【カルテ機能搭載】RESERVA予約システムで作業効率化を実現！｜ベビーシッター・預かり保育編

厚生労働省が掲載している「ベビーシッター事業の現状と課題」によると、ベビーシッターは自分が仕事の時（79.6％）、冠婚葬祭や学校行事の時（23.9％）、自分の自己実現や社会参加活動のため（18.6％）、自分が病気になった時（16.8％）に利用されることが多いことが確認できました。また、文部科学省初等中等教育局幼児教育課の「幼稚園における預かり保育、幼保小の接続及び幼児教育推進体制について」によると、在園時の預かり保育を実施している幼稚園は年々増加しており、2019年には全体の87.8%もの幼稚園で実施されます。以上の記録から、共働きの家庭の増大にともない、ベビーシッターや預かり保育の需要が上昇していることが伺えます。

そのため、手動で予約を受け付けていると人手が足りず、通常業務に影響が出るほど予約業務の負担が重くなる可能性があります。新しい職員を雇うとなるとコストがかかってしまうため、安価でかんたんな予約管理を望んでいる事業者は多くいます。また保護者としても、毎日のように電話やメールをするのは面倒であり、急な用事が入った場合は電話をする暇がなかったり、業種によっては営業時間内に連絡ができないこともあります。

運営における負担や課題を解決し、保護者の生活スタイルに合った予約受付を実現するには、予約システムの導入が必要不可欠です。数ある予約システムの中から自社に合ったものを見つけるには、予約システムのメリット・課題点を理解し、予約システムでやりたいことを明確にすることが重要です。そこで本記事では、予約システムの導入を考えているベビーシッター・幼稚園向けに、RESERVA予約システムが提供する「画像カルテ機能」とおすすめのその他機能について紹介します。

ベビーシッター・預かり保育における予約システムの導入

ベビーシッターや預かり保育は、定期的に利用する家庭と急な利用を希望する家庭があったり、日によって子どもを預ける時間が異なったりと予約を管理するのが難しく、口頭でのやり取りや手動での記録による管理ではトラブルが生じやすくなります。保護者が安心して子供を預けられる環境づくりのためにも、システム上での管理がおすすめです。

ここでは、ベビーシッター・預かり保育に予約システムを導入するメリットと課題点について説明します。

ベビーシッター・預かり保育における予約システム導入のメリット

電話で予約を受け付けている場合、電話がかかってきたら保育を中断して、対応しなくてはなりません。人手が不足していると、電話中に子どもたちが危険な目にあってもすぐに気が付けなかったり、お昼寝中や夜間には着信音で子どもを起こしてしまうことがあります。またメールでの予約受付は、予約確定までに何度かやり取りが必要なため、利用者を待たせてしまったり、返事を待っている間に電話予約が入ってしまうなどの問題点があります。

予約システムを導入すると、利用者は365日24時間好きな時に予約できるようになります。空き状況も予約サイトから一目で確認できるため、急な体調不良で今すぐに預かりをお願いしたい場合も、数カ月後の予定のために利用したい場合でもスムーズな予約が実現します。

また、予約システムはシステム上で予約情報や子どもの情報を管理するので、職員がカレンダーに予約情報を書き込んだり、記録帳を作成する必要がなくなります。それにともない記入漏れや確認ミスも減少するため、事務作業の効率と正確性が格段に上がります。効率化により空いた時間をメインの業務に回せば、サービスの質の向上にもつながります。

ベビーシッター・預かり保育における予約システム導入の課題点

予約システムの導入はメリットが多い一方で、課題となっている部分もあります。例えば、導入する予約システムによっては初期費用や利用料がかかる場合があります。また、使用方法を新たに覚える必要があるため、インターネットの利用が苦手な人は慣れるまでに時間が必要となります。ほかにも、顧客が増えることで、子ども1人ひとりの特徴を覚えることが難しくなり、対応がスムーズにいかなかったり、保護者への連絡漏れが発生する可能性が考えられます。

ベビーシッター・預かり保育向けのRESERVAなら課題を解消！

予約受付システムRESERVA（https://reserva.be/）は、350業種、20万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

ベビーシッター・預かり保育で活用したいカルテ機能

RESERVA予約システムのサービス提供タイプ、スクール・アクティビティタイプ、イベント・セミナータイプでは、画像カルテ機能が利用できます。ベビーシッター・預かり保育におすすめのタイプがサービス提供タイプで、その中でカルテ機能を活用することで、予約や子どもの管理、予約当日の業務など、あらゆる面で作業効率化が期待できます。

カルテ機能とは

RESERVA予約システムの画像カルテ機能は、予約ごとに対応時の記録や、子どもに関する特記事項などをコメントと画像で登録できる機能です。これによって、これまでの利用履歴がかんたんに確認できるため、次回の預かり時に役立てることができます。登録したカルテは、管理画面からいつでも確認・編集でき、一覧で表示することも可能です。また、「カルテ」ではなく、別の文言への変更も可能なので、予約サイトの業種によっては「お子様ノート」や「本日の記録」などと登録することができます。

ベビーシッター・預かり保育におけるカルテ機能の活用事例

ベビーシッターや預かり保育では担当する子どもが多く、情報の整理が難しいです。アレルギーに関する情報は命にかかわるため、しっかり記録し職員間でも共有しておく必要があります。

カルテは予約日ごとに作成可能で、履歴をかんたんに確認できるため、子どもが好きな遊びや興味があること、性格、アレルギーの有無を記録しておくと、子どもたちがトラブルなく過ごせるように気を配ることが可能です。

また、苦手だった食べ物を食べれたことや着替えをさせたこと、咳をしていたことなど、預かり中の様子や成長を記録しておくと、保護者への報告が漏れなく行えます。

ベビーシッター・預かり保育におすすめのその他機能

RESERVA予約システムでは、ベビーシッター・預かり保育で活用できる機能を数多く搭載しています。カルテ機能と合わせて、下記機能が便利です。

予約時アンケート機能

事前アンケート機能では、予約受付時にかんたんなアンケートに回答してもらえます。この機能を用いれば、アレルギーや平熱、年齢、育児の方針、子どもの性格や接し方などを事前に把握できます。予約時に記入してもらうことで、当日にプリントを記入する手間が省けます。また、当日は保護者と連絡がつきにくいことが予想されるため、かかりつけ医や災害時の避難場所など必要な情報を事前に確認しておくと、急な発熱など予期せぬ事態にも慌てずに対応できます。

アンケート回答方法は、複数の選択肢から1つ、もしくは複数選択するスタイルと単語・文章で入力するスタイルがあるので、多様な質問で利用可能です。

独自会員機能

ベビーシッターや預かり保育では多くの子どもを預かるため、セキュリティ面に万全の注意を払う必要があります。そこで有用なのが独自会員機能です。この機能では、会員登録済みの利用者しかサイトを閲覧できないようにしたり、ログインした人だけに特定のメニューを表示したり、予約可能にする設定が行えます。例えば、事前見学だけを全員に公開して、実際の予約メニューは会員限定公開に設定しておけば、いたずら予約や利用者を装った不審者からの被害を抑止することが可能です。

予約受付締切設定機能

予約受付締切設定では、予約を受け付ける期間を予約の1時間から14日前の間で設定できます。この機能を用いれば、急な予約が入らなくなり、事前に予約数を把握できるようになるため、突然の予約増加による人手不足や備品不足を避けられます。また、当日の予約は電話でのみ対応といった決まりを作ることで、効率よく安定した運営が実現します。

まとめ

本記事ではカルテ機能を搭載したRESERVA予約システムについて紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、オリジナルな予約サイトを作成すれば他店舗との差別化を図ることもできます。RESERVAの画像カルテ機能やその他の機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営し、ベビーシッター・預かり保育の売り上げ促進につながる工夫をしてみてはいかがでしょうか。