産後ケアの予約｜効率的に施設を運営できる予約システムの紹介

産後ケア施設は、出産後の母親と赤ちゃんに必要なケアやサポートを提供し、母子の健康状態をよりよくする施設です。産後ケア施設では、利用者が想定よりも多くなると、各家庭に十分なサービスを提供できなくなるため、予約システムを使い完全予約制にして、利用人数を絞る施設が増えています。

このように、産後ケア施設における顧客体験を高いクオリティで維持するには、予約の受付から顧客データの管理、特別なキャンペーンの告知など、利用者の満足度を上げるデジタルツールが求められます。

本記事では、産後ケア施設に予約システムを導入するメリットを、実際の導入事例とともに紹介します。

産後ケア施設の運営における課題

産後ケア施設の運営における課題は、主に3つあります。

予約管理の手間

産後ケア施設運営における課題の一つは、予約管理です。産後ケアのメニューは多岐にわたるため、手動で予約を管理するのは非常に困難です。多くの顧客が産後ケアを複数回利用することから、前回のケアの情報を保持しておく必要があります。しかし、電話やメールでの予約では顧客情報の管理に手間をとるうえ、人為的なミスも考えられます。

また、キャンセル対応などの柔軟な対応ができないことも課題としてあげられます。特に、赤ちゃんは急な熱など予測できない状況に頻繁に遭遇するため、保護者も柔軟で融通の利くサービスを求めています。

顧客対応の限界

もう一つの課題は顧客対応です。産後ケアを必要としている人は多く、施設の空き枠の問い合わせやキャンセル待ちをする人も多く存在しています。しかし、施設としても、営業時間内は母子のケアに多くの時間を割きたいと考えており、予約対応ができる時間に限界があります。産後は、母親にとっても余裕がない時期であるため、かんたんで融通の利く予約が可能な産後ケア施設は非常に重宝されます。

予約システム導入によるメリット

このように産後ケア施設の運営にはいくつかの課題が存在していることがわかりました。しかし、これらの問題は、予約システムを導入することで解決可能です。ここでは、予約システムを導入することで産後ケア施設の運営にもたらされるメリットを紹介します。

顧客管理の効率化

予約システムを導入すると、ケアを受けた母子の氏名や連絡先、健康状態、役所の手続き書類の番号などをシステム上で一元管理することができます。これにより、施設のスタッフが顧客管理に充てる時間を大幅に削減可能です。

また、毎回のケアの経過を記録して保存しておくことで、これまでのケアを参考にしつつ、より母子に合わせたパーソナルなケアを提供できます。こうした母子のケアデータの蓄積により、健康状態やニーズを正確に把握し、最適なサポートを行うことが可能です。また、長期的な視点で母子のケアプランを構築し、継続的なサポートの提供も実現されます。

利便性と満足度の向上

予約システムが導入されている施設では、オンラインで24時間いつでも予約ができるため、利用者の都合に合わせて予約を行うことができます。電話や対面での予約受付時間に縛られることがないため、生まれたての子どもがいる家庭でも、かんたんに予約を完了できます。また、予約の確認や変更、キャンセルをオンラインでかんたんに行うことができるため、急に子どもが体調不良になった場合でも安心です。施設側も予約変更にもスムーズに対応できるうえ、キャンセル枠に自動で新たな予約が入るため、効率的な運営を図れます。

予約データの分析

産後ケアはピラティス、ヨガ、赤ちゃんマッサージなど、多岐にわたるメニューがあり、母体のマッサージメニューも多様です。人気メニューなどのデータを収集することで、特定のメニューに注力し、顧客の満足度を向上させることができます。また、予約人数やキャンセル待ち人数を把握することで、人気のある日時のデータを収集し、曜日ごとに人員を適切に配置するなど、今後の運営に役立てられます。

予約システム導入事例

はるかぜ 産前産後ケア助産院クリニック

はるかぜ産前産後ケア助産院クリニックは、JR中央線吉祥寺駅徒歩5分に位置する「産前産後ケア助産院」と「クリニック」の複合施設です。助産師や看護師、保育士などが子育てをサポートし、産前・産後の悩みや不安に寄り添いつつ解消することを目指しています。

そんな当院では、予約システムRESERVAにて、産後ケアの予約を受け付けています。メニューはキャンセル待ちできるため、ユーザーの離脱や競合院への流出を防ぎます。予約システムを利用したキャンセル待ちは、キャンセルが出たら自動で待機者に通知されるため、予約業務が効率化されます。そのうえ利用者も、何度もホームページや予約カレンダーで予約状況の確認をする手間が省けます。

また、残席数表示をしていることで、スタッフが予約状況を確認・管理する手間が省けます。どの予約枠が人気かを把握して、今後の運営に生かすことも可能です。参加者としても、残席数が表示されていることで、希望する日時の空き状況をすぐに確認でき、無駄な時間をかけずに効率的に予約できます。

愛育産後ケア子育てステーション

愛育産後ケア子育てステーションは、東京メトロ日比谷線広尾駅徒歩8分に位置する産後ケア施設です。自宅と病院を行き来する外来だけでなく、ショートステイケアも行っています。集中的にケアすることで、育児への不安が軽減されます。

当施設では、デイサービスや産後ケアのアロマトリートメントケアなどの予約をRESERVAにて受け付けています。予約を進めると、事前アンケートで母子の健康、出産に関する質問や、区の助成制度に関する質問を行っています。産後ケアは母子の健康のために行われるものであり、事前に情報を把握することが極めて重要です。また、系列の病院に通っている母子は、事前にデータ照合を行うことで、より個人に適したサービスの提供が可能です。助成制度についても事前に確認しておくことで、会計がスムーズに進みます。事前アンケートを活用することで、パーソナライズされたサービスを提供し、母子ともにストレスの少ない産後ケア体験を実現します。

ぴゅあらぼ

ぴゅあらぼは、神奈川県川崎市を中心に産後ケアとピラティスを行っている団体です。産後まもない母のこころとからだの健康を考えたストレッチだけでなく、子どもの発達にもアプローチする親子エクササイズを提供しており、母親は自分をいたわる時間を持つことができます。また、エクササイズ後にはお菓子とお茶が用意されており、同年代のママ友を作る場としても活用できます。

ピラティスと産後ケアの予約システムには、予約を進めると位置情報が明記されています。当団体は曜日によって開催場所が異なりますが、場所を簡単に確認できます。また、予約リマインドメールが届くため、顧客が間違えることなくレッスンを受けられます。さらに、メニューには複数枚の写真が設定されており、実際のレッスンのイメージが湧きやすくなっています。産後ケアは、過去に出産した経験がなければ利用することはありません。そのため、実際に施設を見たことがなく、イメージが湧かず、緊張している人も多くいると考えられます。そこで、予約サイトに施設や食事、実際の利用風景の写真があるとイメージが湧きやすくなり、予約件数の向上にもつながります。

sage femme産後デイケア専用予約サイト

sage femme（サージュファム）は、京王線国領駅徒歩2分にある、助産師による産前産後ケアサロンです。東京都調布市、狛江市、三鷹市で家族等から出産後の支援が受けられない人に向けて、日帰りで身体の休養や助産師による育児・授乳相談、不安解消ができる産後ケアを行っています。

当施設の産後ケアは、住んでいる地区別に予約システムRESERVAにて受け付けています。市によって支援適用の有無が異なるため、産後ケアの料金も変動しますが、当団体の予約システムでは、料金の異なる顧客を別々のメニューで予約受付しているため、精算時のミスを軽減できます。また、確認事項の連絡を折り返しする必要がないため、育児で忙しい母子も簡単にケアサービスを利用できる環境が整っています。

産前産後ケア助産院PIKO

産前産後ケアセンター助産院PIKO（ピコ）は、沖縄県うるま市に位置する母子ケア施設です。「ピコ」とは、ハワイ語で「おへそ」を指し、「親子のきずな・つながり」や「生命エネルギーの中心」を連想させることから名付けられました。助産院ピコは、母親が育児から解放される産後ケアを通じて、「第二の実家」のような存在を目指しています。

メニューは、通常のケアメニューとキャンセル待ちメニューの2種類があり、承認制と先着制の予約を使い分けています。産後ケアのメニューが多岐にわたるため、予約方法を適切に使い分けることで、顧客と施設の双方にとってよりスムーズかつ効率的な運営です。

さらに、メニューには当施設の写真や実際に提供される昼食の写真など、計9枚を掲載して、視覚的な情報を豊かにしています。これにより、顧客はケアの具体的な様子や施設の雰囲気を事前に把握でき、安心して予約を進められます。写真が豊富にあることで、予約を迷っている方にも、実際のケア体験を想像しやすくなり、興味を持ってもらいやすいです。

産後ケア施設の来院予約には、予約システムRESERVA

産後ケア施設の予約において、利用者は予約の利便性や受付の安心感を求めています。予約システムを導入することで、これらのサービスの質を継続的に改善し、信頼性と価値を高められます。

RESERVA（レゼルバ）は、導入数28万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態で活用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった施設にもおすすめです。

オプション機能を利用することで、おむつやタオルなどの産後ケアに必要な備品を予約時にまとめて確認できます。

また、オンラインカード決済機能を利用することで、対面での金銭の授受が省略され、金銭トラブルを防ぎます。施設側も会計が不要になることで、業務の負担が軽減されます。

産後ケア施設の運営に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回は、産後ケア施設の運営における課題とその解決策として挙げられる予約システムの導入、そして導入事例を紹介しました。予約システムの導入は、予約だけでなく産後ケア施設運営全体の業務効率化を実現します。効率的に産後ケア施設を運営したい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。