大学生が授業を受ける前に行わなければならない「履修登録」。履修登録は複雑でありながら、丁寧に説明が行われる機会がないため、大学の学生課に直接相談する学生が多いです。
本記事では、大学職員のみなさまが、より有意義に予約システムを使えるように、予約DX研究所編集部が厳選した機能5つを紹介します！
履修相談予約のための予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけわずか3分で始められます。ここではRESERVA予約システムの特徴について紹介します。
1．24時間365日予約受付、予約を取りこぼさない
RESERVAは24時間365日ネット予約を受け付けるため、大学職員は手が離せない状況で電話対応をする必要がありません。また、受付時間外であっても自動で予約を受け付けるため、予約の取りこぼしを防止します。アルバイトや授業で忙しい学生でも予約が取りやすく、利便性が向上します。
2．Zoomと連携してオンラインイベントでも手配を一元化
ビデオチャットツールZoomと連携することで、オンラインメニューの作成から予約リンク作成までワンストップで提供できます。予約が完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されるため、オンラインでの履修相談にあたり、追加で準備の手間がかかることがありません。
3．多言語表示で留学生が相談できる環境づくりを実現
大学には多くの留学生が在籍しています。履修相談予約のサイトを多言語表示可能にしておくことで、日本語がネイティブではない学生でも安心して予約に踏み切れます。
RESERVA公式YouTubeでは、大学職員の方に役立つ動画を公開しています。ぜひご覧ください！
履修相談予約におすすめなRESERVAの5つの機能
RESERVA予約システムでは、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは多様な機能のなかから、履修相談予約におすすめの5つの機能について解説します。
Ⅰ．予約者情報カスタマイズ
RESERVA予約システムでは、予約時に氏名（漢字）、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号が入力必須となっています。それに加え、定型項目として、住所や生年月日、性別を全ての料金プランで追加できます。さらに、管理者が自由に項目を編集できるため、学部や学科、学籍番号などの学生情報を集めることも可能です。大学には属性の異なる大学生が多く在籍していますが、相談に来る学生の情報を事前に把握できることで、効率的かつ学生に寄り添った親身な履修相談が実現します。
また、予約した学生の情報はいつでも編集可能なため、情報の変更に手間がかかりません。さらに、収集した情報は管理画面からかんたんに確認できるため、大学職員は「いつ・だれが・どのメニューを」予約したのかリアルタイムに把握することが可能です。これによって、職員間での情報共有がスムーズになるとともに、大学職員の履修相談に関わる業務負担が軽減します。
・予約者情報カスタマイズについてはこちら
Ⅱ．予約アンケートのカスタマイズ
予約する際、連絡先入力画面に、学生や履修登録にまつわる事前のアンケートを設置できます。事前にアンケートを入力してもらうことで、履修登録に関する学生の悩みを理解できます。これによって、大学職員は予約当日に備えて準備することが可能となり、当日はスムーズに履修相談に乗ることが可能になります。また、学生も相談当日にアンケートに記入する手間が減るため、授業や部活動で忙しい学生の利便性が向上します。
アンケートは、ラジオボタン、チェックボックス、数値入力、自由記述など様々な回答方法の中から最適な形を選択でき、自由にカスタマイズが可能です。また、設問への回答は「必須」と「任意」で選択可能なため、重要な設問だけを必須にすることで、効率よく回答を収集できます。
・予約時アンケートのカスタマイズについてはこちら
Ⅲ．Zoom連携
RESERVA予約システムでは、ビデオチャットツール「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっています。近年は、オンライン授業が増えていることから、毎日通学しない学生が多いです。そこで、オンライン予約メニューを作成することで、時間・場所を問わずに履修相談ができるため、学生の利便性向上が期待できます。また、対面での相談となると、大学の相談室や教室を確保する必要がありますが、オンライン履修相談では大学職員が相談スペースを確保する手間が省け、職員の負担軽減につながります。
また、オンラインでの予約と同時に、オンラインミーティングが自動で作成されるとともに、参加のためのURLやパスワードは自動的にRESERVAから予約者にメールで送付されます。このように、オンインメニューの作成から予約リンク作成までワンストップで提供できることで、大学職員は手間をかけず、かんたんにオンライン上での履修相談を行えます。
・Zoom連携についてはこちら
Ⅳ．閲覧・予約制限
閲覧・予約制限機能は、特定の人だけが予約サイトを閲覧できるようにする機能です。例えば、履修相談予約の場合は、合言葉を設定して学生だけに共有することで、学外の人が予約するのを防げます。仮に予約サイトのURLを知られても、合言葉を入力しなければサイトを閲覧できないため、セキュリティ対策にも効果的です。
また、合言葉はサイト全体だけでなく、メニューごとにも設定できます。これによって、学部や学科ごとでサイトを分けることなく、1つのサイトで学生の履修相談予約を受け付けることが可能です。
・閲覧・予約制限機能についてこちら
Ⅴ．残席数表示
残席数表示機能を用いることで、予約の可・不可だけではなく、予約枠に残席数や、○✕のアイコンを表示します。これによって、予約者は予約の空き状況を一目で確認できるため、予約状況の問い合わせにかかる負担軽減につながります。また、残席数が一定数以下になった場合にだけ残席数を表示させることも可能です。
新学期が始まる時期は、多くの学生が特定の日に集中して学生課に訪れることが予想され、職員の対応が追い付かない場合があります。そこで、予約サイトを設け、残席数表示機能を活用することで、履修相談に訪れる学生の分散と効率的な履修相談予約が期待できます。
・残席数表示機能についてはこちら
まとめ
本記事では、大学職員に向けてRESERVA予約システムのおすすめ機能について紹介しました。RESERVAの機能をフル活用して、オリジナルな予約サイトを作成すれば、学生の満足度が高い履修相談を実現できます。今回紹介した機能を効果的に活用し、さらに魅力ある予約サイトを構築してみてはいかがでしょうか。