予約に関連する備品・設備の提供にも対応！リソース登録機能【RESERVA機能紹介】

RESERVA予約システムの「リソース登録機能」は、予約メニューに紐づいたリソース（担当者、部屋・会場、備品・設備）を管理する機能です。この機能を活用することで、ダブルブッキング（重複予約）を防ぎ、備品・施設やサービスの提供を効率的に行うことができます。本記事ではリソース登録機能の「備品・設備管理」について解説します。

リソース登録機能とは

リソース登録機能は、予約メニューに紐づく担当者や部屋・会場、備品・設備をリソースとして設定することで、 予約枠の定員数だけでなく、紐づけられているリソースの空き状況を考慮した上で予約受付をする機能です。たとえば備品の在庫が5個の場合、5件の予約受付が完了した時点で品切れとなり、6件目の備品の予約が受付不可となるため、ダブルブッキングを防ぐことができます。

リソース登録機能を使用しない場合は、予約を受け付けるごとに手動での予約承認作業が必要となるため、予約受付不可の場合は予約希望者に非承認通知が届くことになります。リソース登録機能を活用することで、予約に関連する在庫状況を考慮しながら予約受付することができ、予約業務にかかる負荷を軽減し業務効率化を促進します。

メニューと備品・設備の紐づけ

料理教室を例に、メニューとリソースの紐づけについて解説します。
メニューと備品・設備が紐づいていない状態では、リソースの空き状況が連動されないため、備品・設備の在庫数をオーバーして予約を受け付けてしまい、ダブルブッキング（在庫不足）が起こってしまいます。

リソース登録機能を利用しメニューと備品・設備を紐づけると、リソースの空き状況が連動します。予約が1件入る度に在庫数が反映されるため、上限に達した時点で予約時に備品・設備を選択することができなくなります。その際、メニューの定員まで予約は受け付けるため、「品切れ」状態で予約した予約者は備品なしでの予約となります。

同一リソースと複数メニューの紐づけ

備品・設備などのリソースは、複数のメニューに紐づけることができます。同時間帯の複数メニューに同一リソースが登録されている場合、メニューをまたいで在庫管理を行います。備品が同時間帯の「メニューA」「メニューB」「メニューC」の3つに紐づいている場合、「メニューA」の予約で備品が1つ選択されると、「メニューA」「メニューB」「メニューC」3つすべてで在庫が反映されます。そのため、同時間帯メニューで在庫が足りなくなる心配がありません。

リソース登録機能では、「備品・設備」以外にも「担当者」「部屋・会場」の管理も可能です。担当者のリソース登録設定についてはこちらの記事、部屋・会場のリソース登録機能についてはこちらをご覧ください。

リソース登録機能で選べる在庫数の選択方法

「備品・設備」の在庫の個数の選択は「予約時に選択する」と「システムで自動的に割り当てる」という2つの方法から選択でき、メニューの内容に合わせて使い分けることができます。

予約時に選択する

「予約時に選択する」場合は、選べる個数の上限、品切れ表記、料金を入力できます。在庫の上限は、予約1件あたりまたは予約人数1人あたりから選択でき、任意の数を入力します。「品切れ表記」を予約サイトに表示させることで予約者が備品・設備を選択できなくなるため、在庫数を超えた予約が入りません。

システムで自動的に割り当てる

「システムで自動的に割り当てる」場合は、割り当てたい在庫数を、日程1枠あたり／予約1件あたり／予約人数1人あたり から選択して個数を入力します。「システムで自動的に割り当てる」に設定した場合、備品・設備の在庫数を超えても予約を受け付けますが、管理画面上で不足分が確認できるため、運営者側は予約日までに不足分をあらかじめ用意することができます。

リソース登録機能で選べる在庫の管理方法

「備品・設備」のリソース登録機能は「まとめて管理する」と「個別に管理する」という2つの方法から選択でき、メニューの内容に合わせて使い分けることができます。

在庫をまとめて管理する

「まとめて管理する」設定では、備品・設備の総数を管理する場合に選択します。1件でも予約が入った時点でそのメニューに紐づけられた備品が割り振られるため、複数メニューと連動した備品全体の在庫数を管理したい場合などにおすすめです。

在庫を個別に管理する

「個別に管理する」設定では、備品1つひとつに管理番号や名称を付けて、個別に在庫管理をする場合に選択します。個々の名称が付与された備品・設備の数が在庫数となり、予約が入った時点で個別に振り分けられた備品が同時に予約されます。備品の紛失や盗難など、予約者が使用する備品を管理者側で特定したい場合などはこちらの設定がおすすめです。

施設タイプにおける備品・設備の料金設定

施設タイプでは、「自由に開始時間と終了時間を選択する」「予約枠から選択する」「日単位で予約する」の3パターンの予約単位があります。備品・設備を貸し出す場合、店舗の運営方法に合わせた料金の加算設定を設定できます。

固定料金

固定料金の場合、予約時間の長さに関係なく、1個＝1.000円のような設定になります。そのため、1時間の施設予約でも、5時間の施設予約でも、備品・設備の貸し出し料金は1.000円です。

従量制料金

従量制料金の単位について、以下の2つから選択できます。

時間単位

時間単位の場合、1時間＝1.000円のような設定になります。そのため、3時間の施設予約では3.000円、5時間の施設予約では5.000円の貸し出し料金となります。

日単位

日単位の場合、1日＝1.000円のような設定になります。そのため、日をまたいだ施設予約の場合、2日で2.000円の貸し出し料金となります。

リソース登録機能の概要

利用条件

RESERVA予約システムのリソース登録機能は、スイートプランでご利用いただけます。また予約タイプは、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプ、施設予約タイプの3タイプで利用可能です。

備品・設備のリソース登録機能の活用例

ボクシングジム

予約者に道具や器具の貸し出しをする場合、予約枠の確保と同時に道具の在庫数を把握する必要があります。同時間帯に貸し出すことのできる数に限りがあるにも関わらず、在庫数の上限に達しても道具の予約を受け付けてしまうと、オーバーブッキングとなってしまいます。このような事態を防ぐために、リソース登録機能を利用して道具の在庫数を管理することがおすすめです。

例えばボクシング教室でグローブの貸し出しを行うとします。定員が5名のクラスで、貸し出すことのできるグローブが2つの場合、在庫管理を行わないとグローブの予約を2つ以上受け付けてしまいます。リソース登録機能で品切れ表示させると、グローブの予約が2つに達した時点で選択不可となるため、在庫分しか予約を受け付けず、予約当日に不測の事態が起こることはありません。