イベントを開催する企業や事業主にとって、スムーズな運営はかんたんではありません。特に、大規模なイベントでは参加者の予約受付が増えるほど対応に追われ、顧客管理が行き届かなくなる傾向にあります。また、電話やメールで予約を受け付ける際には、個人情報の安全管理の面でリスクを伴います。さらに、日本全国で多くのイベントが同時に開催される中、集客において他社との差別化が求められます。オリジナリティのある企画を立てることができても、その魅力が十分に伝わらなければ、参加者が思うように集まらないのが現状です。
こうした運営上の課題を解決する手段として、近年注目されているのが予約フォームの導入です。予約フォームを導入することで、運営側は24時間予約を受け付けることができ、スムーズな予約導線を確保可能です。さらに、取得した予約情報を基に、イベントや参加者に関して効果的なデータ分析が可能になり、イベント運営の質が向上します。
本記事では、このようなイベント運営者が抱える課題と、それを解決する予約フォームのメリットについて詳しく解説します。さらに、特におすすめの予約フォームのシステム「RESERVA」の機能と特徴についても紹介し、イベント運営をどのように効率化できるのかを説明します。
イベント運営者が抱える課題
企業や事業主は、イベントを運営するにあたってさまざまな課題を抱える傾向にあります。
予約受付が大変
イベントの予約受付には、電話やメールといった手段がよく使われます。電話予約の場合、スタッフが一件ごとに対応し、日時や参加者情報を口頭で確認・記録する必要があります。この方法はリアルタイムでの応答が可能ですが、他の業務を圧迫しやすいです。また、情報の聞き間違いや書き取りミスが生じやすい点も課題です。
一方、メール予約では、参加者が自由なタイミングで申込みができる一方、運営側がメールの確認や返信作業に時間がかかり、送信・返信の行き違いが発生する可能性があります。さらに、複数のメールを管理する手間も増えるため、対応漏れや返信の遅れが生じやすく、参加者への連絡に支障をきたすことがあります。
このように、電話やメールでの予約受付は、細やかな管理と正確な情報記録が求められるため、事務作業が増える一因となります。
個人情報の管理とセキュリティ
個人情報の管理とセキュリティの面も大きな課題です。電話予約では、参加者の名前や連絡先などを手書きや表計算ソフトに入力することが多く、情報の紛失や漏洩のリスクが伴います。
また、メール予約の場合も、受信ボックスに個人情報が蓄積されるため、情報管理が煩雑になりがちです。特に、複数のスタッフがアクセスできる環境では、権限の管理や古いメールの削除が徹底されない場合があり、情報漏洩のリスクが高まります。
集客を行いにくい
日本各地で数多くのイベントが開催されている中で、人々の注目を集めるのは容易ではありません。たとえオリジナリティのある企画を立てても、その魅力が十分に伝わらなければ、参加者を集めるのが難しいです。
さらに、ターゲット層に適した広告や宣伝、SNSの活用が不十分であれば、狙った層にリーチできず、集客が思うように進まないことも多いです。
イベントに予約フォームを用いるメリット
これらの課題は、予約フォームを導入することで解決できます。本項では、予約フォームを用いるメリットを紹介します。
24時間受付が可能
予約フォームを活用すると、イベントの予約受付が24時間可能になります。参加者は、自分の都合に合わせて深夜や早朝などいつでも申し込むことができ、時間の制約にとらわれずに予約ができます。これにより、イベント運営側は、日中は忙しくて予約を行えない層にもアプローチしやすくなり、参加機会の拡大を見込めます。
さらに、予約受付が自動化されるため、スタッフの負担が軽減され、他の業務に集中できる環境が整います。また、運営側はリアルタイムで予約状況を確認できるため、残席管理も効率的に行えます。
予約導線をスムーズにできる
また、予約の流れをスムーズに整えることも可能です。運営側は、イベント告知を行うWebサイトやSNS、プレスリリースなどのチャネルに予約フォームへのリンクを設置できるため、告知を見たユーザーが興味を持った瞬間に、かんたんな操作で申し込みを行えます。
また、運営側はチラシや雑誌といった紙媒体での告知においても、QRコードを掲載することで、手間なく予約フォームにアクセスできる環境を提供できます。こうしたスムーズな予約導線を作ることでユーザーは気軽に申し込めるようになり、集客効果の向上が実現します。
予約データから分析可能
イベント参加者に関するデータを効率的に収集し、分析に活用できることも注目に値します。申し込みの際、参加者に必要な情報を入力してもらうことで顧客情報をデジタル形式で蓄積できるため、マーケティングを行いやすくなります。
たとえば、名前や参加日時などの必須項目に加えて、興味のあるコンテンツ、過去のイベントの参加経験などの質問も設定することで、参加者の関心や傾向に関する貴重な情報を収集できます。このデータは、ターゲット層のニーズ把握に貢献する重要な資源であり、次回のイベント企画に活かすための参考になります。
RESERVAの予約フォームで、イベント運営がスムーズに
イベントに予約フォームを導入するにあたって、おすすめなのがRESERVA（レゼルバ）予約システムの導入です。 RESERVAは、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
RESERVAのおすすめ機能
予約者情報カスタマイズ機能
RESERVAの予約フォームは、すべてのプランで予約時に氏名（漢字）、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号が入力必須となっており、顧客の情報を詳しく知ることができます。それに加えてゴールドプラン以上のユーザーであれば、予約者情報カスタマイズ機能によって顧客から収集する情報を細かく設定できます。
具体的には、予約画面にて質問項目を追加し、顧客により多くの情報を入力してもらうことができます。この機能を利用することで、顧客の連絡先のみならず来店目的や特別な要望まで、詳細な情報を把握することが可能です。
マーケティングや競合との差別化に活用できるデータをさらに得られるため、非常におすすめな機能です。
RESERVAの料金プランについてはこちら
予約者情報カスタマイズについてはこちら：予約者情報カスタマイズ（属性追加編集）
堅固なセキュリティ機能
RESERVAは堅固なセキュリティ機能を搭載しているため、顧客のデータベースを安全に守ることができます。
特に注目すべきなのは、不正ログインロック機能です。この機能により、パスワードを連続して間違えるとアカウントが自動的にロックされます。不正アクセスのリスクが大幅に減少するため、顧客データが守られます。
二要素認証も重要な機能として挙げられます。これは、IDとパスワードだけでなく、一度限りのパスコードも使用して管理画面にログインする認証方法です。二重の保護によりセキュリティが一層強化されるため、特にセキュリティを重視する顧客層の信頼を獲得できます。
さらにRESERVAは、ISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しており、不正アクセス対策やデータの保護・暗号化の実施もされているため、安全にデータを管理することができます。
RESERVAのセキュリティ対策についてはこちら
不正ログインロックについてはこちら：不正ログインロックで予約サイトのセキュリティを強化！
二要素認証についてはこちら：ワンタイムコードでより強固なセキュリティを構築しよう！
豊富なマーケティング機能
RESERVAには、イベントに適したマーケティング機能が豊富にあります。
まず挙げられるのは、予約データ分析機能です。この機能は、過去の予約情報をもとに予約件数の推移などを分析することができます。具体的には、月別・日別・時間帯別の予約傾向をグラフ化し、需要の高い時期や人気のイベントを特定します。運営側は、先述した予約者情報カスタマイズ機能で得た情報と併せて分析することで、顧客理解の精度を高めることが可能です。
SEO対策機能も利便性が高いです。この機能は、GoogleやYahoo!などの検索エンジンにおいて、予約サイトを上位表示させるための最適化を行えます。これにより、予約サイトへのアクセス数を増やし、新たなイベント参加者数を獲得することができます。
予約データ分析についてはこちら：予約者の動向を数値化して改善点を発見しよう！
SEO対策についてはこちら：SEO機能を使って自社を広めよう！
まとめ
本記事では、イベントを運営する企業や事業主が抱える課題と、解決策として効果的な予約フォームの詳細、そしてその中でもおすすめなRESERVAについても解説しました。RESERVAは、予約者情報のカスタマイズ機能やセキュリティ機能、マーケティング機能など、イベント運営に特化した多彩な機能を備えています。集客に課題を感じている担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。