キャリア相談は、参加者にとってキャリアの方向性を見定める重要な機会です。しかしその運営には多くの課題がともない、参加者の集客から相談内容の把握、当日のスムーズな進行まで、効率的かつ円滑な運営を目指さなければなりません。特に、相談の予約や管理、参加者の動向をしっかり把握することが求められます。
そこで注目されるのが、予約システムの導入です。このシステムを活用することで、予約管理が自動化され、無駄なやり取りやミスを減らすことができます。さらに、無断キャンセルの防止やオンライン・対面相談の切り替えもスムーズに行えます。これにより、より多くの参加者に質の高い相談を提供することができ、相談会自体の価値を高めることができます。
本記事では、キャリア相談会における予約システム導入のメリットについて、具体的な事例を交えて解説します。
キャリア相談の運営における課題
参加者の集客と認知度向上
キャリア相談を成功させるためには、ターゲット層に向けた効果的な集客が欠かせません。集客の課題としてよく挙げられるのは、対象者に情報が届かない、イベントの魅力が十分に伝わらない、他のイベントと競争があるという点です。特に学生や転職希望者に届くような適切な告知方法を選ぶ必要があります。
集客には、相談会の目的に応じて、大学生・新卒・中途転職希望者など、どの層に重点を置くのかを明確にし、それぞれに適した告知戦略を立てることが求められます。例えば、学生向けには大学のキャリアセンターと連携する、SNS広告やLINE公式アカウントを活用するなどの方法があります。一方、転職希望者には求人サイトとの連携や、キャリアイベント専門のプラットフォームを活用すると効果的です。また、オンライン・オフラインの両方での広報が必要です。オンラインでは、SNS、ウェブ広告、メールマーケティングなどを活用し、ターゲットに合わせた発信を行います。オフラインでは、チラシの配布や大学の掲示板を活用するなど、直接目に触れる形でのプロモーションが有効です。
相談内容の多様化と対応力
キャリア相談には、年齢や経歴、目標が異なるさまざまな参加者が訪れます。それぞれが抱える悩みや相談内容も多岐にわたり、相談員が適切に対応できるかどうかが成功の鍵を握ります。
キャリア相談の対象が大学生の場合は、自分に向いている業界や履歴書の書き方など基本的な内容の相談が多い傾向があります。転職希望者の場合は、異業種転職の可能性やキャリアアップの方法など、より具体的なアドバイスを求めることが多いです。このような多様な相談内容に対応するためには、まず相談員のスキル向上が不可欠です。事前に相談内容を整理し、それぞれに対応できる知識を持った相談員を配置することで、スムーズな対応が可能になります。また、相談員自身の経験を活かせるよう、業界ごとの専門性を持つアドバイザーを用意するのも有効です。加えて、相談内容に応じた資料やツールの準備も重要です。履歴書のテンプレート、自己分析シート、業界研究資料などを提供することで、相談後の行動につなげるサポートができます。
相談後のフォローアップ
キャリア相談は一度の面談だけで完結するものではなく、その後の行動が重要になります。相談後のフォローアップが不十分だと、相談者が具体的な行動を起こせず、せっかくの機会が無駄になってしまう可能性があります。そのため、相談後にメールやLINEでアフターフォローを行い、相談会後のフォローアップ体制を整えることが大切です。相談内容の要点をまとめたフィードバックを送ったり、具体的な次のアクション（履歴書のブラッシュアップ、企業研究の進め方など）を提示したりすると、相談者の行動につながりやすくなります。
さらに、相談者のモチベーションを維持するためのイベントやセミナーの案内も有効です。業界研究セミナー、模擬面接会、スキルアップ講座などを提供することで、継続的な支援が可能になります。
予約システム導入のメリット
受付業務の負担軽減
予約システムを導入することで、予約受付、相談者からの問い合わせ対応、空き枠の確認、予約の変更、キャンセルの処理などの業務を大幅に削減できます。参加者はオンライン上で空き枠を確認し、希望の時間を選択して予約することができるため、スタッフが手動で対応する必要がなくなります。
また、予約受付の自動化により、相談会当日の運営準備、相談員との調整、広報活動などに集中できるようになり、スタッフの時間を他の重要な業務に充てることができます。予約システムに事前アンケート機能を組み込めば、相談者のニーズを事前に把握し、適切な相談員とのマッチングを効率化することも可能です。
リマインド機能によるキャンセル防止
キャリア相談において、無断キャンセルや当日直前のキャンセルは運営側にとって大きな問題です。相談員のスケジュールが確保されているにもかかわらず、相談者が来なかった場合、その時間が無駄になってしまうだけでなく、他の希望者に枠を提供する機会も失われます。また、参加者自身も、相談の機会を逃してしまい、キャリア形成の重要なステップを踏み損ねることになります。
こうした問題を防ぐために、予約システムのリマインド機能が有効です。キャリア相談日の前に自動的にリマインドメールを送ることで、参加者の意識を高めることができます。これにより、相談者は準備をしっかり整えた上で相談会に参加でき、相談の質が向上するという効果が期待できます。
オンライン・対面相談のスムーズな切り替え
キャリア相談では、オンラインと対面の両方の形式を採用することで、参加者の多様なニーズに対応することが求められます。しかし、運営側にとっては、どちらの形式でもスムーズに対応できる体制を整えることが課題となります。特に、予約の受付から当日の案内、実施方法の違いによる調整など、多くの業務が発生するため、予約システムを活用して負担を軽減することが重要です。
オンライン相談の場合、予約完了時に自動でビデオ会議のリンクを発行し、予約確認メールに添付することで、参加者はスムーズにアクセスできるようになります。また、リマインドメールにもURLを記載しておけば、当日にアクセスしやすくなり、接続トラブルの防止にもつながります。
キャリア相談の予約システム導入事例
女性のキャリア応援コーナー
広島県広島市の女性のキャリア応援コーナーは、再就職を希望する子育て世代の女性や、キャリアチェンジを目指す女性など、県内で働くことを希望するすべての女性を対象とした相談場所です。「働きたいけど、何から始めていいか分からない」「子育てしながら仕事できる？」など、不安や悩みを感じている女性をサポートします。
当施設では、広島エリア、福山エリアでの相談のほか、オンラインミニセミナーやWEB相談も行っています。オンラインメニューはZoomと連携しており、予約確定時のメールにオンライン情報が記載され、送られます。また、予約メニューは承認制となっており、予約者が予約を入れてもすぐに予約が確定せず、いったん仮予約の状態になります。このように仮予約受付を設定すると、運営側が予約者情報を一度確認したうえで予約を承認するかを決められます。
MUKOnoa⁺（ムコノアプラス）
MUKOnoa⁺では、武庫川女子大学リカレント教育の一環として、社会で必要となる基本的スキルを目指す入門編、文理融合型のスキルアップ、専門知識・資格取得など、すべてのビジネスパーソンに対して一生を描ききる学びを提供しています。講座単位で自分だけの受講スタイルを選べることも魅力です。
予約サイトでは無料のキャリアカウンセリングの予約を受け付けています。当サイトでは予約を受け付けるだけでなく、アンケートを用いて事前に予約者の情報を収集しています。質問項目には、相談内容のほか、興味のあるジャンル、MUKOnoa⁺を知ったきっかけなどが設置されており、予約サイトへの流入経路を知ることで、今後のマーケティング施策に活かすことが可能です。また、個々のアンケート結果を紙媒体で管理する必要がなくなり、スタッフ間での情報共有もかんたんです。
noaplus（ノアプラス）
株式会社ワークアカデミーは、リカレント教育における卒業生のキャリア支援に関する連携協定を大学と締結し、リカレント教育プログラムを実施しています。2024年11月に締結した神戸女子大学では、卒業生やその家族を対象に、学びとキャリア支援を提供するプラットフォーム「noa+connect（ノアプラスコネクト）」を活用した総合的なキャリア支援「神女SSCE」を実施しています。
各大学のキャリア支援プログラムの紹介ページは、HTMLエディタ編集によって重要な箇所を目立たせる工夫がされており、プログラムの内容を詳しく確認することができます。メニューページは文字色の変更のほかURLを貼ることもできるため、問い合わせフォームへのリンクに遷移できるように編集することも可能です。
日本経済大学福岡キャンパスキャリアサポートセンター
日本経済大学福岡キャンパスのキャリアサポートセンターでは、教員や企業経験の豊富なスタッフがいつでも相談に応じられる態勢を整えています。相談の内容は就職問題に限らずアルバイト、インターンシップなどの就学・生活・人生相談など多岐にわたり、1年生からの相談も多くなっています。また、キャリア支援講座を開設し、就職活動に不可欠な自己分析や自己PR、履歴書等の作成要領、マナー等を学べる機会を設けています。
本学の予約サイトは、「お知らせ」を有効活用しています。「お知らせ」には、キャリア相談の予約方法に関する動画のリンクやマニュアルを掲載し、学生が手軽に利用できるように案内しています。予約を進めていくとシンプルアンケートで学籍番号や相談内容を書き込むことができるようになっており、担当者に相談内容を事前に伝えておくことも可能です。
横浜創英大学キャリア支援室
横浜創英大学のキャリア支援室では、就職や進学についての個別面談をはじめ、各種情報の提供、進路ガイダンスや就職対策講座の開催などさまざまな業務を行っています。また、面接の準備のための模擬面接、履歴書、小論文等の応募書類の添削なども受け付けています。
キャリア相談の予約サイトでは、キャリア相談、履歴書・エントリーシート・添え状等の添削、模擬面接の予約を受け付けています。予約メニューには、予約受付締切が1日前の23時59分であることが明記されており、日中キャリア支援室に来室できない学生でも自宅などからオンライン上で予約が可能です。
キャリア相談の多様な形式、内容に対応「予約システムRESERVA」
キャリア相談は、内容だけでなく実施形態も多様化しており、予約受付からオプションメニューの選択、相談内容の事前共有などさまざまな確認事項があるため、予約状況を一元管理できるシステムの構築が求められます。そこでキャリア相談の予約や顧客管理のために予約システムを導入して予約導線をスムーズにすることで、相談内容を明確にし、充実したキャリア相談の時間を確保することが大切です。
RESERVA（レゼルバ）は、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者におすすめです。
RESERVA予約システムでは、ビデオチャットツール「Zoom（ズーム）」との連携機能が備わっています。大学でのオンライン授業や、就職・転職活動のオンライン説明会が普及した現在、オンラインでのキャリア相談の希望者も多いです。そこで、オンラインで参加可能な予約メニューを作成することで、時間・場所を問わずにキャリア相談ができるため、利便性向上につながります。また、オンラインでの相談では相談スペースを確保する手間が省け、職員の負担軽減につながります。
また、Zoom連携機能では、オンラインでの予約と同時にオンラインミーティングが自動で作成されるとともに、参加のためのURLやパスワードは自動的にRESERVAから予約者にメールで送付されます。このように、オンインメニューの作成から予約リンク作成までワンストップで提供できることで、職員は手間をかけず、かんたんにオンライン上でのキャリア相談を行えます。
くわしくはこちら：Zoom連携機能でオンラインメニューを作成！【RESERVA機能紹介】
予約時に事前にアンケートに回答してもらうことで、予約者の要望や傾向を理解することができます。アンケートは、ラジオボタン、チェックボックス、数値入力、自由記述など様々な回答方法の中から最適な形を選択でき、自由にカスタマイズが可能です。
くわしくはこちら：予約時アンケート設定で業務効率化を実現！【RESERVA機能紹介】
キャリア相談の予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
予約システムの導入は、キャリア相談の運営において、効率化、顧客満足度向上など多くのメリットをもたらします。予約システムを導入して、より多様なメニューを用意したい運営者は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。