【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜ペットサロン編

ペットサロンでの施術内容は、カウンセリングからシャンプー、カット・ブロー、爪切り・歯磨きなどの細部のメンテナンスまで多岐にわたっています。それに加え、犬種や毛の長さによって料金が前後し、利用者によっては希望のスタイルが細かく決まっていることもあるため、予約受付担当者の負担は非常に大きいです。通常業務の合間に電話対応やメール返信を行っていると、聞き間違いや記入漏れなどのミスも生じやすく、ダブルブッキングやトラブルが起きる可能性が高くなります。

また、ペットサロンで管理する情報は、飼い主の個人情報だけでなく、ペットの名前や年齢、毛量や毛質等にまで至ります。1日に何匹も利用するため、これらの情報を手書きで台帳にまとめたり手動で打ち込むとなると、膨大な時間がかかってしまいます。記録者によって記入方法が異なることもあるので、トリマー間で理解に齟齬が生まれることもあります。

上記のようなペットサロン運営における課題解決に有用なのが、予約システムの導入です。本記事では、予約システムの導入を考えているペットサロン向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

ペットサロンにおける予約システムの導入

予約システムの導入は予約受付業務の効率化だけでなく、飼い主の利便性向上、ペットのストレス軽減、お店の安全性のアピールにもつながります。

ペットサロンにおける予約システム導入のメリット

予約システムを導入すると、自動で予約受付が行われ、予約情報や顧客情報はシステム上で管理されます。それにともない記入漏れや確認ミスが減少するため、事務作業の効率化と情報管理の正確性が格段に上がります。また、予約システムなら深夜や早朝、トリマーが忙しくて電話に出られない時でも、利用者の都合がよい時間帯にすぐに予約が完了するため、今まで取り逃してきた新規顧客の獲得が実現します。

蓄積した情報は後から見返すことができ、予約状況や利用顧客数をグラフ化して表示する機能もあるため、人気メニューや効果があったキャンペーン等の分析をして、利用者を増加させる策を講じることが可能です。

ペットサロンにおける予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては高額な初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、担当するペットが増えることで、名前や性格を覚えることが難しくなり、飼い主とのつながりが弱くなる可能性が考えられます。

ペットサロン向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

ペットサロンで活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。ペットサロンにおすすめなのがサービス提供タイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約や顧客の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の施術時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「わんちゃんねこちゃんノート」や「本日のカット」などと登録することができます。

ペットサロンにおけるカルテ機能の活用事例

ペットサロンで施術を受けるのは動物です。施術中の痛みや不快感を言葉で説明できないからこそ、事前の情報収集や前回の施術記録が重要になってきます。

カルテに毛質やアレルギー、触られるのが嫌いなところ、性格などを記録しておくことで、ペットがストレスを感じずに施術が完了します。また、カルテ機能には画像を追加することも可能なため、前回の記録を写真とともに残しておけば、前回と同じカットを求められても再現可能です。

状態を確認した際に気になった傷やしこり、皮膚の状態を記録すると、飼い主に漏れなく伝えられるので、病気の早期発見につながるかもしれません。

ペットサロンにおすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、ペットサロンで活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

予約時アンケート機能

事前アンケート機能では、予約受付時にかんたんなアンケートに回答してもらえます。ペットサロンでの施術は犬種や大きさ、性格によって担当者の人数が変わることもあるため、事前に把握しておくと当日受け渡し時の確認作業が短縮されます。また、自宅でのお手入れ方法やトリミングの頻度、お手入れの余裕があるか等を把握しておくと、その子の生活に合ったカットが可能です。

アンケートの回答方法は、複数の選択肢から1つ、もしくは複数選択するスタイルと単語・文章で入力するスタイルがあるので、アンケート回答の手間を減らしたい場合は、記述式は補助的な役割で活用するとよいでしょう。

オプションメニュー設定機能

オプションメニューとは、追加のサービスや予約当日に貸し出せる備品のことです。オプションメニュー設定機能では、予約者が予約する流れでオプションを選択できるため、店舗側がオプションの案内をしなくても存在を把握してもらい、必要に応じて選択してもらうことが可能です。

ペットサロンでのオプション例としては、歯磨き・爪切り・耳掃除・足裏カット・肉球クリーム・デザインカット・エステ・泥パックなどが挙げられます。オプションは客単価をあげることができるので、面白いメニューを用意して他店との差別化を図るのも効果的です。

レビュー収集機能

この機能では、予約サイト内に来店客による0～10の11段階評価と感想を予約サイト内に掲載できます。トリミングサロンやペットサロンでの事故は少なくなく、ペットを預ける際に口コミを参考にする人は増加しています。技術力や対応によっては悪い評価を受けることもありますが、自店のサービスの魅力をアピールするには最適です。

また、RESERVAではメニューごとに写真を20枚まで登録することもできるので、お店の清潔さや技術力の高さ、動物との触れ合い方を写真で伝えることで、安心して利用してもらうことが可能です。

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他店舗との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、ペットサロンの売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。