自動配信メールの内容を自由にカスタマイズ!【RESERVA機能紹介】

自動配信メールの内容を自由にカスタマイズ!【RESERVA機能紹介】

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RESERVA予約システムをご活用いただいている皆様、

「予約が完了しました。」
「ご予約のキャンセルを承りました。」

このような自動配信メールの文言を編集できることをご存じでしたか?
予約されたお客様に必ず届くメールだからこそ、文言など細部まで気を配ることが、集客アップのコツかもしれません。

今回は、自動配信メールの説明から、文言をカスタマイズするメリット、文言の編集方法などをご紹介していきます。

すでに、自動配信メールの概要を理解していて、自動配信メールの編集方法だけを知りたい方は、目次の「自動配信メールのカスタマイズ方法」からご覧ください。

RESERVAの自動配信メールとは?

RESERVAの自動配信メールは、予約の受付からキャンセル、支払い内容などがメールで対象者に自動で配信される機能です。

この機能は予約サイト作成と同時に自動で配信されているため、設定不要でお客様にメールを自動送信することができます。そのため、カスタマイズをご希望でない場合はそのままでも自動配信メールをご利用いただくことができます。

どんな時に自動配信メールのカスタマイズが必要?

では、自動配信メールを“カスタマイズ”するのは、どのような場合が考えられるのでしょうか。いくつか例を挙げてみます。

子供向けに予約サイトを作成している場合

最近では、学習塾もオンライン化が進み、対面なしでオンラインでの授業も増えてきています。学生が学習塾の予約サイトで、自分の力で授業予約を行うことができると大変便利です。

予約に関する情報が学生にも分かるように、難しい文言をかみ砕いた文言に変更したり、追加情報を入力することで、オンライン授業などの予約にも対応することができます。

例)変更前:ご予約ありがとうございます。以下の内容でご予約が確定しました。
  変更後:授業の予約ができました。授業の日に会えるのをたのしみにしていますね。

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文言も店舗イメージに合わせたい場合

サロンやアパレルブランドなど、自社イメージがはっきりしている場合は、固い文言での文章を変更したほうが、よりブランドイメージを保てる場合があります。

予約サイトの固定文言に加え、自動配信メールの文言もカスタマイズすることで、より整った予約サイトになります。

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自動配信メールに追加情報を入れたい場合

自動配信メールに事前に記載されている情報に新たに情報を加えることができます。社員番号やお客様番号を追加することで、お客様がすぐに予約サイトにログインできるように設定するなど、様々な工夫が可能です。

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RESERVA自動配信メールカスタマイズについて

基本情報

利用可能プラン:ゴールドプラン以上
利用可能タイプ:すべての予約タイプ
自動配信メールの内容:予約確認、キャンセル、リマインド、支払い内容、解約手続きなど

自動配信メールの文言をカスタマイズは、ゴールドプラン以上をご契約の方のみ可能です。
自動配信メールの内容はすべて、予約やキャンセルなどの行動が行われたと同時に自動で配信される仕組みになっています。そのため、自動配信メールを配信するタイミングを設定する必要がありません。

RESERVA予約システムの自動配信メール自体はすべてのプラン、すべての予約タイプでご利用いただけます。

動画で変更方法を確認したい方へ

動画で自動配信メールのカスタマイズ方法を確認したい方は、ぜひこちらの動画をご覧ください。

RESERVA公式Youtubeチャンネル ※音が出ますので、音量に注意してください

RESERVA公式YouTubeチャンネルでは、RESERVA予約システムをご利用いただいているすべてのお客様に向けて、機能紹介動画を随時配信しています。予約タイプの説明から最新機能の紹介など、幅広い情報を提供していきますので、ぜひチャンネル登録をよろしくお願いいたします。

自動配信メールのカスタマイズ方法

それでは実際に、自動配信メールをカスタマイズする方法をご説明します。今回は「予約完了確認メール」をオリジナルに編集してみます。

予約管理画面右上の「設定マーク>高度な設定」を選択

「通知メール一覧」を選択

「予約完了確認メール>編集」を選択

直接入力するor左側の「引用」をクリックし、追加したい項目を選択

最後に確定をクリックし、編集完了です。

RESERVAのメール機能まとめ

RESERVA予約システムにはいくつかのメール機能があるため、その機能や仕組みの違いが分からないという方も多いのではないでしょうか。最後にRESERVAのメール機能やメールと似た役割を持つ機能の違いをかんたんにまとめてみました。

【対象プラン】
自動配信メール、お知らせ、メルマガ:すべてのプラン
継続配信メール          :ゴールドプラン以上

メール機能は、継続配信メール以外はすべてのプランでご利用いただくことができます。自動配信メールとお知らせ機能は初めからその機能が備わっているのに対し、メルマガは、「RESERVAメール」サービスを追加することでご利用いただけます。

【内容】
自動配信メール  :予約内容(予約確認、キャンセル、支払い手続き、解約など)
継続配信メール  :リマインドメール、サンキューメール
お知らせ、メルマガ:店舗・企業からのお知らせ、情報提供

自動配信メールは、先ほどご説明したように、お客様が予約を行った際の確認メールや支払い手続きメールなどのことを指します。継続配信メールは、予約の前日リマインドや、来店後のお客様への感謝文を送信する機能です。お知らせ・メルマガでは、店舗のキャンペーンや、企業の情報提供などを行います。

【配信時間】
自動配信メール、継続配信メール(リマインドメール):自動配信
継続配信メール(サンキューメール)、メルマガ   :配信時間事前設定
お知らせ                     :手動配信

リマインドメールは予約日前日午前7時に配信、サンキューメールは来店・来場処理後1時間ごとに設定可能となっています。お知らせは作成して確定すると、そのタイミングでお知らせが配信されます。

【配信対象】
自動配信メール、継続配信メール:該当するお客様
お知らせ           :予約サイトを閲覧するすべての方
メルマガ           :自由に設定が可能

お知らせは、予約の有無にかかわらず、予約サイトに訪れたすべてのお客様が閲覧することができます。また、メルマガは顧客リストだけでなく、店舗ですでに所持しているデータをCSVダウンロードすることで、顧客リストにないお客様への配信も可能になります。

【配信先】
自動配信メール、継続配信メール、メルマガ:お客様のメールアドレス
お知らせ                   :予約サイト内

メールは基本的にお客様のメールアドレスに送信されますが、お知らせの場合は予約サイトのトップ画面に表示されます。

他の機能記事でもこれらの機能を説明しておりますので、機能をより詳しく知りたい方は、下記記事もご覧ください。

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自動配信メールの文言を編集してみよう

他の機能と比較して、自動配信メールの文言変更の設定はむずかしくないので、ゴールドプラン以上をご契約の方は、ぜひこちらの機能を活用してみてください。

RESERVA予約システムでは、公式YouTubeチャンネルを開設しております。RESERVA予約システムの概要から予約サイト設定方法、充実機能の紹介など、幅広い動画コンテンツを随時配信中です。こちらの動画もぜひご利用ください。

RESERVA公式YouTubeチャンネル ※音が出ますので、音量に注意してください

RESERVA予約システムでは、無料プランでも充実した予約サイトを作成できますが、ゴールドプラン以上だとさらにご利用可能な機能が増え、より充実した予約サイトに仕上げることができます。ゴールドプラン以上で利用できる機能について説明している記事をご紹介するので、興味がある方は以下の記事もご覧下さい。

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