企業の総務部をはじめとする社内の各種予約を取り扱う部門では、会議室の貸出やPCの修理受付、社員の健康診断などの多種多様な予約受付・管理を行っています。予約業務は単に予約を受け付けるだけでなく、予約の空き状況や担当者のスケジュールを確認して、双方とのやり取りを進めなければなりません。
社内での予約管理においては、業務を削減・効率化し、それぞれの企業に合った運用を行う必要がありますが、予約を受け付けて満足するのではなく、社員情報の管理・引き継ぎなど、長い目で見ることが重要です。本記事では、社内での予約受付・管理でお悩みの企業向けに、「RESERVA予約システム」を活用してクローズドな予約サイトを実現する方法について紹介します。
◆社内での予約システム活用シーン
✓ 社員の健康診断予約
✓ 会議室などの施設予約
✓ PC修理・交換の予約
✓ 各種相談・カウンセリング（産業医との面談など）
社内運営でよく聞く悩み
社内の各種予約は、口頭での直接依頼や社内チャット、メール、書類など、さまざまな方法で受け付けることがあります。担当者が、受け付けた予約日時の空き状況やスケジュールを確認し、予約がいっぱいだった場合には再度日程調整の連絡を送らなければなりません。社員数が多い大企業では予約日程の調整、スケジュール管理が難しく、予約日程の調整が少しでもずれてしまうと、ダブルブッキングが起こりえます。また、チャットやメールを見逃してしまうと、当日になって予約が入っていないと問題になるケースも考えられます。
予約の受付・管理には予約システムがおすすめ！
社内の各種予約受付を行うにあたっては、口頭やメール、書類よりもオンラインで完結する予約システムを利用して管理することがおすすめです。ここでは、社内の各種予約受付に予約システムを導入するメリットについてご説明します。
社内での予約システム導入のメリット
・予約を一括管理
・業務を大幅に削減、経営効率が上がる
・予約枠の空き状況や担当者のスケジュールを確認する必要がなくなる
これまでの口頭や社内チャット、メール対応では、担当者側で予約者の希望する時間が埋まっているかどうかを確認する必要がありますが、予約システムを導入すると、システム上で予約を一元管理・共有・把握することができ、作業を大幅に効率化できます。また、24時間365日予約を受け付けられるため、担当者が休みの日や外出時でも心配なく、社員も自分のタイミングで予約することができます。
社内での予約システム導入のデメリット
・コストや時間がかかる
・予約サイトの管理や、担当者の引き継ぎが困難
・社外の人が間違えて予約してしまう可能性がある
予約システムの導入にあたって、初期費用や月額費など必要経費が増加し、システムの登録や予約サイトの設定、操作を使いこなすためには一定の時間を要します。予約サイトを管理する担当者が変わる場合には、操作方法や社員の予約履歴・情報などを引き継がなければなりません。また、公開されている予約サイトでは、社外の人が間違えて予約してしまう可能性があります。
社内向け予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。
1. 最短3分で予約サイトを無料作成
RESERVA予約システムは、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。40種類以上の機能があり、自社のニーズに合わせた予約サイトを構築できます。自社のサイトに予約システムを埋め込むことも可能です。
2.パソコン、スマホ、タブレットすべてに対応
RESERVA予約システムはパソコンだけでなく、携帯での予約受付もかんたんに操作できます。普段スマートフォンのみで業務を行っている企業様にもご利用いただける予約システムです。
3.システムが苦手な担当者でもかんたんに操作できる管理画面
RESERVA予約システムでは案内に従って予約サイトの作成を進めることができます。RESERVA公式YouTubeの解説動画やマニュアルも充実しているため、操作に不安を感じた場合でも十分なサポートを受けることができます。
「独自会員機能」を活用してクローズドな予約サイトを実現！
RESERVA予約システムの「独自会員機能」とは、予約サイト単位の会員登録機能です。予約者は、予約サイト独自のID／パスワードが発行され、独自会員マイページで予約履歴を確認できます。また、予約時に毎回連絡先を入力する必要がなくなります。
独自会員機能を活用すると、予約サイトの閲覧に対してログインを求めることが可能になり、独自会員のみ閲覧可能な予約サイトを作成できます。これにより、社外の人からは予約サイト自体が見られないため、クローズドな予約サイトが実現します。
「独自会員機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。（※ゴールドプラン以上で利用できます。）
会員番号で情報を管理し、会員限定メニューを作成しよう！【RESERVA機能紹介】
社内向けにおすすめのその他機能
RESERVA予約システムでは、社内向けに活用できる機能を数多く搭載しています。
個人情報のCSV一括取り込み
CSV一括登録機能は、複数名の個人情報をリストに一括で登録できる機能です。社員数の多い企業で本機能を活用すると、社員情報を一件ずつ登録する必要がなく、一度の操作でまとめて登録できます。
「個人情報のCSV一括取り込み」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
顧客情報一括登録機能で顧客管理を効率化！【RESERVA機能紹介】
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能は、予約が埋まっている予約枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対して通知、予約の実施まで自動で行える機能です。この機能を利用することで、キャンセル待ちの社員への電話や対応が不要になります。
「キャンセル待ち機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。（※ゴールドプラン以上で利用できます。）
キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ【RESERVA機能紹介】
予約者情報カスタマイズ（属性追加編集）
予約者情報とは、予約サイトを通じて予約を受け付ける際にサイト内に登録される社員情報のことです。予約時に入力必須である氏名（漢字）、氏名（カナ）、メールアドレス、電話番号に加え、定型項目として会社・組織情報、部門名、住所（会社）、住所（自宅）、生年月日、性別、会員番号を全ての料金プランで追加できます。また、項目を自由に作成することも可能なため、事前に予約者の情報を収集、問診票やアンケートなどにかかる時間を省略可能です。
「予約者情報カスタマイズ機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約者情報カスタマイズ（属性追加編集）【RESEVA機能紹介】
まとめ
本記事では、社内向けのRESERVA予約システムについて紹介しました。
予約システムを導入することで、今までの社内予約対応を一元化でき、大幅な業務効率化を図ることができます。RESERVA予約システムの独自会員機能をはじめとするさまざまな機能を活用して、クローズドな予約サイトを作成してみてはいかがでしょうか？
本コンテンツに記載されている機能・サービスなどは、2023年1月時点のものです。今後、これらの機能・サービスなどが変更される場合があります。