劇場・ホールの予約｜運営職員の不足を解決する予約システムの紹介

劇場やホールは、目的に合わせてさまざまな使い方ができ、近年、再び需要が高まり、稼働率が高くなっています。しかし、文化庁の「劇場・音楽堂等の活動状況に関する調査報告書」（2023年）によると、支出の大部分を運営管理費が占めることや人材不足などの課題を抱えていることがわかります。これらの課題を解決するためには、効率的に予約管理ができる予約システムの導入が欠かせません。

予約システムを活用することで、施設の予約がかんたんになり、気軽に施設を使いたい利用者と、効率よく施設を貸し出したい運営の双方にとってメリットがあるといえます。本記事では、劇場やホールのサービス運営における課題と、その解決に向けた予約システム導入のメリット、そして具体的な活用事例について解説します。

劇場・ホールの運営課題

劇場やホールの運営には、さまざまな課題が伴っています。

人材不足

まず、劇場やホールを運営する人材の不足が課題として挙げられます。文化庁の「劇場・音楽堂等の活動状況に関する調査報告書」（2023年）によると、劇場や音楽堂における運営の課題として、人材不足と答えた施設が54.4％、また、専門的人材を十分に確保できていないと答えた施設が64.1％でした。人手が不足していると、利用者に十分なサービスが提供することができない可能性があります。不十分なサービスは、利用者満足度を下げ、再来性の低下につながります。

スケジュール管理の煩雑さ

劇場やホールといった施設の予約は、1日単位ではなく、30分や1時間単位でのレンタルが一般的で、1日に複数の団体が同じ場所を利用するケースも珍しくありません。そのうえ、複数か所を一緒に管理している場合は、それぞれの予約管理をメールや電話で行うとミスが発生する可能性が非常に高くなります。また、これに加えて備品の貸し出しを行っている場合は、道具レンタルの管理もタスクに追加されるため、スケジュール調整が難しくなることが予想されます。

集客難航

集客の難しさも劇場が抱える課題のひとつです。劇場やホールは、利用者層が限られていることが一因と考えられます。特に大規模なイベントや発表会を開催する団体は、費用対効果を重視し、より知名度の高い場所や、アクセスの良い施設を選びがちです。また、イベントの季節性も関わり、需要が特定の時期に集中しやすいことが、年間を通じた安定した利用を妨げます。さらに、施設の規模や設備がニーズに合わない場合、利用を敬遠されるため、こうした点が集客を一層困難にしています。

予約システム導入のメリット

劇場・ホールの運営はいくつかの課題を抱えていることがわかりました。しかし、これらの課題の多くが予約システムを導入することで解決可能です。ここでは、劇場・ホールに予約システムを導入するメリットを紹介します。

24時間365日いつでも予約が可能

劇場・ホールに予約システムを導入することで、24時間365日いつでも予約が可能です。これにより、現地での予約受付や対応で忙しい場合や営業時間外でも利用者の予約を受け付けられ、機会の損失を防ぎます。予約システムが導入されていることで、キャンセルもかんたんに行えます。規定期間内の場合は、運営に問い合わせる必要がなくなり、予約システム上で人を介せずにキャンセルを行えるため、利用者の利便性が向上します。また、劇場やホールの職員としても、キャンセル待ちの連絡など煩雑な事務作業が減り、予約以外の業務に時間を割くことができます。

オンライン決済により、当日受付が不要

予約システムが導入されることで、オンライン上での決済が可能になり、当日の受付が不要になります。予約や決済、当日の受付すべてがオンライン上で可能になるため、当日受付に人手を割く必要がなくなります。人手不足が問題視されている劇場、ホール運営を効率化できるだけでなく、人件費の削減によるコストカットも期待できます。

アンケートを用いて施設のニーズを理解

予約システムを導入することで、予約時や利用後に利用者にアンケートを取れます。アンケートを用いて流入経路や利用方法、利用者の年齢を把握することで、利用者がどのような機能を施設に求めているか、具体的に理解できます。アンケートで集めたデータを参考に、貸し備品のカスタマイズやニーズに合わせたプロモーションの展開ができるため、予算を無駄なく利用可能です。

劇場・ホールの予約システム導入事例

Y’sホール三鷹

Y’sホール三鷹は東京都三鷹市にある多目的イベントホール・スペースです。発表会やコンサート目的での利用はもちろん、各種教室・舞台練習・バレエ練習・会議・地域のバザーやマルシェなど、多種多様なイベントに使用できます。ホールは全開放時には150㎡になり、小規模な発表会・コンサートに最適です。ホールの区画貸しも行っているため、コワーキングスペースとしての利用も可能です。

そんな当ホールでは、予約システムRESERVAを活用して利用予約を受け付けています。部屋の広さや時間帯、曜日ごとに異なる料金が設定されているため、利用者の分散が期待できます。異なる値段設定でも予約システム上で一元的に計算できるため、会計の手間を減らすことが可能です。

また、各メニューには豊富なオプションがあり、使用用途に合わせて選択できます。オプションは、対象物に合わせた数量詞が設定できるため、作りこまれた予約ページをかんたんに用意できます。予約サイトでオプションの予約も受け付けることで、オプションの種類や用途の説明する手間を省けるため、業務効率化を図れます。

YOSHUホール

YOSHUホールとは、大阪市中央区に位置する、上質な木の温もりが感じられる響き豊かなホールです。最大72席の客席を備え、グランドピアノを2台使用したデュオやコンチェルトのコンサート、発表会、公開レッスンなど、さまざまな音楽イベントに対応しています。ホール内は木の床と真っ白い漆喰（しっくい）の壁に囲まれ、温もりと豊かな響きを楽しむことが可能です。また、広々とした控室には楽譜や音楽関係資料が収蔵されており、落ち着いた環境でゆったりと過ごせます。

予約システムRESERVAを導入している当ホールの予約サイトは、メニュー詳細を開くと細かい目的地案内が載せられています。これにより、ユーザーがかんたんにホールの場所を確認でき、迷わずに到着することができます。公共交通機関や駐車場の情報も提供されているため、移動手段の選択がしやすくなります。また、詳細な地図やアクセス情報があることで、ユーザーは事前にルートを確認でき、当日の移動がスムーズになります。迷わずに目的地に到着できるため、時間のロスを防げます。初めて訪れる場所や大規模なイベントやコンサートの場合でも、事前に場所を確認できると安心して訪問できます。

聖天通劇場

聖天通劇場は、大阪府大阪市福島区に位置する小劇場です。2023年3月にオープンし、地域の芸術文化振興を目的としています。JR大阪環状線福島駅から徒歩3分の便利な場所にあり、演劇や演芸、音楽など多彩な舞台芸術を楽しむことができます。劇場はコンパクトながらも天井が高く、演者と観客にとって快適な空間を提供します。また、2階の楽屋は広く、最高のコンディションで舞台に立つことができます。地域の文化活動の拠点として、多くの人々に愛される劇場です。

そんな聖天通劇場は、RESERVAでけいこ場と楽屋利用予約を受け付けています。予約状況を一元管理できるため、ダブルブッキングの防止や空き状況確認の問い合わせ件数の減少にもつながります。予約の変更やキャンセルも利用者がかんたんに行えるため、劇場の運営管理が効率的になります。

C,A,ワークス一宮スタジオレンタル予約

C,A,ワークス一宮スタジオは、NPO法人C,A,ワークスが運営する多目的クリエイティブスペースです。C,A,ワークスは、演劇やワークショップを通じて地域社会に貢献することを目的とした団体で、一宮スタジオは、その中心的役割を担っています。当スタジオは、愛知県一宮市に位置し、地下1階の「スクエア」と3階の劇場「シアター」を備えています。

スタジオの予約を進めると、オプションで公演回数を聞いています。当スタジオは、一度の予約で一日中借りることができます。そのため、その中で何度講演するかを聞くことで、公演ごとの追加料金を徴収しています。一日単位の固定料金に比べて、公演の回数が増えるほど劇場の収入も増加します。人気のある劇団やイベントであれば、1日に複数回の公演を行うことがあり、その分収益機会が広がります。

シルクロード舞踏館

シルクロード舞踏館は、神奈川県横浜市に位置する施設で、ネイティブ・アメリカンの神聖な場所であるキヴァを模して設計されています。当施設は、都内にも数店舗構えるチャイハネというエスニック雑貨や衣料品を取り扱うショップと同じ企業が運営しています。

当施設は、訪れる人々が踊りや瞑想、布織りなどを通じて自己と向き合うことができる場所です。ヨガや太極拳、新体道、気流法などのクラスが開催されており、心身のバランスを整えるための活動が行われています。

当施設の予約を進めると、個人情報の下に「シンプルアンケート」を設定しています。シンプルアンケートで団体、タイトル、内容を事前に聞くことで、劇場の運営者は、予約をしている団体がどのような公演を行っているのかを知ることができます。当劇場は、ほかの劇場とは異なり強いコンセプトを持っているという特徴があります。そのため、劇場との相性について事業者とコミュニケーションをとれる機会があることは、双方にとってメリットになると考えられます。

劇場・ホールの予約には「予約システムRESERVA」

劇場やホールの予約には、さまざまなオプションや日時、部屋別料金の管理が必要であるため、煩雑な予約をミスなく効率的に進めることが求められます。そのため、予約システムを導入して予約や利用者管理をスムーズに行い、劇場・ホールの利用満足度を向上させる必要があります。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数30万社を誇る、国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった劇場、ホールにおすすめです。

劇場・ホールの利用目的は、利用者によって異なります。それぞれの利用者に適切な機材や道具を貸し出し管理する必要があります。予約システムのオプション機能を利用することで、事前に必要なものだけ準備し、料金管理も部屋料金と一緒に管理することができます。

オンラインカード決済機能も一緒に使うことで、劇場やホールの無人運営を実現できます。無人運営は、人件費のコストカットも実現できるため、予算の効率的な運用にも寄与します。

劇場やホールの予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

劇場やホールの予約受付に予約システムを導入することは、予約や受付業務の効率化だけでなく、利用者満足度の向上など多くのメリットをもたらします。劇場やホールを運営している方は、ぜひ本記事を参考に予約システムの導入を検討してみて下さい。