窓口対応や予約受付に追われ、業務負担が大きくなっていませんか？
本記事では、保険相談窓口の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。電話対応の負担が大きいケース、予約システムの選び方がわからない場合、相談者対応がうまくいかない問題など、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
飛び込み対応の負担が大きい保険相談窓口の職員のためのQ&A
Q1．相談者からの飛び込み相談を受け付けていますが、休日の対応が追い付かず困っています。
Answer：予約システムを導入し、休日の相談を予約制にすることをおすすめします！
休日は多くの人が保険の相談に来るため大変ですよね。また、多くの相談者に対応しようとするあまり、一人ひとりの相談者に対して十分な対応ができず、相談者の体験価値が下がる可能性もあります。しかし、予約システムを導入すれば次々と相談が立て込む心配がなくなるため、休日でも相談者一人ひとり丁寧に対応することが可能になります。
たとえば、休日は基本的に予約の相談者優先で対応し、予約枠が空いた場合や時間に余裕がある場合は飛び込みの相談者にも対応するという運営方法もひとつの手です。このように、予約をベースとしながらも、状況に応じて飛び込みの相談者にも対応する運営方法にすることで、効率的かつ充実した相談対応が可能になります。
・おすすめの予約システムについてはこちら：オンライン保険相談のための予約システム
Q2．電話で予約を受け付けているのですが、ミスコミュニケーションが多く相談者にご迷惑をおかけしてしまいます。
Answer：予約システムを使ったオンライン予約であれば、人的ミスが起きにくくなります！
電話で予約を受け付けると、音声の途切れなどが原因でミスコミュニケーションが起きる可能性が高いです。そのため、相談者の名前が聞き取れていなかったり、誤った日程で予約を入れてしまったりすることで、相談者からの信頼を失ってしまうリスクが高まります。
そのような問題を解決するのが、予約システムです。オンライン予約であれば、電話予約で起きがちなミスコミュニケーションがなくなるため、職員側の予約調整ミスが起きにくくなります。
・電話やネット予約のメリット・デメリットについてはこちら：若者は電話が苦手！？電話予約とネット予約のメリット・デメリットを徹底比較！
Q3．保険相談窓口で予約システムを使った場合、どのようなメリットがありますか？
Answer：予約管理業務が格段に楽になるのはもちろん、相談者情報の管理や相談窓口の経営改善に効果的です！
予約システムは24時間365日、予約受付から決済、相談者情報の管理まですべて行います。そのため、営業中に電話で予約対応をする必要がなく、予約受付や予約管理業務の負担がぐっと楽になります。
また、システムで予約や相談者情報の管理ができることに加え、システムに蓄積された情報をもとに、メニューごとの予約件数の推移や予約者の属性分析が可能になります。これにより、相談者ニーズの把握やターゲット層の明確化がしやすくなるため、経営の改善にも役立ちます。
・予約システムのメリットと料金相場についてはこちら：予約管理システムとは？｜導入メリットから料金相場まで徹底解説
予約システムの料金や操作に不安を感じる保険相談員窓口の職員のためのQ＆A
Q4．初期投資や月額費用はどれくらいかかりますか？
Answer：RESERVAには、初期費用・月額費用が無料のフリープランがあります！
「予約システムって、すごく費用がかかりそう…」と不安に感じる方が多いはずです。現在は多くのシステムがあり、料金形態もさまざまですが、RESERVAには初期費用と月額費用が無料のフリープランがあるため、費用の心配を抱える職員の方におすすめです！
また、RESERVAにはフリープラン以外にも5つの有料プランが用意されており、プランごとに使用できる機能数や予約可能件数に違いがあります。たとえば、郊外の店舗でそれほど予約件数が多くなく、基本的な機能が使えればよいという場合は「ゴールドプラン」、都会の店舗で予約件数が多く、たくさん機能を使いたいという場合は「エンタープライズプラン」など、お好みのプランを自由に選択することが可能です。
フリープランでも基本的な機能は使えるため、まずはフリープランから試してみるのもおすすめです。「もっと機能を使いたい」「予約件数が増えてきたから、予約件数を増やしたい」という場合は、管理画面でかんたんにプラン変更が可能です。
・RESERVAの料金プランはこちら
Q5．相談者がオンラインで予約をしてくれるか不安です。
Answer：オンライン予約と並行して、電話予約も受け付けましょう！
これまで電話予約や飛び込みが基本だった中、急にオンライン予約に全面移行するとなると、「相談者が予約をしてくれなくなるのではないか…」と不安を感じるはずです。デジタルに不慣れな相談者にとっては、予約の不便さが原因で来店をためらう可能性もあります。
そのような不安を抱える場合は、オンライン予約と電話予約を併用することをおすすめします！こうすることで、オンライン予約で新規の相談者を取り込みながら、電話予約に慣れている相談者にも引き続き来店してもらえます。また、RESERVAでは電話などのオフラインで受けた予約も手動で登録可能なため、電話で受けた予約の情報もシステムでまとめて管理できます。
Q6．保険相談窓口に向いている予約システムを教えてください。
Answer：RESERVAであれば、保険相談の予約に最適な予約サイトを作成できます！
現在、予約システムの種類は多岐に渡るため、どの予約システムを選べばいいか迷いますよね。どの予約システムを選ぶべきかわからない、信頼性が高いシステムを導入したいという場合は、RESERVAをおすすめします！
RESERVAは30万社以上に導入され、350種類以上の業態で利用されている予約システムです。実際に保険相談の予約受付でRESERVAを使用している店舗も多いため、はじめて予約システムを導入する保険相談窓口の職員でも安心して導入できます。
・相談予約のサンプルサイトはこちら
どれを選べばいい？最適な予約システムを使いたい保険相談窓口の職員のためのQ＆A
Q7．予約システムを選ぶとき、なにを重視すればいいのでしょうか？
Answer：予約システムを導入する際に抑えておくべきポイントは、以下の4点です。
・操作性：保険相談窓口の職員や相談者が使いやすい、シンプルな操作性を持っていることが必須です。
・機能の充実度：予約管理を効率化できるだけでなく、保険相談窓口の運営に役に立つ機能が搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。
・コスト：導入費用や月額料金が、かけられる予算の範囲内であるかを検討します。
・サポート体制：導入後にわからない部分やトラブルが発生した際に、手軽に問い合わせできるかどうかも重要です。
Q8．予約システムをはじめて使うので、運用と相談者双方が使いこなせるか心配です。
Answer：RESERVAは、誰でもかんたんに操作できることで有名です！
はじめて予約システムを使う場合、「ちゃんと操作できるのだろうか…」と不安になるのは当然です。しかし、RESERVAの管理画面はどのような方でも直感的に操作しやすい設計になっているため、「どこをクリックすればよいかわからない」「どのように操作すればよいかわからない」ということがなく、操作で困ることはほぼありません。
また、RESERVAには操作マニュアルが完備されているため、設定や操作に困ったらマニュアルを見れば基本的な悩みは解決できるようになっています。マニュアルを見ても解決しない場合は専用のサポート窓口を使えばすぐに問題を解消できます。
マニュアルやサポート窓口以外にも、RESERVA公式YouTubeがあり、動画で設定や操作方法を確認可能です。また、オンライン上で相談会も開催しているため、設定やよりよいサイト作りの方法をプロから伝授してもらえます。
Q9．予約サイトを開設したいのですが、なにから始めればいいのかわかりません。
Answer：RESERVAであれば、お手持ちのパソコンでメールアドレスとパスワードを入力すれば、予約サイトをすぐに開設できます！
はじめて予約サイトを開設する場合、機器の準備や手続きに関する悩みを抱えがちです。しかし、RESERVAであれば初期投資は不要で、お手持ちのパソコンを使って3分で予約サイトを開設できます！
まず、RESERVAのホームページに表示されている「無料で予約サイトを開設」ボタンをクリックします。そのあと、メールアドレスとパスワードを入力すると、入力したメールアドレスに「登録用URL」が届くため、URLをクリックして必要情報を入力するだけで予約サイトの開設が完了します。
このように、RESERVAであれば導入する際の初期投資や手続きが不要なため、安心して開設に踏み切れます。
保険相談窓口の職員によくあるお悩みQ＆A
Q10．相談者の事前情報を確認してから対応したいのですが、直前の予約があり困っています。
Answer：RESERVAの予約受付締切設定機能を使えば、直前の予約が入りにくくなります！
予約直前の予約が入ると事前準備ができないため、職員は十分な相談対応ができずもどかしいですよね。そのような場合、RESERVAの予約受付締切設定機能を使って、相談直前に予約が入らないようにしましょう！
この機能では、5分単位・1時間単位で予約受付締切時間を設定可能です。そのため、相談対応の準備に必要な時間を見込んで、予約受付締切時間を設定しましょう。たとえば、相談者が多い生命保険の相談窓口の場合、約1～1.5時間の準備時間がかかることが想定されます。そのため、12時開始のメニューであれば10時半～11時の間に相談予約の受付を締め切る設定にしましょう。
こうすることで直前の予約が入らなくなるため、相談者情報の把握に時間をかけらない、満足いく相談対応や保険提案ができないという職員の悩みを解決できます。
Q11．オンラインで保険相談を受け付けたいのですが、ミーティング設定などの手順が複雑そうで不安です。
Answer：RESERVAのZoon連携機能を使って、オンライン相談を円滑に始めましょう！
オンライン相談は場所を問わずに相談できるという利便性の高さから、オンライン相談を取り入れている相談窓口は相談先として選ばれる可能性が高くなります。しかし、保険の相談窓口の職員の中には、「オンライン相談ってトラブルが起きそうで不安…」と、オンライン相談の導入になかなか踏み切れない方も多いです。
そのような悩みを抱えている場合は、RESERVAを導入し、Zoom連携機能を活用しましょう！この機能を使ってオンラインメニューを作成した場合、相談者がメニューを予約すると、システムが自動でミーティングURLの作成と相談者への送信を行います。そのため、オンライン相談の予約が入っても、職員はミーティングURLの作成やメールの送信をする必要がありません。
このように、Zoom連携機能を使えば職員の面倒な手作業がなくなるだけでなく、メールの送信ミスなどのトラブルが起きる心配がなくなるため、オンライン相談導入の心理的ハードルが格段に下がります。
Q12．相談内容を事前に聞き取りたいのですが、どのようにすればいいでしょうか？
Answer：RESERVAの予約時アンケート機能を使って、顧客の相談内容を事前に把握しましょう！
保険の相談では、相談者の年齢や職業、収入などの状況によって適した保険内容が異なるため、相談者の情報を詳細まで把握することが重要です。しかし、オンライン予約にすると、そのような情報が把握できるのだろうかと不安に感じる職員の方もいます。
しかし、RESERVAの予約時アンケート機能なら、メニューの予約時に回答してもらえるアンケートを設置可能なため、相談者の情報を事前に把握しておくことが可能になります！
たとえば、医療保険の相談であれば相談者の年齢や既往歴、職業や収入など、収集したい情報をもとにアンケートを設置することが可能です。予約当日はアンケートの回答内容を参考にしながら最適な保険やプランを提案できるため、相談者の満足度向上も期待できます。
保険相談窓口の予約受付には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった保険相談窓口の職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、保険の相談窓口における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、相談者は24時間いつでも申し込みでき、職員は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、保険の相談窓口で働く職員が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。飛び込み顧客の対応やアナログな方法での予約受付に負担を感じている場合は、予約システムの導入が効果的です。
そのなかでもRESERVAなら、予約受付締切機能やZoon連携機能、予約時アンケート機能など、保険相談窓口の運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、はじめて予約システムを導入する保険相談窓口の職員にもおすすめです。
保険相談窓口の運営方法や集客に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
