来店相談には予約管理システム｜無料でできる顧客満足度向上のための店舗づくりとは

近年、店舗や施設を利用する際に、事前に来店や来場の予約を行うケースが増えています。事前予約は顧客の利便性を高めると同時に、事業者側にとっても効率的なサービス提供につながります。特に、来店相談を行う場合は、スタッフと顧客のやりとりが密接に関わるため、待ち時間の削減やスムーズな対応が重要です。そのため、予約管理の方法を見直したり、予約システムの導入を検討する動きが加速しています。

本記事では、来店相談予約の方法や、来店相談予約において浮き彫りになっている課題について解説します。さらに、課題解決に予約システムを導入するメリットについて説明するとともに、来店相談予約に予約システムを導入している事例を紹介します。

来店相談予約の方法

電話やメールなど従来の予約手段

最も一般的な来店相談の予約方法として、電話やメールでの申し込みがあります。顧客が直接スタッフとやりとりしながら日時を調整できるため、細かい相談内容や希望を伝えやすい点がメリットです。一方で、営業時間外は対応が難しかったり、スタッフが電話対応に追われてほかの業務が滞る可能性があるなど、運用上の課題もあります。

Webフォームやチャットツールを使った予約

インターネットの普及とともに増えているのが、Webフォームやチャットツールを用いた予約受付です。顧客は24時間いつでも予約ができ、フォーム上で相談内容を事前に入力してもらうことで、店舗側も顧客の情報を事前に把握できます。また、チャットツールではリアルタイムで気軽に問い合わせができるため、予約だけでなく、カウンセリングに近いやりとりができるのも利点です。

スマホアプリやSNSとの連携

より手軽でスピーディな予約方法として、スマホアプリやSNSのメッセージ機能を使うケースが増えています。特定のアプリからワンタップで予約画面に移行できたり、SNSでいつでも問い合わせができるなど、ユーザビリティの高さが強みです。店舗の公式アカウントから予約状況やキャンペーンなども通知でき、集客やリピート利用にもつながりやすいというメリットがあります。

来店相談予約の課題

ダブルブッキングや予約漏れ

電話やメール、手書きの予約台帳など、複数の方法で予約を受け付けていると、スタッフ間で情報が共有しきれず、ダブルブッキングや予約漏れが起こりやすくなります。顧客にとっては大きなストレスとなるだけでなく、信頼性の低下や機会損失にもつながってしまいます。

予約状況の把握・管理の煩雑さ

予約数が増えてくると、手作業や複数システムを行き来する管理ではどうしても限界が生じます。例えば、今月の相談数や、どの時間帯が忙しいのかをすぐに把握できなかったり、担当スタッフへの割り振りが不十分になったりするなど、予約当日の運営がスムーズに進まなくなります。

対応コストの増大

電話予約が集中する時間帯や、メールでのやりとりが増えると、予約受付だけでスタッフのリソースが圧迫されてしまいます。また、予約の変更やキャンセルが頻繁に発生する場合、その都度スタッフが手作業で対応する必要があり、コストと人的ミスのリスクが高まります。

来店相談に予約システムを導入するメリット

予約管理の一元化でダブルブッキングを防ぐ

予約システムを導入する最大のメリットは、予約情報を一元管理できることです。電話やWeb予約など、異なるチャネルからの予約でもシステムで統合管理できるため、ダブルブッキングや予約漏れを大幅に減らすことが可能になります。スタッフ同士の情報共有も容易になり、顧客とのやりとりを正確に反映できる点も魅力です。

スタッフの業務効率化

オンライン上で予約確認や日程変更が完結するため、スタッフが電話対応や手動入力に割く時間を大幅に削減できます。これによって、本来注力すべき顧客対応やコンサルティングにスタッフの時間を使えるようになります。特に、予約が集中する時間帯の負荷軽減が期待できます。

顧客満足度の向上

顧客は、24時間いつでも予約やキャンセルの手続きができるようになり、利便性が向上します。また、予約確定後に自動配信メールやSMSでリマインドを行う機能があれば、来店忘れや予約時間の間違いを防止できるため、来店率や売上を高める効果も期待できます。事前にメッセージを送ることによって、顧客に対してきめ細やかなサービスを提供している店舗という印象を与えられるため、リピートや口コミ拡散にもつながります。

来店相談における予約管理システム導入事例

キャリアコンサルカフェ

キャリアコンサルカフェ横浜は、株式会社ビータップが提供するキャリアカウンセリングサービスです。プロのキャリアコンサルタントが、相談者のキャリアの悩みに関して30分間カウンセリングを行います。カフェに行くときと同じように気軽に相談に来てほしい、という思いから「カフェ」という名前をつけました。

当サービスは、横浜だけでなくオンラインでも開催しています。オンラインメニューはZoomと連携しているため、予約が確定すれば、自動的にオンラインミーティングのURLとパスワードが相談者に送られる仕様になっています。そのため、予約の管理者はミーティングの準備に時間がかからず、当日はスムーズにカウンセリングを行えます。また、相談者はメールで送られてきたURLをクリックするだけでミーティングに参加できるため、ミーティング参加時にトラブルが起きる可能性が減り、利便性が向上します。

&Freeねむりの相談所 京王百貨店新宿店

&Freeねむりの相談所新宿店では、「スリープマスター」と呼ばれる店員が相談者の睡眠の悩みに関してカウンセリングを行うサービスを提供しています。丁寧なカウンセリングとパーソナルフィッティングを重ねながら、一人ひとりに適した寝具を作れる点が魅力です。オーダーまくらやベビー寝具など複数の商品があり、相談者の快適な睡眠環境づくりをサポートしています。

当店では、商品やサービスによってメニューがカテゴリ分けされています。これによって、相談者は興味のあるメニューをひと目で確認できるため、利便性向上につながります。

当店は身体の計測やパーソナルフィッティング、睡眠の相談など複数のサービスを提供していますが、カテゴリ設定を活用しているため、希望のメニューを探す手間がかかりません。また、予約サイトの管理者もかんたんにメニューの管理ができるため、作業効率が向上します。

灯屋2代々木店

灯屋2は、1986年創業のアンティーク着物専門店です。成人式や七五三などの「晴れの日の装い」をテーマに、アンティーク調の着物をセレクトしています。代々木店では着物レンタルと振袖販売を行っており、現在は2026年・2027年に開催される成人式の着物レンタル予約や、前撮りの予約を受け付けています。

当店は、予約アンケートのカスタマイズ機能を活用しています。予約者の身長を聞くほか、振袖の下見を依頼するアンケートにカスタマイズしているため、予約者に合った着物を事前に選定できるとともに、予約者が下見に来ないなどのトラブルを未然に防ぐことができます。また、アンケートの回答は必須になっているため、必要な情報を確実に把握できます。

予約管理システムRESERVAで、かんたんな来店相談を実現

現在さまざまな予約管理システムがありますが、柔軟な予約管理にはRESERVA予約管理システムがおすすめです。RESERVA（レゼルバ）は、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。350種類以上の業態で導入実績があり、信頼性の高い予約管理システムであることから、はじめて予約管理システムを導入する事業者にもおすすめです。

また、RESERVAには100種類以上の機能が搭載されているため、来店相談などのきめ細かなサービスが要求される業態に特におすすめです。たとえば、予約アンケート設定機能やZoom連携機能を活用することで、顧客の体験価値向上が期待できます。

予約システムは難しい操作が多いと思われがちですが、RESERVAでは最短3分でアカウント発行と予約システム作成を行うことができます。また、トラブル時のサポートも手厚いため、安心して利用できます。

まとめ

来店相談をスムーズに進めるためには、顧客の利便性と店舗側の業務効率を両立させることが大切です。電話やメールなどの従来の方法だけでなく、Webフォームや予約管理システムなど、多様な予約手段を提供するとともに、一元管理できる仕組みを整えることで、ダブルブッキングや予約漏れといった課題を解消しやすくなります。

そして、予約システムを導入すれば、スタッフの負担軽減や顧客満足度の向上が期待できるため、結果的に売上やリピート率向上を図れます。店舗のサービスレベルを引き上げるためにも、予約管理方法の見直しやシステム導入を積極的に検討することをおすすめします。

来店相談の予約に悩みを抱えている事業者は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。