RESERVAは保険の相談予約に本当に合う？導入前の不安を解消するQ&A集

RESERVAって結局、何ができるの？

RESERVA（レゼルバ）は、保険の相談窓口をはじめ幅広い業種で導入されている人気の予約管理システムです。名前を聞いたことがある、実際にサイトを見たことがあるという方も多いのではないでしょうか。

しかし、保険の相談窓口への導入を検討する職員の中には、「本当にうちの店舗に合うのか？」「使いこなせるか不安…」と、一歩踏み出せずにいる方も少なくありません。

そこで本記事では、保険の相談窓口にRESERVAを導入するにあたってのよくある疑問を、Q&A形式でわかりやすく解説します。導入前の不安や課題、現在の運営スタイルとの両立方法、メニュー設定や相談者対応など、実際の現場に即した情報を丁寧にまとめました。

RESERVAって何が必要？導入前のよくあるQ＆A

Q1.予約システムを導入する場合、特別な設備は必要ですか？

Answer：RESERVAは、すでにお使いのパソコンでご利用いただけます！

はじめてシステムを導入する場合、新しく機器を準備する必要があるのか、機器の費用はどのくらいかかるのかなど、初期投資にお金がかかりそうなイメージをもつ方もいるでしょう。しかし、RESERVAで予約サイトを作る場合、必要なものはお手持ちのパソコンのみです！

新しい機器の購入は不要で、普段の業務で使用しているパソコンを使って予約サイトの作成・運用が可能です。初期投資がかからないため、費用の不安を抱える職員の方でも安心です。

Q2.費用はどのくらいかかるんですか？

Answer：RESERVAはフリープランから利用でき、無料でずっと使い続けられます。

運営費に限りがある中、予約システムを導入するのは不安ですよね。しかしRESERVAなら、試しに使ってみたい場合でも導入できます。フリープランで基本的な予約管理や相談者情報の管理、メニュー設定が可能であり、そのまま利用し続けてもらっても大丈夫です。

フリープランを使う中で、「もっと便利にしたい」と思った際には、有料プラン（月額3,850円〜）をご検討ください。保険相談窓口の規模や目的に合わせてプランを選べるので、安心して次のステップに進めます。

RESERVAの料金プラン

Q3.予約システムの開設にはどのくらい時間がかかりますか？

Answer：こちらをクリックし、メールアドレスとパスワードを登録するだけで、すぐに予約サイトの作成をはじめられます。

保険相談窓口の職員の中には、「予約サイトの開設って、時間がかかるし難しそう…」と思う方もいるはずです。しかし、RESERVAは複雑な設定がなく、シンプルな操作でかんたんに予約サイトを開設できます。しかも、開設した瞬間から予約受付を始められるため、すぐに日々の業務に取り入れることが可能です。

Q4.設定方法がわからなくなったら、どうすればいいですか？

Answer：ヘルプセンターやサポート窓口があるため、困った時は安心してご利用できます。

はじめて予約システムを使う場合、「設定できなかったらどうしよう」と不安になって当たり前です。RESERVAでは、そのような場合に備えて、ヘルプセンターのホームページに「設定マニュアル」や「操作マニュアル」を公開しているため、もし混乱しても大丈夫です。

それでも解決しない場合は、専用のサポート窓口がありますので、お気軽にご連絡ください。

今のやり方と両立できる？業務連携にまつわるQ&A

Q5.予約情報はどのように管理できますか？

Answer：RESERVAならすべての予約情報をクラウド上で自動管理でき、予約状況もひと目で確認できます！

相談窓口に来る相談者は、ライフイベントの変化による保険加入相談、保険内容の見直し相談など、自身や家族の人生に関わる相談が目的のため、事前に入念な準備をしてから来店します。しかし、万が一相談窓口側で予約ミスがあった場合、相談者にご迷惑をおかけしてしまいます。

そのような事態を回避するために、予約情報をRESERVAで管理することをおすすめします！RESERVAで自動で予約を受けて予約カレンダーに反映させることで、予約情報の管理が一気にかんたんになるだけでなく、予約に関する人的ミスが発生しにくくなります。

また、RESERVAのカレンダーはGoogleカレンダーとの連携も可能です。Googleカレンダーを使って社内会議の予定を入力すると、RESERVAのカレンダーにも社内会議の予定が自動的に反映されます。カレンダーを使って予約状況を見やすく管理することで、ダブルブッキングなどの予約ミスを未然に防ぐことが可能になります。

Q6.電話はやめなきゃいけないんですか？

Answer：いいえ、やめる必要はありません。RESERVAは、オンライン予約と電話予約を両立できます。

たとえば、FP（ファイナンシャルプランナー）が個人で運営する小規模な相談窓口などの場合、オンライン予約と並行して電話予約を受け付けたい場合もあるでしょう。RESERVAを導入したら、これまでの電話対応を継続できるため、無理に運用方法を変える必要はありません！

オンライン予約を基本としながら電話予約も併用することで、予約業務の負担を軽減しながら、電話予約で相談者と声を交わして予約を受け付けることが可能になります。電話で受けた予約は管理画面で手動で入力可能なため、電話予約の情報を別の台帳で管理する必要がなく、すべての予約情報を一元管理できます。

Q7.相談者からの相談内容を事前に知りたいのですが、なにか方法はありますか？

Answer：予約時アンケート機能を使えば、相談者からの相談内容を事前に把握できます！

この機能では、予約時に相談者から事前に聞いておきたい内容を「質問項目」として設定可能です。生命保険の相談予約受付であれば、相談者の収入や既往歴、家族構成など、職員が聞き出したい情報を質問として設置することが可能です。

予約時アンケートを設置し、相談者の相談内容や事前情報を入手しておくことで、予約当日までに相談者に適した保険商品や提案内容を準備することが可能になります。こうすることで、予約当日は相談者に一層寄り添った対応ができ、相談者の体験価値向上が期待できるため、保険契約につながる可能性が高まります。

メニュー設定やスケジュール管理の悩みを抱える保険相談窓口のためのQ&A

Q8.メニューがたくさんあるので、予約サイトが見づらくなりそうで不安です。

Answer：RESERVAのカテゴリ設定機能を使えば、まとまりのある見やすい予約サイトを作成できます！

保険の相談窓口の中には、「生命保険」「損害保険」「医療保険」「学資保険」などに新規加入する相談者向けのメニューのほか、「保険の見直し」「払済保険への変更相談」「中途付加の相談」など、すでに保険に加入している相談者向けのメニューを用意している場合もあります。そのようなケースでは、メニューの数が多くなり、予約サイトが見づらくなることが懸念されます。

そのような場合でも、RESERVAのカテゴリ設定機能を使えば、メニューをカテゴリごとに表示できるため、見やすく予約しやすいサイトの作成が可能になります。たとえば、「新規加入のご相談」と「保険の見直し」のようにカテゴリを分けておくことで、相談者は予約したいメニューを見つけやすくなります。

Q9.一度の予約で2つの相談を希望する方が多いのですが、どのようにメニューを設定すればよいでしょうか。

Answer：RESERVAのサービス型オプション機能を使って、2つの相談を一度にまとめて受け付けられるようにしましょう！

複数の保険相談を受け付けている窓口の場合、「保険の見直し相談」に加えて「新規加入（生命保険）の相談」など、2つの相談を同時に行いたい相談者も多いです。そのような場合、どのようにメニューを設定すればよいか悩む職員の方も多いでしょう。そこで、2つの相談や手続きを同時に受け付ける際に役立つ機能として、サービス型オプションをおすすめします！

たとえば、「保険の見直し相談」のメニューに「新規加入の相談（生命保険）：30分」といったサービス型オプションを付けることが可能です。こうすることで、相談者は保険の見直し相談予約と同時に、サービス型オプションとして生命保険の新規加入相談の予約も完了できます。

Q10.担当者ごとのスケジュール管理が難しいのですが、どうにかできませんか？

Answer：担当者スケジュール表を活用して、担当者ごとのスケジュールを把握しましょう！

相談者が職員を指名するタイプの保険相談窓口の場合、どの職員に、いつ相談予約が入っているのかを管理することが必要になります。しかし、各職員のスケジュールが一元管理されていない場合、全体ミーティングの開催時間を設定したり、一日の流れを把握したりするのに手間がかかり、店舗運営に支障をきたすことがあります。

そのような悩みは、RESREVAの担当者スケジュール表を使えば解決できます！このスケジュール表を使えば、担当者ごとの一日の予定をひと目で把握することが可能になります。また、窓口を管理する職員はミーティングなど全体業務の予定を立てやすくなり、窓口運営がスムーズになることが期待できます。

相談対応の記録方法や運営改善など、現場が抱えるお悩みQ&A

Q11.複数回相談を重ねてから保険を契約してもらうことが多いのですが、予約ごとの相談内容を一元管理できず困っています。

Answer：カルテ機能を使って相談者からの相談内容を予約ごとに記録し、システムに保存しておきましょう！

保険の相談窓口では、相談者や相談者の家族の人生に関わる相談を受けるため、「相談者がどのような悩みを抱えているのか」「前回の相談時からどのような変化があったか」など、相談者が置かれている状況や抱えている悩みを十分に把握しておくことが重要です。そこで、RESERVAのカルテ機能を使い、相談者から受けた相談内容などを記録しておきましょう！

カルテ機能では、予約ごとにコメントと画像で記録を残すことが可能です。そのため、相談内容や提案した保険商品、説明に使用した書類などを画像で記録しておくことで、職員はどのような対応をしたのかを思い出しやすくなります。

また、相談記録を残しておくことで職員間の情報共有がかんたんになるため、これまで相談を付けていた職員とは別の職員が対応する場合でも、これまでの担当職員と同じ品質でのサービス提供が可能になります。また、「カルテ」の文言は、保険相談に適した「相談記録」などに変更できます。

Q12.相談の質向上や経営改善を図りたいのですが、どのように始めればいいのかわかりません。

Answer：アンケート・レビュー収集機能を使って、相談者から意見を運営改善に役立てましょう！

組織の運営改善においては、客観的な意見が必要不可欠です。しかし、相談者からフィードバックをもらうことがない場合、具体的になにから始めればいいのかわからないという悩みを抱える職員が多いです。そのような場合、RESERVAのアンケート・レビュー収集機能を使い、相談者の声を今後の運営に生かしていきましょう！

アンケート・レビュー収集機能では、相談者アンケートを作成・収集可能です。たとえば、「相談対応の満足度を教えてください。」という質問に対して11段階で評価してもらうとともに、「その理由を教えてください。」という自由回答のアンケートを設置することが可能です。これにより、相談者からの客観的な評価を数値と文章で可視化できるため、今後の運営方針や職員への教育方法が明確になります。

Q13.メニューを間違って予約する相談者が多く、困っています。

Answer：RESERVAの承認制予約機能を使って、予約を仮予約として受け付けましょう！

保険商品を多く扱う保険の相談窓口は予約時にメニューの選択肢が多いため、損害保険の加入相談をする予定の相談者が、誤って生命保険の加入相談のメニューを予約するなど、相談者が予約ミスをしてしまう可能性があります。予約ミスが起きると、職員は一度確定した予約を変更しなければならないため、業務負担が大きくなります。

そのような悩みを解決するのが、承認制予約機能です！この機能では、予約を仮予約として受け付けられます。予約を仮予約として受け付けることで相談者の予約ミスを事前に把握できるため、予約を柔軟に変更することが可能になります。こうすることで、確定した予約を変更する、相談者に予約変更のメールを送るといった面倒な作業がなくなります。

保険の相談窓口の予約受付には、RESERVAが最適

RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった保険相談窓口の職員の方にもおすすめです。

RESERVAは、予約受付や相談者管理、決済、集客を一元化するシステムで、保険相談窓口の運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、相談者は24時間いつでも申し込みでき、窓口側は営業時間内に電話が集中するのを防げます。

まとめ

本記事では、RESERVAの導入を検討している保険相談窓口の職員に向けて、導入前によくある不安や「本当に使えるのか？」といった疑問に、Q&A形式でわかりやすくお答えしました。

RESERVAは、これまで予約システムを使ったことがない方でも安心して始められる設計になっています。操作はシンプルで直感的。予約管理や相談者対応もスムーズにこなせるため、日々の業務にすぐに馴染みます。さらに、無料で使えるフリープランも用意されているので、まずは試してみたいという方にもぴったりです。

保険相談窓口の運営や集客に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。