病院の面会予約｜病院の業務効率化を進める予約システムの導入

新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、病院の面会は大きく変化しました。そして現在、パンデミックにより制限されていた病院の面会が徐々に緩和されつつあります。そのような中、患者とその家族、そして病院で働く人にとって最適な面会の形をとるために予約システムの導入が進んでいます。

予約システムの導入は、面会予約を一元化するだけでなく、病院事務の効率化にも影響します。そこで今回は、病院が面会予約にオンライン予約システムを導入するメリットや、実際の導入事例を紹介します。

病院の面会における課題

病院の面会に関する課題は主に3点あります。

面会予約対応の限界

病院が面会予約に対応できる時間には限りがあります。電話やメール、直接来院しての予約では、病院の受付時間内に予約を行う必要があり、日中仕事をしている人にとっては予約を取りづらいシステムであるため、面会者が限られてしまいます。また病院側としても、電話やメールの応対は、スタッフの時間を多く消費することになり、効率的であるとは言えません。

長時間の待機

面会が予約制でない場合は、予約を来院順で受け付けることなります。例えば、相部屋の患者の家族と時間が重なった場合は、同じ部屋の患者の家族が帰るまで待たなければならず、長い待ち時間を病院で過ごさなければなりません。

また、待ち時間がない場合でも、来訪予約の受付時には、病院に到着してから面会者情報を記入しなければなりません。貴重な時間を使って面会に来ているにもかかわらず、院内で無駄な時間を過ごすことになるでしょう。

注意事項の周知

新型コロナウイルス感染症まん延後、病院の面会ではマスクの着用規制や面会人数・時間の制限を行う病院が増えてきています。これらは院内感染のリスクを減らし、安心できる病院を運営するために欠かせないことです。しかし、このような注意事項を面会者に確実に周知させなくてはなりません。

口頭での注意喚起は、言い洩らす可能性が高く、ホームページの記載は、予約者の目に確実に留まるかわかりません。注意喚起が正しく行われていないことは、患者の家族とのトラブルのきっかけになるでしょう。

予約システム導入によるメリット

病院の面会予約には、いくつかの課題あることがわかりました。しかしこれらの課題は、予約システムの導入によって解決することができます。ここでは予約システムを導入することで病院にもたらされるメリットを紹介します。

面会を効率的に進められる

予約システムを導入することで、面会予定時刻までに準備を確実に行うことができるため、面会をスムーズに進められます。また、事前アンケートを使うなどして面会者の個人情報を集めれば、病院到着後、個人情報を記入する必要がありません。面会の機会を制限している病院も多く、数少ない機会を効率的に進めたいと考える患者の家族は多くいると考えられます。そのため、到着後すぐに面会を始められる環境づくりが重要です。

面会者の混雑緩和

予約システムを使うことで、同時刻に面会者が来院するのを未然に防ぐことができます。来院時刻が分散することで、院内だけではなく併設の駐車場などの混雑も緩和することが可能です。予約システムを使うことで面会時間をかんたんに調整でき、患者のプライバシーをより確実に確保することができます。

面会者情報の適切な管理

面会者の情報管理は、患者の安全管理のためにも重要です。誰が病院に出入りしているのかを把握することで、患者の安全確保や感染予防につながります。院内感染対策として、面会者の健康状態を確認することは欠かせません。

しかし、病院に面会者は一日何人も訪れるため、手書きの面会票では膨大な量になってしまいます。デジタル化するにしても、手書きのメモをいちいち入力するのは、多くの時間を要する大変な作業です。予約システムを活用することで、面会者情報をシステム上でかんたんに管理できます。また、誰が何度来訪したかを予約回数から把握できるため、面会制限を行うことも難しくありません。

予約システム導入事例

市立旭川病院

北海道の市立旭川病院は、感染症予防のため、予約システムRESERVAを使い予約制の面会を始めました。当院は25科の診療科からなる総合病院であり、年間6万人以上の患者が入院しています。予約サイトでは、病棟ごとにメニューを分け、面会予約を受け付けています。予約システムを利用することで、入院患者数の多い旭川病院でもかんたんに面会者の管理が可能です。

当院の予約サイトでは、事業者情報について記載する「About us」という項目を、「当院について」と変更しています。このように一目見てわかりやすく、使いやすい予約サイトを作ることで、面会者の病院への安心感が高まります。

予約を進めると、事前アンケートで面会者の情報を聞いています。予約システムを活用することで、面会者情報をシステム上で容易に管理できます。また、誰が何度来訪したかを予約回数から把握できるため、面会制限の手間を減らせます。情報管理が一元化されることで、業務手続や病院事務の効率化を進めることが可能です。

相和病院

相和病院は、神奈川県相模原市に位置する医療療養病院です。在宅医療が困難な方、継続的な医療を必要とする方などの重症患者を多方面から受け入れており、入院期間に制限はありません。

当院では、予約システム上でリモートと対面の2種類の面会を受け付けています。絞り込み機能を使うことで、リモートと対面、どこの病床にいる患者なのかを絞れるため、メニューの種類は豊富ですが、かんたんに希望の枠を見つけることが可能です。

当院では、事前アンケートを注意事項の確認に活用しています。回答が必須になっているため、確実に面会者の目にとめることが可能です。病院の面会は、新型コロナウイルス感染症のパンデミック後、多方面で厳しく規制されています。アンケート機能を使い確実に注意喚起することで、後に患者の家族とトラブルになる可能性が減り、病院側も安心して面会を行うことができます。

共立さわらぎ病院

共立さわらぎ産婦人科は、大阪府箕面市に位置する病院で、「話しやすさ」「わかりやすさ」「親しみやすさ」を大切にした医療を提供しています。予約システムでは、入院している母子に面会できる「あかちゃん面会」の予約を受け付けています。

産まれたての赤ちゃんに会いたいと思う家族は多い一方で、母子への負担も考えると準備が必要です。予約システムを使うことで、事前に来院の日時を確定し、病院側も患者側も必要な準備をして待つことができます。

福岡総合病院

福岡総合病院は、福岡県福岡市の天神に位置する総合病院です。米国ニュース誌「Newsweek（ニューズウィーク）」が毎年発表している「World’s Best Hospitals （世界病院ランキング）」において、2024年は日本の病院ランキングで45位に選出されています。

当院では面会をオンラインでのみ行っており、予約システム上で平日火曜日から金曜日、時間は1日3枠の中から都合の良い時間を予約可能です。面会の受付枠が多くないことから、予約システムを使い自分の希望時間をかんたんに予約できる予約システムの導入は欠かせません。

予約サイトを進めると、予約上の注意と受付時間、病院の地図が載っています。当院ではすべてのメニューがオンラインで提供されていますが、各種メニューに地図を掲載することで、病院の分院などでも予約を受け付ることが可能です。メニューごとに別々の位置情報を登録できるため、予約システムをいくつも準備する必要がなくなります。

特に大きな病院や複数の棟がある施設では、面会者が病院内で迷うことなく目的の場所にたどり着ける大きな助けとなります。面会者がどの建物に行く必要があるかをかんたんに把握できるため、タクシーや公共交通機関を利用する際にも、降車場所や最寄りの入り口を事前に知ることができます。

三重県立こころの医療センター

三重県立こころの医療センターは、三重県民のこころの健康をめざし、精神科疾患があっても地域で安心して暮らせるよう、医療サービスを提供している病院です。

当院の予約サイトは、メニューが患者の入院している建物ごとに分かれています。カラー分けされているため、カレンダーからかんたんにメニューを見つけ出すことが可能です。

当院は、プライバシーポリシーを設定して予約サイトの「お知らせ」に掲載しています。お知らせは、最新のものから3件はメニューの上部に表示されるため、確実に情報を伝えたいときに最適な機能です。

参考サイト：三重県「三重県立こころの医療センター」

予約ページ：https://reserva.be/556menkai

病院の面会予約には予約システムRESERVA

病院の面会予約において、患者の家族は予約の利便性や受付の安心感を求めています。予約システムを導入することで、これらのサービスの質を継続的に改善し、病院の信頼性と価値を高めることができます。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった企業におすすめです。

病院の面会予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回は、病院の面会予約の課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして実際に導入した病院の事例を紹介しました。予約システムの導入は、予約業務に限らず病院事務全体の業務効率化を実現します。予約システムを導入して、面会をスムーズに行いたい病院は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。