トークセッションイベントの予約｜イベントの体験満足度を高める予約システムの紹介

有名人の普段とは違った気さくな姿を見ることができ、著名人とまるで一緒に会話しているかのような空間を楽しめるトークセッションイベント。講演会とは異なり、カジュアルな雰囲気でエンターテイメント性が高いため、顧客との距離を縮めたり、ポジティブな印象を与えたりする際に最適なイベントです。

このようなトークセッションイベントにおいて、顧客が手軽に参加できるようにするために、予約システムを用いたDX（デジタルトランスフォーメーション）が欠かせません。

本記事では、トークセッションイベントにおける課題、予約システムを導入するメリット、さらには実際に予約システムを導入しているイベント事例を紹介します。

トークセッションイベントの予約に関する課題

トークセッションイベントの予約に関する課題は3つあります。

予約のキャンセルや変更手続きの複雑さ

まず挙げられる課題は、予約のキャンセルや変更が増え、運営側の管理が煩雑になることです。キャンセルが入ることで、予約の空き状況を最新情報に変更しなければならず、スタッフの負担が増加し、他の業務に支障をきたします。また、電話やメールでの予約受付では、顧客情報の手入力ミスによる予約漏れや、ローカル管理による顧客データ紛失の恐れがあります。さらに、キャンセル待ちの参加者に対する連絡や、新たな予約の受付など、連絡業務も多岐にわたるため、コミュニケーションエラーも発生しやすくなります。運営全体の効率が低下し、結果としてイベントの質が損なわれます。

顧客満足度の低下

トークセッションイベントを楽しみにしている顧客にとって、予約時や当日の手続きが煩雑であることは、体験の満足度を損なう要因です。期待しているイベントだからこそ、顧客は円滑な運営とストレスのないイベント管理を求めており、当日に予約の不備やミスが発生すると、顧客の信頼を一気に失う可能性があります。さらに、運営ミスが目立つイベントは、トークセッションに参加する著名人にも悪い印象を与えます。出演者にとっても、信頼できない運営では安心して参加できません。適切な管理とスムーズな手続きは、出演者と参加者の双方の満足度を高めるために不可欠です。

当日支払いにおける金銭トラブル

事前にイベント予約を受け付けている場合でも、当日は多くのトラブルが予想されます。例えば、当日支払いの場合、金額間違えや現金不足などの金銭トラブルが考えられます。正確な金銭管理は顧客の信用問題において最も重要であり、金銭の授受におけるミスは取り返しがつかない可能性があります。混んでいる会場でミスなく管理することは難しく、イベントの失敗要因の一つにもなります。

予約システム導入によるメリット

このようにトークセッションイベントには、いくつかの課題が存在していることがわかりました。しかし、これらの課題は、予約システムを導入することで解決し、顧客満足度の高いイベントを運営できます。

手作業によるミスの減少

手作業での予約受付には以下のようなミスが生じる可能性があります。

予約システムを導入することで、手作業で行っていた際に生じていたこれらのミスを減らすことができます。

まず、予約システムは予約枠以上の予約を受け付けることはできません。また、電話やメールで予約を受け付けても、顧客情報を適切に入力しないことで、予約漏れや、顧客データの紛失につながります。予約システムを導入することで、予約受付後、自動で顧客管理が行われるため、予約漏れや顧客データの紛失の可能性が極めて低くなります。

ユーザーの利便性向上

予約システムが導入されているイベントでは、オンラインで24時間いつでも予約ができるため、ユーザーは自分の都合に合わせて予約を行うことができます。電話や対面での予約受付時間に縛られることなく、忙しいスケジュールの中でも手軽に予約を完了させることができます。また、ユーザーは予約の確認や変更、キャンセルをオンラインでかんたんに行うことができます。これにより、運営側はユーザーの予約変更にもスムーズに対応でき、ストレスフリーな体験を提供します。

これに加えて、予約システムはリマインダー機能を備えていることが多く、顧客に事前に通知を送ることで、当日キャンセル（ノーショー）を防止します。

予約データのリアルタイム把握

予約システムを導入すると、予約状況をリアルタイムで予約サイトに反映させられます。システムによってはキャンセル待ちも可能で、サービスを受けたい人の都合を考慮しつつ、予約枠を最大限に有効活用できます。人気イベントにおいてはキャンセル待ちは欠かせない機能であり、顧客にとっては少しでも自分にサービスが回ってくる可能性が高くなることで、顧客満足度向上にもつながります。

トークセッションイベントでの予約システム導入事例

マンガが僕らに教えてくれたこと

あーすぷらざは、神奈川県立の総合学習センターで、世界の文化や暮らしにおける国際理解や国際平和、地球規模の課題について、日々の生活の中で考えていくために建てられた施設です。センター内では季節ごとに企画展が行われており、楽しく学び、豊かな感性を育むための展示を見られます。2024年8月25日（日）までは「これも学習マンガだ！展～私たちをとりまくセカイとミライ〜」が実施されており、この企画展に合わせて、「マンガが僕らに教えてくれたこと」というトークイベントが開催されます。当イベントは予約制になっており、RESERVAにて予約を受け付けています。

予約者情報の入力画面では、イベントへの流入経路や今後開催してほしいイベント、今後イベントを開催する際の案内メールの有無についてアンケートを取っています。これらの質問により、県民の期待に寄り添ったイベントの内容や広告戦略を練ることができます。

エチオピア・アートクラブ 凱旋帰国報告 TALK＆LIVEパーティ

エチオピア・アートクラブは、エチオピアの上質なアートを日本に発信し、「多文化共生を包容する豊かな日本の実現」と「日本におけるエチオピア・アートのプレゼンス向上」に貢献をしている団体です。そんな当クラブでは、活動の一環として日本民謡ユニットこでらんにのエチオピア凱旋の帰国報告トークイベントを開催しており、RESERVAにて予約を受け付けています。

予約サイトのメニュー説明欄では、料金や会場、時間などが明記されているため、わざわざホームページまで飛んで確認する必要がありません。また、イベントの概要も明瞭に提示しており、顧客からの問い合わせを最小限に抑えられます。予約システムの導入により、スムーズな予約が可能なうえ、誤解やトラブルの発端が少なくなることで、イベント運営を成功へ近づけられます。

Gediminas Grinius トークセッション～Wins UTMB～

参考サイト：Goldwin

The North Face（ザノースフェイス）などを手掛けるGoldwin（ゴールドウィン）は、ウルトラトレイル世界チャンピオンのGediminas Grinius（ゲディミナス・グリニウス）選⼿のトークセッションを開催し、予約サイト「RESERVA」にて予約を受け付けています。このイベントは、5月に優勝を果たした「AMAZEAN JUNGLE by UTMB（アマジアン・ジャングル・バイ・ユーティーエムビー）」のレース報告と「UTMB MONT-BLANC（ユーティーエムビー・モンブラン）」に向けた戦略や意気込みを語るだけでなく、後半のフリータイムでは写真撮影やサイン会を実施するなど、エンターテインメント性に富んでいます。

当イベントは予約システム上で先着順にて予約を受け付けています。イベント予約、顧客管理などをかんたんに行えるため、業務効率化を図ることが可能です。また、ゴールドウィンでは過去のイベントも同じサイトで受け付けているため、過去の参加履歴から顧客の興味を分析し、より満足度の高いイベントづくりを可能としています。

IKKO Beauty TALK SHOW

阪急三番街では、「美のカリスマ」IKKO氏をゲストに迎え春のBeauty TALK SHOW（ビューティートークショー）を開催しました。キレイの秘訣や美容テクニック、コスメ情報だけでなく、人生相談まで、ビューティーに焦点を当てつつ誰もが楽しめるイベント内容になっています。阪急三番街では、このトークショーの優先観覧席の予約をRESERVAで受け付けています。

芸能人が登壇するイベントでは、大きな期待を寄せる熱心なファンや、通りすがりの人など、多くの観客が集まります。そこで、一部の席を完全予約制にすることで、事前に予約をした人に条件の良い席を確約できます。このシステムにより、顧客満足度の高いトークショーを実現可能です。

予約制の導入には、イベント運営側にも多くのメリットが存在します。まず、座席の事前管理をすることで、当日の混乱を防ぎ、スムーズな運営が期待できます。また、事前予約により参加者の数を把握しやすくなり、適切な人員配置や物資の準備が可能です。さらに、良い席を確約することで、顧客の期待に応え、リピーターを増やす効果もあります。

トークセッションイベントの運営には予約システムRESERVA

トークセッションイベントの予約において、利用者は予約の利便性や受付の安心感を求めています。予約システムを導入することで、サービスの質を継続的に改善し、運営者への信頼性を高められます。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約サイト作成まで最短3分で完了でき、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したい企業にもおすすめです。

イベント来場者の名簿チェック作業は、煩雑になりがちですが、QRコード発行機能を利用することで、当日の会場での受付の手間を削減します。

また、オンラインカード決済機能を利用することで、会場での金銭の授受が省略され、当日、顧客はサービスを受けるだけになります。運営側も当日の会計が不要になることで、業務の負担が軽減されます。

まとめ

今回は、トークセッションイベントの予約上の課題と予約システムを導入するメリット、予約システムの導入事例を紹介しました。予約システムの導入は、予約業務に限らずトークセッションイベントの運営全体の効率化を進めます。予約システムを導入して、トークセッションイベントのスムーズな運営を実現したい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。