと相反するように人口は減少の一途をたどっており、多くの美容室ではスタッフ不足や顧客数減少が課題となっています。その穴を埋めるため、業務効率化を目指しながら集客に邁進しています。この業務効率化を推進する中で、有効な手段となるのが、システムを活用した「一元管理」という手法です。

本記事では、「一元管理」とは何かを解説し、そのメリットについて説明します。その後、一元管理を実現するためにおすすめの予約システム「RESERVA」を紹介し、美容室に適した便利な機能まで詳しくお伝えします。

一元管理とは？

一元管理とは、さまざまな情報やデータなどを一箇所に集約し、統一して管理していく手法です。一括管理と異なる点は、情報をひとつにまとめるだけでなく、管理方法も統一する部分にあります。従来、情報管理は紙媒体やExcelなど複数の手段に分散して行われていました。しかし、近年では、こうした分散管理を解消し、情報を一元的に扱えるツールが数多く登場しています。美容室業界では、予約受付を自店舗をはじめとした複数のサイトから行っていることが多く、受付の度に予約情報を集約する手間がかかっているケースが多くみられます。このような余計な作業を削減し、ひとつの媒体ですべての情報を管理していく、という方法が一元管理です。

美容室で一元管理をするメリット

以下では、美容室で一元管理をすることにより、どのようなメリットが生まれるのかを解説します。

業務効率化とコスト削減

予約や顧客の情報を一元管理することで、複数のデータを別々で管理する手間を省くことができます。これにより、業務フローがシンプルになりミスを防ぐことができるとともに、業務効率化を図れます。また、予約情報を一目で確認することができるようになるため、必要な情報を即座に確認でき、情報収集の時間を省けます。その結果、スタッフの業務負担や工数を減らすことにもつながり、人件費をはじめとしたコスト削減も実現できます。

情報の正確性向上

予約を複数の経路で受け付けている場合、それぞれの情報を集約する際に人為的ミスが起こる可能性があります。また、各経路で別のスタッフが予約受付を担当している場合、伝達ミスが起こることも考えられます。しかし、一元管理をすることにより、ひとつのシステムですべての予約情報を管理できるため、情報の正確性を大幅に高めることが可能になります。

ダブルブッキング・オーバーブッキングの防止

予約を複数の経路で受け付けることは他にも危険性が存在し、具体的には、ダブルブッキング・オーバーブッキングを起こす可能性があります。特に美容室では、電話やメール、各システムなど複数の予約経路を持っている場合が多いです。そのため、予約内容の入力ミスやカレンダーへの反映の遅れが原因で、容易にダブルブッキング・オーバーブッキングが発生する恐れがあります。一方で一元管理を行うことにより、ひとつのシステム上ですべての予約受付が完了するため、これらの危険性を予防することが可能になります。

意思決定の迅速化

一元管理を行うメリットとして、意思決定の迅速化も挙げられます。情報が分散している場合、どうしてもそれらを集約したり、共有したりすることに時間がかかってしまいます。その結果、情報全体を把握すことに時間がかかり、スタッフ間のコミュニケーションも滞ってしまいます。しかし、一元管理をすることで自動的に情報が集約され、皆が容易に共通認識を持つことが可能となり、個々人はもちろんのこと、店舗全体での意思決定が加速します。

予約システムRESERVAで美容室の一元管理を実現

現在さまざまな予約管理システムがありますが、美容室の一元管理に最適な予約システムとして、RESERVA（レゼルバ）が挙げられます。RESERVAは、導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップのクラウド型予約管理システムです。350種類以上の業態で導入実績があり、信頼性の高い予約管理システムであることから、はじめて予約管理システムを導入する美容室運営者におすすめです。また、RESERVAには100種類以上の機能が搭載されており、一元管理をしたいと考える運営者にも特におすすめです。

美容室におすすめしたいRESERVAの機能

数ある機能の中で、特に美容室運営において一元管理を行っていく際におすすめの機能を紹介します。

マイページ

RESERVAでは、予約したユーザーごとにマイページを作成することができます。会員のマイページ上では、予約履歴の確認に加え、予約のキャンセルやお問い合わせも可能になります。また、マイページのプロフィール欄では、ユーザー自身やクレジットカードの情報を登録・変更することもできます。このように、マイページ機能により、顧客側でも情報の一元管理が実現します。

予約管理・台帳・予約カレンダー

予約管理・台帳・予約カレンダー機能により、すべての予約情報をカレンダー形式で表示することができます。メニューごとに色分けが可能なため、一目でどの予約が入っているかを把握できます。この機能により、一覧で予約情報の一括管理や編集が可能になります。

カルテ

美容室では、リピーターの存在が重要になる中で、特に女性に関しては次回施術までに期間が空くケースが多く存在します。そのため、日々増えていく顧客情報を適切に管理することが求められます。RESERVAのカルテ機能では、予約ごとに対応時のメモを記録することができるため、顧客に関する情報をデータとして継続管理することが可能です。これにより、顧客ごとの施術時の情報をかんたんに確認でき、次回来店時に役立てられます。

オンラインカード決済

RESERVAには、レゼルバペイメントという独自のクレジットカード決済機能が備わっています。これにより、予約時にクレジットカードで事前決済でき、来店時には施術を受けるのみになります。美容師側も当日の会計業務が不要となり、レゼルバペイメントは業務負担軽減に貢献します。また、予約システム上で決済が完結し、売上管理も合わせて行えるため、一元管理につながります。

クーポン発行

美容室の集客では、新規顧客獲得だけでなく、いかにリピート率を向上していくかも重要です。RESERVAにはクーポン機能があり、性別や年齢などの顧客属性で絞り込んだり有効期間や利用可能回数を設定したりすることができるため、効果的に活用していくことが可能です。また、予約システム上でクーポンを発行・管理できることにより、一元管理を促進します。

まとめ

年々増加を続ける美容室業界の中で生き残っていくためのひとつの鍵は、いかに予約・管理業務を効率的で楽なものにしていくか、ということです。本記事では、そのための有効な手法として、一元管理について解説しました。情報は分散すればするほど、管理の負担が増大し、業務効率は落ちてしまいます。しかし、予約システムを効果的に活用し、一元管理を進めることにより、非常に大きな効果が見込めます。

美容室の予約・顧客情報を一元管理し、業務を効率化していきたいと考えている運営者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。