店舗運営において、予約キャンセルは大きな問題の一つです。予約キャンセルが増加すると、店舗の売上に影響が出るだけでなく、スタッフのシフト調整や在庫管理にも支障が生じ、運営全体に負担がかかります。
こうした予約キャンセルを防ぐためには、店舗側の工夫が必要です。たとえば、事前に顧客へ予約確認の連絡を入れたり、わかりやすいキャンセルポリシーを設けてキャンセルに対する意識を持ってもらったりすることが効果的です。その中でも、特に有効なのが予約システムの導入です。
本記事では、予約キャンセルが発生する理由と、それに対する具体的な防止策について解説します。また、予約システムの中でも特におすすめの「RESERVA」を活用した方法についても詳しく紹介していきます。
予約キャンセルが起こる理由
予約忘れ
顧客の予約キャンセルが発生する一因として、予約忘れが挙げられます。忙しい生活を送る中、自ら予約したのにかかわらず来店日時を忘れてしまう顧客は多いです。特に予約が数週間先の場合、時間が経過するにつれて予約の記憶が薄れ、来店日が近づいてもその存在を思い出せないケースは少なくありません。
予約手続きの簡略化
インターネット予約が普及した現在、顧客はかんたんに予約できる一方で、キャンセルも容易に行えるようになりました。ワンクリックで予約やキャンセルが可能な環境により、予約に対する責任感が薄れ、気軽にキャンセルしやすい状況が生まれています。
キャンセルポリシーの未設定
キャンセル料が発生しないことも原因の一つです。多くの店舗では、予約キャンセルに対して追加料金を課さないため、顧顧客にとっては無断キャンセルの際に金銭的なデメリットがありません。そのため、一定数の顧客は、予定が変更になったり、気分が乗らなかったりするだけで予約のキャンセルを行います。
予約キャンセルを防止するための対策
予約確認の連絡
店舗が予約キャンセルを防止するにあたって、顧客に予約確認の連絡を行うのは効果的です。特に、予約日の1～2日前に電話やメールで確認の連絡を入れることで、顧客に予約を再認識させ、無断キャンセルのリスクを減らすことができます。この際、来店を歓迎するメッセージや予約内容の確認事項を含めると、顧客に安心感と丁寧な印象を与え、来店前に顧客満足度の向上を図ることができます。
キャンセルポリシーの明確化
キャンセルポリシーの明確化も重要です。予約の際に、キャンセルのルールや料金発生のタイミングを明確に提示することで、安易なキャンセルを防ぐことができます。
キャンセルポリシーはわかりやすく、シンプルな表現で伝えることがポイントです。複雑な規定はかえって混乱を招き、トラブルの原因になりやすいため、具体的なキャンセル料や期限を示すとともに、その内容を顧客にしっかり伝えましょう。
予約システムの導入
専用の予約システムを導入することも検討すべきです。予約システムには予約管理を一元化する機能があり、顧客へのリマインド通知やキャンセルポリシーの表示を自動で行えます。予約システムによって、店舗は無断キャンセルや直前キャンセルのリスクを大幅に減らすことができます。
予約キャンセルの防止に最適なのは、予約システム「RESERVA」
予約キャンセルの防止にあたって、おすすめなのがRESERVA（レゼルバ）予約システムです。 RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
RESERVAのおすすめ機能
RESERVAには、予約キャンセルを防止する機能が揃っています。
リマインドメール
予約リマインドメールは、予約した顧客に対して予約状況の再確認を促す通知を送る機能です。これによって、顧客は忘れがちな予約日時をしっかり認識できます。
メールは予約前日の午前8時に自動で配信されるため、店舗はわざわざメールを送信する手間を省けます。
オンラインカード決済
オンラインカード決済は、予約時にクレジットカードで決済を完了できる機能です。この機能によって、顧客は来店当日に支払いを気にせず直接サービスを受けることが可能になります。店舗側は事前に料金を確保できるため、予約キャンセルや無断キャンセルのリスクを削減できます。
オンラインカード決済についてはこちら：オンラインカード決済機能でお会計を効率化しよう！
豊富なキャンセル機能
RESERVAには、予約キャンセルに関する機能が豊富にあります。
キャンセル締め切り設定
キャンセル締め切り設定によって、店舗は予約キャンセルの期限を自由に設定できます。エンタープライズプラン以上であればメニューごとに期限を決められるため、個々のメニューの需要に応じて最適な締め切りを設けることが可能です。
キャンセル料設定
オンラインカード決済機能を導入している店舗では、締め切り期限を過ぎてキャンセルした顧客に対して、オンライン上でキャンセル料を徴収することができます。これにより、予約キャンセルが発生した場合でも、店舗は一定の収益を確保可能です。
キャンセル待ち
キャンセル待ちは、予約キャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている顧客に対して通知を行い、予約の実施まで自動で行う機能です。店舗はこの機能を利用することで、予約キャンセルの損失を最小限に抑えることができます。
キャンセル待ちについてはこちら：キャンセル待ち機能で機会損失を防ぐ
まとめ
本記事では、店舗における予約キャンセルが発生する原因やその対策について解説し、特に効果的な対策として予約システム「RESERVA」を紹介しました。RESERVAには、リマインドメールやオンラインカード決済、豊富な予約決済機能など、予約キャンセルを防止する便利な機能が揃っています。予約キャンセルにお悩みの店舗事業者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。