対面のみならずオンラインやハイブリッド形式で行われる説明会。会社説明会や学校説明会、講座やセミナータイプの説明会など、内容も対象者もさまざまです。
本記事では、各種説明会の運営者のみなさまがより効率的に予約システムを使えるように、予約DX研究所編集部が厳選した機能5つを紹介します！
説明会のための予約システム「RESERVA」とは
予約受付システムRESERVAは、350業種、30万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。ここではRESERVA予約システムの特徴について紹介します。
1．24時間365日予約を受け付け、予約の取りこぼしを防ぐ！
RESERVAは24時間365日ネット予約を受け付けるため、業務中に予約対応をする必要がありません。また、説明会施設が休みの日や営業時間外でも自動で予約を受け付けるため、予約の取りこぼしを防ぎます。
2．予約時のカード決済で当日のお会計が不要に！
「レゼルバペイメント」という独自の事前クレジットカード決済方法を搭載。予約時に支払いを完了できるため、当日のお会計が不要です。月額会員プランを設けている場合は、あらかじめクレジットカードと月額費を設定しておくことで、毎月自動的に決済が完了します。
3．Zoomと連携してオンライン面会の手配を一元化
ビデオチャットツールZoomと連携することで、オンラインメニューの作成から予約リンク作成、オンライン決済までワンストップで提供することができます。予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されるため、説明会を実施する施設の手間が増えることもありません。
RESERVA公式YouTubeでは、説明会運営者の方に役立つ動画を公開しています。ぜひご覧ください！
説明会の実施におすすめなRESERVAの5つの機能
RESERVA予約システムでは、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは多様な機能の中から、説明会におすすめの5つの機能について解説します。
Ⅰ．団体予約受付
複数人で同じ説明会に参加したい場合、代表者が一度の予約で複数人をまとめて予約できます。その結果、予約希望者が1人ひとりで予約する手間が省けるため、予約手続きの負担が軽減可能です。また、予約可能人数の上限を設定できるため、一度に大人数から予約が入る事態を防ぐことができます。
また、説明会の運営者は、予約者が一度に選択できる人数の上限を設定することが可能です。これにより、一つのグループによる予約の独占を制限し、他の参加希望者にも予約の機会を確保できます。
・団体予約についてはこちら
Ⅱ．残席数表示機能
残席数表示機能を用いることで、予約の可・不可だけではなく、予約枠に残席数や、○✕△などのアイコンを表示します。予約の空き状況を一目で確認でき、予約状況の問い合わせにかかる負担軽減につながります。残席数が一定数以下になった場合にだけ残席数を表示させることも可能で、説明会への参加を検討している顧客の予約を促します。
・残席数表示機能についてはこちら
Ⅲ．予約アンケートのカスタマイズ
RESERVAでは、予約する際、連絡先入力画面に事前のアンケートを設置できます。事前にアンケートに回答してもらい、予約者の傾向や要望を理解することできめ細かなサービス提供につながります。
アンケートは、ラジオボタン、チェックボックス、数値入力、自由記述など様々な回答方法の中から最適な形を選択でき、自由にカスタマイズできます。予約時のアンケートデータは管理画面の顧客詳細から確認可能です。紙媒体で管理する必要がなくなるため、スタッフ間での情報共有もかんたんです。
・予約時アンケートのカスタマイズについてはこちら
Ⅳ．キャンセル待ち機能
予約が埋まっている予約枠がある場合、キャンセル待ち機能を設定することができます。これにより、予約が埋まっている枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対して通知、予約の実施まで自動で行うことができます。
予約者は、予約が埋まっている予約枠から「キャンセル待ちを申し込む」をクリックし、メールアドレスを入力すると、キャンセル待ちを申し込むことができます。その後、キャンセル待ちを申し込んでいた予約枠にキャンセルが発生すると、予約の案内メールが自動で届き、改めて予約ができるようになります。キャンセル待ちに関する対応の手間が省けるため、予約管理側・予約を希望するお客様側、双方にメリットがあります。
・キャンセル待ち機能についてはこちら
Ⅴ．Zoom連携機能
近年、説明会は対面での開催だけでなく、オンライン開催も主流となっています。RESERVAは、ビデオチャットツール「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっており、オンラインメニューの作成から予約リンク作成・送付、オンライン決済まで予約システム上で完了できます。オンライン予約メニューは時間・場所を問わず開催できるため、遠方居住者や現地参加が難しい場合でも気軽に受講できます。
RESERVAでオンライン予約が完了すると、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成されます。オンラインミーティングに参加するためのURLやパスワードはRESERVAから自動で予約者へ送信されます。セキュリティ機能を有効にすると、再度ホストから招待をもらわなければ参加ができないようになり、プライバシーが守られます。
・Zoom連携機能についてはこちら
まとめ
本記事では説明会運営者に向けてRESERVA予約システムのおすすめ機能について紹介しました。
RESERVAの機能をフル活用してオリジナルな予約サイトを作成すれば、他の説明会主催者との差別化を図ることができます。今回紹介した機能を効果的に活用し、さらに魅力ある予約サイトを構築してみてはいかがでしょうか。