担当者の空き状況を管理してダブルブッキングを防止！リソース登録機能【RESERVA機能紹介】

RESERVA予約システムの「リソース登録機能」は、予約メニューに紐づいたリソース（担当者、部屋・会場、備品・設備）を管理する機能です。この機能を活用することで、ダブルブッキング（重複予約）を防ぎ、備品・施設やサービスの提供を効率的に行うことができます。 本記事ではリソース登録機能の「担当者管理」について解説します。

リソース登録機能とは

リソース登録機能は、予約メニューに紐づく担当者や部屋・会場、備品・設備をリソースとして設定することで、 予約枠の定員数だけでなく、紐づけられているリソースの空き状況を考慮した上で予約受付をする機能です。たとえば同時間帯に設定されている5つのメニューに対して、3名の担当者を設定した場合、3つのメニューで予約を受け付けると、空きのある担当者がいなくなります。予約できるメニューがある状態でも、担当者の上限に達したタイミングで予約の受付不可となるため、ダブルブッキングを防ぐことができます。

リソース登録機能を使用しない場合は、予約を受け付けるごとに手動での予約承認作業が必要となるため、予約受付不可の場合は予約希望者に非承認通知が届くことになります。リソース登録機能を活用することで、担当者の空き状況を考慮しながら予約受付することができ、予約業務にかかる負荷を軽減し業務効率化を促進します。

メニューとリソースの紐づけ

ピアノ教室を例に、メニューとリソースの紐づけについて解説します。
メニューとリソースが紐づいていない状態では、リソースの空き状況が連動されないため、ダブルブッキングが起こってしまいます。

リソース登録機能を利用し、メニューとリソースを紐づけます。

同時間帯の予約不可

同時間帯の複数メニューに同一リソースが登録されている場合、先に予約が入ったメニューにリソースが割り当てられるため、同時間帯の他メニューの予約が不可となります。

リソース登録機能では、担当者以外にも「部屋・会場」「備品・設備」の管理も可能です。部屋・会場のリソース登録設定についてはこちらの記事を、備品・設備のリソース登録設定についてはこちらの記事をご覧ください。

リソース登録機能で使える団体クラスと個別クラス

リソース登録機能には「団体クラス」と「個別クラス」という2つのクラスが設定されており、予約メニューに応じて使い分けることが可能です。この際、リソースのカウントされるタイミングが「団体クラスはメニュー登録時」「個別クラスは予約受付時」と異なります。それぞれの違いは以下で解説します。

＜団体クラス＞
予約枠数は定員数となり、定員に達したら予約不可となります。担当者及び部屋はメニューの日程に割り当てられた時点で対象リソースをカウントするため、同時間帯に別の団体クラスや個別クラスを登録することができません。

＜個別クラス＞
ひとりの担当者が同時間帯に複数の個別メニューを登録した場合、最初に予約が入ったメニューが確定され、他メニューの予約が不可となります。（部屋の在庫状況も考慮される）担当者及び部屋は予約受付時に対象リソースをカウントするため、同時間帯に複数の個別クラスを登録することが可能です。

また、同時間帯に設定されている複数の個別メニューに対して多数の担当者を設定した場合、予約が入る度に自動で担当者を割り当てたり、予約者が担当者を指名することができます。予約枠数は担当者数となり、担当者数に達したら予約不可となります。

リソース登録機能の概要

利用条件

RESERVA予約システムのリソース登録機能は、スイートプランでご利用いただけます。また予約タイプは、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプの2タイプで利用可能です。

担当者のリソース登録機能の活用例

個別スクール講師

英会話教室やピアノスクールなどの個別レッスンにおいて、1つのレッスンに担当できる講師が複数人いる場合、予約が入った時点で担当者を自動で割り振ることができます。特に担当者にこだわりがない場合におすすめです。

専門技術を有する販売員

リソース登録機能では、各メニューごとに担当可能なスタッフをあらかじめ設定できるので、特別な資格・知識・技術をもつ講師や店員が在籍している場合に対応できます。

例えばメガネショップに視力検査や度数調整が可能な販売員がいるとします。予約者がすでに度数を把握していて、フレーム購入だけの場合にはすべての販売員が担当できます。予約者が視力検査を行ってからレンズの度数調整を必要とする場合、資格を持つ販売員だけが担当できるように紐づけることができます。そのため、資格がない販売員が割り振られる心配がありません。