【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現!|鍼灸院編

【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現!|鍼灸院編

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厚生労働省が発表した「平成30年衛生行政報告例(就業医療関係者)の概況 就業あん摩マッサージ指圧師・はり師・きゅう師・柔道整復師及び施術所」によると、2008年から2018年の10年間ではり師・きゅう師は3万5000人以上、はり及びきゅうを行う施術所は1万6000カ所近く増えており、鍼灸院は飽和状態にあると言えるでしょう。そして、鍼灸師・治療院の増加にともない、各治療院の来院患者数は減少しています。治療院は地域密着型サービスであり患者数は限られているため、今まで通りのサービスを行っているだけでは生き残りは難しくなっています。

このような状況下で売り上げを伸ばすには、マーケティング力が重要です。例えば、どんなメニューが注目されているのかや、自院の患者層、男女比等を分析し、患者の需要に合ったサービスを考案することで、ライバル店の差別化を図ることが可能です。

とは言え、普段の業務に加えデータを収集し分析するとなると、膨大な時間と手間がかかってしまいます。そこで役に立つのが予約システムです。予約システムは、予約受付やスケジュール管理、顧客情報の管理を自動化し、事務作業を効率化させます。また、収集したデータを分析し、自院のサービスや来院者の特徴に合ったクーポンやメルマガを発行することで、再来店に向けた対策を打つことができます。本記事では、予約システムの導入を考えている鍼灸院向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

鍼灸院における予約システムの導入

鍼灸院は施術時間が長いため、予約制をとっているところが主です。予約システムを導入することで、来院者・鍼灸師ともにストレスの少ないサービス提供が実現します。

ここでは、鍼灸院の運営・予約受付に予約システムを導入するメリットと課題点について詳しく解説します。

鍼灸院における予約システム導入のメリット

電話やメールでの予約は、希望する日時が空いているかのやり取りが必要です。予約者に何個も候補日を出してもらっても、すべて予約が埋まっていてなかなか予定が決まらず、顧客を不快な思いをさせてしまうことも少なくありません。また、鍼灸院を利用する層は、肩こりや頭痛など体の不調を感じている人です。体の異変に対する不安も大きいため、予約時に伝えたいことがたくさんあるはずです。一人ひとりに手動で返答や返信をしていると膨大な時間がかかってしまい、来院者の施術など他の業務にも影響が出る可能性があります。

予約システムを導入すると、予約者はサイトを開くだけで空き状況を確認できるようになり、長い時間かけて空いている日を探す必要がなくなります。また、予約システムでは予約受付・管理が自動化されるため、時間帯や定休日を気にせず24時間365日好きなタイミングでの予約が実現しますシステムの流れに沿って希望メニューや悩みを選択するだけで予約が完了するので、自分の悩みを言語化できない煩わしさを軽減することも可能です。

集客方法としてホームページを作成する鍼灸院は増加していますが、1から作るにはプログラミングの知識が必要だったり、作成依頼には高額な費用がかかったりとなかなか難易度が高いのが現実です。しかし、RESERVAでは最短3分で無料から使える予約サイトを作成できるので、かんたんにネットからの集客対策を行えます。施術時間や料金、メニューの内容・画像、鍼灸師紹介、アクセス方法など、沢山の情報を簡潔に掲載できるため、お店のこだわりや魅力を十分に伝えることができます。

・顧客が予約しやすい環境づくりが可能
・24時間予約受付に対応し、予約の取りこぼしを防止
・予約サイトを作成し、集客率アップ
 

鍼灸院における予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、顧客が増えることで、1人ひとりの情報を確認することが難しくなり、顧客とのつながりが弱くなる可能性が考えられます。

・初期費用や利用料が高い
・システムの習得が必要
・予約履歴の閲覧や検索が難しい

鍼灸院向けのRESERVAなら課題を解消!

予約受付システムRESERVA(https://reserva.be/)は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

1.フリープランから利用可能
RESERVA予約システムは、初期費用0円、月額0円から始められるフリープランがあり、無料から導入を検討することができます。有料プランの利用でより高度な機能を活用できるため、店舗に合った運用が可能です。
2.最短3分で予約サイトを作成

RESERVA予約システムは、アカウント情報を登録するだけでわずか3分で始められます。40種類以上の機能があり、自院のニーズに合わせた予約サイトを構築できます。自院のサイトに予約システムを埋め込むことも可能です。
3.システムが苦手な鍼灸師でもかんたんに操作できる管理画面
RESERVA予約システムでは案内に従って予約サイトの作成を進めることができます。管理画面が見やすく、予約管理もかんたんです。RESERVA公式YouTubeの解説動画やマニュアルも充実しているため、操作に不安を感じた場合でも十分なサポートを受けられます。

・RESERVA公式YouTubeはこちら
・RESERVA操作マニュアルはこちら

鍼灸院で活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。鍼灸院におすすめなのがサービス提供タイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約や顧客の管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに顧客対応時の記録や、顧客の特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の施術時に役立てられます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「お客様ノート」や「本日の成果」などと登録することができます。

RESERVA予約管理画面で見た顧客のカルテ画面

・より迅速な利用履歴の閲覧や検索
・紙カルテの保管スペースを減らし、情報の整理がかんたんに可能
・鍼灸師間における円滑な引き継ぎが実現

鍼灸院におけるカルテ機能の活用事例

肩こりや腰痛など慢性的な症状の場合は、定期的に通院し治療を行うため、施術日ごとの細かな記録が必要になってきます。カルテに今回の施術メニューや前回の施術の効果、患者の体調の変化などを記録することで、患者に合った治療が実現します。

過去のカルテも一覧で表示できるため、回復ペースに合わせた来院頻度の調整が可能です。また、鍼治療は肌に合わなかったなどの記録を残すことで、再来院時にストレスなく過ごしてもらえます。

鍼灸院におすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、鍼灸院で活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

メニューカテゴリ設定機能

この機能では、予約サイトの複数のメニューをカテゴリーごとにまとめることが可能です。例えば、肩・腰など不調を感じている部位でカテゴリー分けしたり、鍼・灸・マッサージ・骨盤矯正など治療種類でカテゴリー分けすることで見やすい予約サイトが作れます。特に施術メニューが豊富な治療院におすすめの機能です。

「メニューカテゴリ設定機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
メニューカテゴリ設定で予約サイトを見やすくしよう!【RESERVA機能紹介】

事前アンケート機能

事前アンケート機能では、予約受付時の個人情報入力に加え、アンケートに回答してもらうことが可能です。アンケート回答方法は、複数の選択肢から1つ、もしくは複数選択するスタイルと単語・文章で入力するスタイルがあります。この機能を用いて、利用経験(初診かの確認)や着替えの有無、特に気になる症状等を事前に確認しておけば、当日慌てて機材や着替えを準備する必要がなくなります。

「事前アンケート機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約時アンケート設定で業務効率化を実現!【RESERVA機能紹介】

予約データ分析機能・顧客データ分析機能

予約データ分析機能では、過去の予約状況を月単位・日単位・曜日単位・時間単位・メニュー別・担当者別に絞り込んでグラフ化することが可能です。また顧客データ分析機能では、新規顧客数と累計顧客数をグラフで確認することができます。

来院者が多い(少ない)時期や人気メニューを分析することで、自院の課題や強みの発見が可能です。データをもとにサイトやサービスの改善を繰り返すことで、予約件数アップが期待されます。

「予約データ分析機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
予約データ分析機能で予約サイトを改善【RESERVA機能紹介】

月額プラン機能

月額プラン機能では、毎月1回、自動的に月謝を徴収することが可能です。運営者、患者ともに支払いに関する当日のやり取りが不要になり、支払いの手間を削減できます。また、月額プランを購入した患者は離脱率が低いため、定期的な来院・通院が見込まれます。

また、月額プランごとに月間・週間・1日・同時の上限利用回数を設定することもできるので、自院のサービスに合わせた細かな変更が可能です。

「月額プラン機能」の詳細は、以下の記事をご覧ください。
月額プラン機能の概要・使い方【RESERVA機能紹介】

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他店舗との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、鍼灸院の売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。

予約システムで、ビジネスを効率化

RESERVA予約は、無料の予約システム。健康診断、貸し会議室、ヨガ教室、スクール、イベント、スタジオ、ホワイトニング、歯科、クリニック、ホテル、宿泊施設などの予約受付に最適。官公庁や地方自治体での導入実績が豊富な予約管理システムです。