【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜家庭教師・個別指導塾編

家庭教師や個別指導塾の運営は、生徒の個人情報から講師・生徒のスケジュール、学習進度、出席状況、得意・不得意科目、志望校まで、多岐にわたる情報を管理する必要があります。次の授業日の決定や月謝の支払いなど対面でのやり取りも多く、受付業務の負担が大きいです。また、塾や家庭教師が扱っている情報の重要性は非常に高く、適切な管理を行うことは必要不可欠であると言えるでしょう。紙媒体での情報管理は、かんたんに持ち出しや紛失が生じるため、管理方法を見直す必要があります。

近年はコロナ禍の影響もあり、Zoomなどを活用したオンライン授業の注目が高まっていますが、サービスを始める準備時間がとれなかったり、システムの利用方法に不安を感じて断念したお店も少なくありません。

以上のような家庭教師や個別指導塾の運営における悩み解決に役立つのが、予約システムです。本記事では、予約システムの導入を考えている家庭教師・個別指導塾向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

家庭教師・個別指導塾における予約システムの導入

予約システムの導入は受付業務の効率化だけでなく、集客や新しい取り組みを始めるきっかけづくりにも大きく貢献します。ここでは、家庭教師・個別指導塾運営の予約受付に予約システムを導入するメリットと課題点について説明します。

家庭教師・個別指導塾における予約システム導入のメリット

家庭教師・個別指導塾に予約システムを導入すると、講師があらかじめ予定を登録しておくことで生徒がサイトから好きな時間を予約できるようになります。システム上で、講師の出勤日と生徒の空いている日時のマッチングが自動で行われると、受付にて手動で予約情報の登録・管理を行う必要がなくなるため、業務の効率化が促進します。また、予約のキャンセルも生徒が自ら行えるので、来校者が多く忙しい時間帯に、欠席や予約変更の電話が鳴り響くことがなくなります。

そして、RESERVAの開発運営は日本のシステム開発会社が行っており、ISMS認証とプライバシーマークを取得しているため、セキュリティ面でも安心して利用することが可能です。

家庭教師・個別指導塾における予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては高額な初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、生徒が増えることで情報の整理が難しくなり、スムーズに授業を開始できなくなる可能性が考えられます。

家庭教師・個別指導塾向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

家庭教師・個別指導塾で活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。家庭教師・個別指導塾におすすめなのがスクールアクティビティタイプです。カルテ機能を活用することで、予約や生徒の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに生徒指導時の記録や、生徒の特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の利用時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「生徒ノート」や「本日の進度」、「テスト成績」などと登録することができます。

家庭教師・個別指導塾におけるカルテ機能の活用事例

家庭教師や個別指導塾では生徒一人ひとりの把握すべき情報が非常に多く、1日に何人も担当するとなると、メモを残すにも一苦労です。

カルテに生徒の志望校や得意な単元・苦手な単元を記録しておくことで、生徒のスピードに合った指導が実現します。また、授業進度や宿題の有無を記録すると、前回の続きからスムーズに始められます。

予約日（授業）ごとにカルテを作成でき、過去のカルテも一覧で表示できるため、テストの点数や順位の遷移を把握することも可能です。

家庭教師・個別指導塾におすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、家庭教師・個別指導塾で活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

月額プラン機能

月額プラン機能を利用すると、毎月1回、自動的に月謝を徴収できるようになります。講師（運営者）、生徒（保護者）ともに当日支払いに関するやり取りが不要になり、銀行まで出向いて入金する負担や支払いが遅れた際の催促の手間を削減できます。

また、月額プランでは予約メニューと利用回数を制限したり、メニュー・利用回数を無制限にすることもできるので、作成したいプランに応じた利用が可能です。例えば、夏期講習受け放題プランや週に3回まで好きな授業を受けられるオンライン授業コースなどを作成できます。

Zoom連携機能

Zoom連携機能では、Zoomミーティングを設定したメニューに予約が入ると、自動的にZoomミーティングが作成されます。そして、予約完了した時点でオンラインミーティングが自動で作成され、予約者に参加する際に必要なURLやパスワードが自動送信されます。この機能を活用すると、運営者や講師がミーティングを作成したりパスワードを送る必要がなくなるため、Zoomの利用に不安がある人や忙しくて手が回らない人でも、すぐにオンライン授業を開講できます。

塾の場合、オンライン授業だと生徒が移動する必要がなくなるため、感染者が急増している時期や授業終了時間が夜遅くなってしまう日でも安心して通わせることが可能です。また、全国のどこからでも受講できるようになるので、住んでいる地域では受けられなかった他県の優秀な講師の授業を受けられるようになります。

予約・顧客データ分析機能

予約データ分析機能では、過去の予約状況を月単位・日単位・曜日単位・時間単位・メニュー別・担当者別に絞り込んでグラフ化することが可能です。また顧客データ分析機能では、新規顧客数と累計顧客数をグラフで確認することができます。

この機能を活用することで、人気授業や人気講師・新規生徒が増加する時期・新規生徒が増加した時に実施していたキャンペーン等の把握が可能になります。効果があった施策を分析することで更なる売り上げアップ、学習効果の倍増が期待できます。

担当スタッフへの個別通知設定

サービス提供タイプ（スタッフ指名あり）には、予約が入った際に、指名された担当者に自動でメールが配信される担当者個別通知機能があります。管理者が対応できない時間に予約が入っても自動で講師に共有されるため、連絡漏れやそれにともなうトラブルを防止することが可能です。

「担当スタッフへの個別通知設定」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約メニューの担当者に予約通知メールを個別送信！【RESERVA機能紹介】

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他店舗との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、家庭教師・個別指導塾の売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。