近年、技術の進化とともに私たちの日常生活は大きく変化しています。その中でも特に注目されているのが、コミュニケーションの在り方です。新型コロナウイルス感染症のパンデミックを契機に、人と人とのつながり方はリアルからオンラインへと急速にシフトしました。医療機関や介護施設など、多くの施設で面会制限を余儀なくされ、家族や大切な人と直接会えないという状況が発生しました。これにより、「オンライン面会」という新たな選択肢が出現し、急速に広がり、単なる一時的な手段にとどまらず、持続可能なコミュニケーションの方法として定着しつつあります。
オンライン面会は、時間や距離を超えたつながりを可能にし、日常における安心感を提供する重要な役割を果たしています。本記事では、このオンライン面会がもたらすメリットについて詳しく解説し、読者がその利点を最大限に活用できる便利な予約システムRESERVAについても紹介します。
オンライン面会とは
オンライン面会とは、インターネットを利用して離れた場所にいる人同士が、リアルタイムで顔を合わせて会話できるコミュニケーション方法を指します。ビデオ通話機能を備えたアプリやプラットフォームを介して、パソコンやスマートフォンを通じて行われます。医療機関や介護施設での実施が広がっており、入院中の患者や施設に入所する高齢者と家族が、距離を問わずにつながることができる便利な手段です。
従来の面会方法は、物理的に同じ場所に集まる必要があり、移動時間や距離、交通費といった負担が伴いました。また、感染症や流行病のリスクが高まると、面会そのものが制限されることもあります。一方で、オンライン面会はインターネット環境さえ整っていれば、場所や時間を問わずに利用でき、移動の手間やコストを削減しつつ、感染症リスクを抑えた面会が可能です。
さらに、オンライン面会は病院や施設側にとっても効率的です。管理体制を整えることで、患者や入所者のスケジュールに合わせた柔軟な対応がしやすくなり、面会室の混雑を避けることができます。このように、オンライン面会は単に一時的な措置ではなく、従来の面会の課題を解消する持続可能な選択肢として注目されています。
オンライン面会の主なメリット
オンライン面会のメリットは 様々あり、ここでは4点ピックアップして紹介します。
感染症対策としての有効性
オンライン面会の最大のメリットは、感染症対策における有効性です。特にインフルエンザなどの感染症が流行する際、直接の面会は感染拡大のリスクを伴います。医療機関や介護施設など、人が密集し、かつ体の不調を抱える人が集まる場所では、感染を防ぐための制限が厳しくなることがあり、面会自体が中止されることも少なくありません。
オンライン面会を活用することで、家族や親しい人と顔を合わせて話す安心感を保ちながら、感染リスクを回避できます。物理的な接触を伴わないため、面会者や施設内の他の患者・入所者への感染拡大の心配がありません。また、面会者自身も外出による接触機会を減らせるため、自宅から安全にコミュニケーションを取ることが可能です。
感染防止と家族とのつながりを両立できるオンライン面会は、今後も多くの施設で標準的な施策として導入され続けると予想されます。
地理的・時間的制約の解消
オンライン面会の利点の一つに挙げられるのは、地理的・時間的な制約を取り払うことで、面会がより手軽でアクセスしやすくなる点です。従来の対面での面会は、物理的にその場に足を運ぶ必要があり、特に遠方に住んでいる家族や、仕事や家庭の都合で忙しい人々にとっては、頻繁に訪れることが困難でした。交通費や移動時間の負担も、面会を継続する上での大きな障壁となっていました。
オンライン面会では、これらの制約が解消されます。インターネット環境とビデオ通話ができる端末さえあれば、場所を問わずに接続できるため、たとえ家族が異なる都市や国に住んでいても、顔を合わせてコミュニケーションを取ることが可能です。これにより、物理的な距離を超えて、家族の絆を維持することができます。
さらに、面会時間も柔軟に設定できるため、忙しいスケジュールの中でも家族との時間を作りやすくなります。夜間や早朝でも相互の都合が合えば面会が可能で、特に複数の家族が異なる時間帯で働いている場合にも、調整が容易です。オンライン面会は時間と空間の制約を解消し、どこからでも気軽に大切な人との交流を楽しむことができる便利な方法として多くの人に受け入れられています。
精神的な安心感の提供
オンライン面会は、入所者や患者にとって精神的な安心感をもたらす重要な役割を果たします。医療機関や介護施設に長期間入所している人々は、身体的な健康だけでなく、精神的な健康の維持も大切です。しかし、直接会うことが難しい状況では、家族とのつながりが途絶えがちになり、孤独感や不安感を抱きやすくなります。
オンライン面会を通じて、家族や友人の顔を見ながら話をすることで、入所者や患者は大きな安心感を得ることができます。顔を見て言葉を交わすという体験は、単なる電話の会話やメッセージのやり取りとは異なり、視覚的な情報が加わることで親近感や温かさが生まれます。これにより、入所者や患者は自分が家族や友人から気にかけられていると実感し、心の安定や安心感を得ることができるのです。
また、家族側も同様に、オンライン面会を通じて大切な人の様子を確認し、安堵を得ることができます。特に高齢者や重病の患者にとって、家族との絆が精神的な支えとなり、治療への意欲や生活の質の向上につながるケースも多く報告されています。オンライン面会を有効活用し、家族の存在を実感できることで、孤独や不安を軽減し、日々の生活に希望や喜びをもたらします。
コスト削減
オンライン面会の導入は、家族や面会者にとって経済的な負担を大きく軽減するという利点もあります。従来の対面面会では、面会者が施設まで移動するための交通費や燃料費がかかり、特に遠方に住んでいる家族にとっては大きな出費となっていました。また、移動には時間がかかり、そのために仕事や日常生活のスケジュールを調整する必要がありました。
オンライン面会では、これらの費用や時間を大幅に節約できます。インターネット環境とビデオ通話ができる端末さえあれば、自宅や職場、さらには旅行先からでも気軽に面会が可能です。移動にかかるコストや時間を削減することで、家族は頻繁に面会を行いやすくなり、精神的なつながりを維持することができます。
また、オンライン面会は忙しい人々にとっても理想的です。交通渋滞や移動時間を考慮することなく、合間の時間を使って簡単に参加できるため、仕事や家庭の事情で面会の頻度を減らさざるを得なかった人々にとって、新しい選択肢となります。このように、オンライン面会は単なる便利なコミュニケーションツールとしてだけでなく、時間と費用の両方の面で効果的なソリューションとして多くの人々に支持されています。
オンライン面会のデメリットと対策
オンライン面会はメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。対策も交えながら紹介します。
技術的な課題
オンライン面会は多くのメリットをもたらしますが、技術的な課題は無視できません。特に、高齢者や機器の操作に慣れていない人々にとって、オンライン面会の利用にはハードルがあることが事実です。操作方法が分からなかったり、トラブルが発生した際に対処できなかったりすることで、せっかくの面会機会が無駄になってしまうこともあります。
対策
まずはサポート体制の充実が重要です。例えば、施設側が事前に高齢者に対して分かりやすい操作マニュアルを提供したり、かんたんなトレーニングを実施することで、利用者の不安を軽減できます。操作手順をステップごとに説明した視覚的な資料やビデオガイドを用意することで、理解を深めることができます。
また、家族側のサポートも効果的です。事前に親族が自宅でビデオ通話の練習を行ったり、通話中にリモートでアシストすることで、高齢者がスムーズに面会を行えるようになります。施設内でのオンライン面会を支援するスタッフを配置することも一案です。スタッフがデバイスの準備やトラブルシューティングをサポートすることで、技術的な不安が軽減され、利用者が安心して面会を楽しむことができます。
さらに、使いやすいツールの選定も重要です。複雑な操作を必要としない、直感的なインターフェースを持つビデオ通話アプリの使用は、高齢者や初心者にとって使いやすくなります。これにより、オンライン面会をより快適でストレスフリーなものにすることができます。
プライバシーの懸念
オンライン面会で、プライバシーの懸念は避けられない課題の一つです。インターネットを通じて面会が行われるため、個人情報やプライベートな会話が外部に漏れるリスクが伴います。特に、病院や介護施設といった医療分野では、個人の健康情報を守ることが重要であり、適切なセキュリティ対策が必要です。
対策
この問題に対する対策として、まずは安全なビデオ通話プラットフォームの選定が不可欠です。暗号化を提供し、通信の内容が外部に漏れないように保護されていることが理想です。暗号化された通信は、通話中に第三者が情報にアクセスするリスクを大幅に低減します。
また、アクセス権限の管理も重要です。面会用のリンクやパスワードを安全に管理し、不要な人が面会に参加できないようにすることで、プライバシーを守れます。施設や家族は、通話を開始する前に参加者が適切な人だけであることを確認し、不要なリスクを防ぐための手順を徹底する必要があります。
セキュリティ教育の実施も有効な手段です。施設のスタッフや家族がオンライン面会におけるリスクを理解し、プライバシーを保護するための基本的な対策を知っていることは、面会を安心して行うために欠かせません。例えば、面会時には公共のWi-Fiを使用しない、パスワードの定期的な変更、個人情報を含む会話内容に気を付けるなどの指導を行うことができます。
最後に、専用ソフトウェアの活用も考えられます。医療機関や施設向けに設計された専用のオンライン面会システムは、一般的なビデオ通話アプリよりもセキュリティ面で強化されており、プライバシー保護に適しています。これにより、安心して面会を行い、家族や患者のプライバシーを確保することができます。
オンライン面会の導入ステップと始め方
初めてオンライン面会を試みる人や、スムーズに実施したい人にとって、事前の準備と基本的なポイントを押さえておくことは欠かせません。本章では、オンライン面会を快適に行うために必要な機器の選び方や、安定したインターネット環境の整備について解説します。
必要な機器と環境の準備
オンライン面会をスムーズに行うためには、適切な機器と安定したインターネット環境の準備が必要です。機器それぞれの特徴と、インターネット環境の整備方法について詳しく解説します。
(1) 情報通信機器
面会に必要な機器には、パソコン、タブレット、スマートフォンの3つの主要な選択肢があります。それぞれの特徴を以下にまとめます。
| パソコン | ・大きな画面と安定した動作で、オンライン面会に最適 ・複数人が参加する面会や長時間の面会にも向いている ・カメラは内蔵カメラが利用可能 ・画質や音質を高める場合は外付けのWebカメラやマイクを追加 |
| タブレット | ・手軽に持ち運びができるため、利便性の面で優れている ・操作がシンプルで、技術的な操作が苦手な人でも使いやすい ・画面もスマートフォンより大きく視覚的に見やすい |
| スマートフォン | ・最も手軽で広く普及しており、多くの人が利用しやすい ・外出先でもオンライン面会に参加可能 ・長時間の利用では充電が切れる恐れがある ・画面が小さめ ・視認性を確保したい場合はスマートフォンスタンドを使用 |
(2) インターネット環境の整備
安定したオンライン面会を行うためには、高速かつ安定したインターネット接続が不可欠です。最低でも10Mbps以上の通信速度が推奨されます。Wi-Fi環境が整っていれば問題ありませんが、より安定した通信を求める場合は有線LANを使用することが望ましいです。
モバイルデータ通信を利用する場合は、データ容量に注意してください。オンライン面会はビデオ通話であるため、データの消費が激しく、制限を超えてしまうと速度制限がかかることがあります。そのため、できるだけWi-Fiや光回線を使用し、通信が安定した環境で面会を行うことをおすすめします。
また、接続が不安定な場合は、ルーターの再起動やネットワークの混雑を避けるために時間帯を調整するなどの工夫も有効です。事前に接続テストを行い、音声や映像の確認をしておくことで、スムーズな面会が実現します。
推奨されるツール
オンライン面会を行う際、どのツールやアプリを使用するかはスムーズな体験において非常に重要です。以下は、使いやすさや機能性で評価されているビデオ通話アプリと、それぞれの特徴を紹介します。これらを活用することで、面会の質を向上させることができます。
(1) オンラインビデオ通話ツール
| Zoom | ・広く利用されているビデオ通話アプリ ・操作がシンプルかつ多機能 ・画面共有や複数人が参加できるミーティング機能が充実しており、家族全員での面会にも最適 ・音声・映像の品質が高く、グループ通話でも安定 |
| Google Meet | ・Googleアカウントを持っている人なら無料で利用可能 ・ブラウザ上で直接アクセスできるため、アプリのインストールが不要 ・初心者にも使いやすく、セキュリティ面でも信頼性あり |
| Skype | ・長年にわたり利用されているビデオ通話ツール ・ビデオ通話だけでなくチャットや音声通話もサポート ・機器に不慣れな方でも比較的簡単に使いこなせる |
(2) 予約システム「RESERVA」
オンライン面会の計画やスケジュール管理に関しては、予約システム「RESERVA」が便利です。RESERVAは、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。かんたんに予約専用Webサイトを作成でき、病院や介護施設の面会予約にも対応しています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった企業におすすめです。
面会のスケジュールを事前に組むことで、利用者や施設の運営の負担を減らすことができます。特に、RESERVAは無人対応や受付自動化もできるため、業務効率化の観点でも有効です。
ポイント1 堅固なセキュリティ機能
RESERVAは堅固なセキュリティ機能を搭載しているため、顧客のデータベースを安全に守ることができます。特に注目すべきなのは、不正ログインロック機能です。この機能により、パスワードを連続して間違えるとアカウントが自動的にロックされます。不正アクセスのリスクが大幅に減少するため、顧客データが守られます。
二要素認証も重要な機能として挙げられます。これは、IDとパスワードだけでなく、一度限りのパスコードも使用して管理画面にログインする認証方法です。二重の保護によりセキュリティが一層強化されるため、特にセキュリティを重視する顧客層の信頼を獲得できます。
さらにRESERVAは、ISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しており、不正アクセス対策やデータの保護・暗号化の実施もされているため、安全にデータを管理することができます。
ポイント2 Zoom連携機能
RESERVA予約システムでは、ビデオチャットツール「Zoom」との連携機能が備わっており、オンラインメニューの作成から予約リンク作成まで予約システムが準備します。オンライン面会は時間・場所の制限なく開催できるため、忙しい家族や遠方に住んでいる家族でも面会の機会を増やせます。
面会の予約が完了した時点で、オンラインミーティングが作成され、参加するためのURLやパスワードがRESERVAから予約者へメールで自動送信されます。セキュリティ機能を有効にすれば、発行されたZoomのURLからは1人1回しか入れないようになり、一度ミーティングを退出してしまうと、再度ホストから招待をもらわなければ参加できません。パソコンに詳しくなくても、かんたんに安全なオンライン面会を実施できます。
実施手順と注意点
オンライン面会をスムーズに実施するためには、予約方法や実施時のマナー、注意事項を理解しておくことが重要です。オンライン面会を行う際の具体的な手順と、安心して参加するための注意点を解説します。
オンライン面会の予約方法
オンライン面会を実施する際は、事前に予約を取ることでスムーズな進行が可能です。施設や病院のウェブサイトを通じて予約を受け付けている場合もありますが、専用の予約システムを活用するとより便利です。特に、RESERVAなどの予約システムは、施設側と面会者の双方にとって使いやすく、オンラインでのスケジュール管理がかんたんです。予約を行う際は、希望日時、参加者情報、ビデオ通話のリンクなどを確認しましょう。
実施時のマナー
オンライン面会を行う際には、次のマナーを心掛けましょう。
静かな環境を整える
周囲の雑音が少ない静かな場所を選び、マイクやスピーカーを通じて相手にクリアな音声が伝わるようにします。
時間を守る
予約した時間に遅れないよう、数分前にログインして準備を整えておきましょう。
話し方と視線
カメラの位置を調整して、話している相手と目が合うようにし、落ち着いた声量で話すことを心掛けます。
注意事項
オンライン面会をより快適に行うため、以下のポイントに注意してください
インターネット接続の確認
事前にインターネット接続が安定しているか確認します。Wi-Fiの電波が弱い場合は、接続場所を変えるか、有線LANの利用を検討します。
デバイスの準備
使用するパソコンやタブレット、スマートフォンのバッテリー残量を確認し、必要であれば充電器を用意しておきます。カメラやマイクが正しく機能しているかも事前にテストします。
セキュリティ対策
ビデオ通話のリンクやパスワードは第三者に共有せず、プライバシーを守るためのセキュリティ対策を徹底します。
バックグラウンドの設定
背景が散らかっていると相手に不快感を与える可能性があるため、整理された場所で行うか、ビデオ通話アプリのバーチャル背景機能を活用します。
オンライン面会の導入事例
予約DX研究所の以下の記事では、オンライン面会を導入している医療機関の事例をより詳しく紹介しています。 ここでは一部を抜粋して紹介します。
市立旭川病院
北海道の市立旭川病院は、感染症予防のため、予約システムRESERVAを使い予約制の面会を始めました。当院は25科の診療科からなる総合病院であり、年間6万人以上の患者が入院しています。予約サイトでは、病棟ごとにメニューを分け、面会予約を受け付けています。予約システムを利用することで、入院患者数の多い旭川病院でもかんたんに面会者の管理が可能です。
予約を進めると、事前アンケートで面会者の情報を聞いています。予約システムを活用することで、面会者情報をシステム上で容易に管理できます。また、誰が何度来訪したかを予約回数から把握できるため、面会制限の手間を減らせます。情報管理が一元化されることで、業務手続や病院事務の効率化を進めることが可能です。
参考サイト：市立旭川病院
まとめ
オンライン面会は、技術の進化とともに新たなコミュニケーションの形として多くの人に受け入れられています。感染症対策としての有効性や、地理的・時間的制約を超えて家族や友人とつながることができる利便性、さらには精神的な安心感を提供する点で、従来の面会方法を補完し、より豊かな交流を実現しています。また、移動に伴うコストや時間の節約という面でも多くのメリットをもたらします。
一方で、技術的な課題やプライバシーの懸念といったデメリットも存在しますが、適切なサポート体制やセキュリティ対策を講じることで、これらの課題は十分に克服可能です。RESERVA予約システムなどの便利なツールを活用することで、面会のスケジュール管理もかんたんに行えるようになります。
今後、オンライン面会はさらに多くの場面で活用され、病院や介護施設だけでなく、遠方の家族や忙しい人々が手軽にコミュニケーションをとる方法として、その役割はますます重要になります。オンライン面会を積極的に取り入れることで、物理的な距離を超えたつながりを実現し、より豊かな生活を楽しむことができます。