鍼灸院の運営で、電話対応や予約受付に追われていませんか？
本記事では、鍼灸院の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。施術中にかかってきた電話に出るタイミングがない問題や、飛び込みのお客様への対応で施術に専念できないケース、予約システムの導入に不安を感じている場合など、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
電話・飛び込み対応に忙しい鍼灸院のためのQ＆A
Q1. 施術中にかかってきた電話を取る暇がありません。どうすればいいですか？
Answer：予約システムを導入しましょう！お客様からの予約を自動で受け付けるため、施術中に電話を取る必要がなくなります。
施術に集中していると、電話がかかっても取るタイミングがなく、とても焦りますよね。その上、サービスの流れが途切れ、お客様を待たせてしまいます。そのような状況を打開するのが、予約システムです。お客様がオンライン上で申し込んだ予約を自動で受け付け、スケジュールの管理まで行うため、スタッフは電話を気にせずに施術に専念できるようになります。
おすすめの予約システムについてはこちら：整体院・鍼灸院・治療院のための予約システム
Q2. 電話と飛び込みのお客様への対応で手一杯です。どうすれば予約受付を楽にできますか？
Answer：たとえば、予約システムRESERVAは24時間いつでも予約できる仕組みであるため、導入すればスタッフは電話対応や受付業務に追われる時間がぐっと減ります。
鍼灸院では、施術だけでなく電話や飛び込みのお客様の対応もしなくてはならず、時間に追われてしまいがちです。特に少人数のスタッフで運営していると、一つひとつの業務が重なり、なかなか余裕を持てないですよね。そこで予約システムを導入すれば、営業時間外にも予約を受け付けられるため、日中の業務負担が一気に軽くなります。
Q3. 予約システムを使って、実際に何が良くなるんですか？
Answer：予約対応にかかる時間が一気に減るため、お客様へのサービスや接客に専念しやすくなります。
スタッフは、電話や飛び込みの対応をする必要がなくなるため、より丁寧な施術ができるようになり、サービスの質が向上します。お客様も途中で中断されることなく、落ち着いた環境で施術を受けられるため、滞在中のストレスが減ります。その結果、リピーターとして継続的に来院しやすくなります。
予約システムに不安を抱える鍼灸院のためのQ＆A
Q4. お客様が予約システムを使ってくれるか心配です。ネット予約に不安があります。
Answer：予約システムの中でもRESERVA（レゼルバ）はシンプルな操作で予約が完了するため、インターネットに不慣れなお客様でも問題なく利用できます。
実際にRESERVAを導入した「銀座そうぜん鍼灸院」の院長によると、
当院はご年配の患者様も多いですが、そのような方からもネットで予約頂けています。特に操作が分からないなどの問い合わせも受けたことがないため、シニア層にも使いやすいのだと思います。
とあるため、幅広い年齢層のお客様に対応できる予約システムとして、安心して導入できます。
Q5. 電話対応をやめることに不安があります。大丈夫でしょうか？
Answer：予約システムを導入しても、電話予約を完全にやめる必要はありません。
特にRESERVAは、電話予約とオンライン予約を併用できるため、これまでの予約方法を維持しながら、より効率的な予約受付が実現します。さらに、電話で受けた予約をシステム上に手動登録できる機能も備わっているため、オンライン・オフラインで受け付けた予約を一元化して管理できます。また、RESERVAを導入した「鍼灸hana」の代表は、
お客様の中には電話予約が苦手な方も多いので、（RESERVAは）「予約がしやすくて助かる」と言っていただくこともあります。
と述べており、予約システムの利用によって、電話が苦手なお客様の来店も促進できます。
Q6. 鍼灸院に予約システムは向いているんですか？
Answer：はい、鍼灸院に予約システムは非常に向いています。
これまで述べたように、従来の電話や飛び込みでお客様を受け付ける運営方法では、施術以外の業務に多くの時間を取られていました。そこに予約システムを導入することで、予約管理がスムーズになるだけでなく、業務全体の運営効率が向上します。
予約システムを導入するにあたってのQ＆A
Q7. どの予約システムを選ぶべきかわかりません。何を基準にすればいいですか？
Answer：以下の4点を主に確認しましょう。
・操作性：鍼灸院のスタッフや顧客が使いやすい、シンプルな操作性を持っていることが必須です。
・機能の充実度：予約管理を効率化できるだけでなく、鍼灸院の運営に役に立つ機能が搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。
・コスト：導入費用や月額料金が、かけられる予算の範囲内であるかを検討します。
・サポート体制：導入後にわからない部分やトラブルが発生した際に、手軽に問い合わせできるかどうかも重要です。
Q8. 一か月でどれくらいお金がかかりますか？
Answer：予約システムによって異なりますが、RESERVAはフリープランから利用でき、必要に応じてアップグレード可能です。
フリープランでも、鍼灸院の運営に必要な予約受付機能や顧客管理機能、来店前にお客様の要望を知ることができるシンプルアンケート機能などが揃っているため、コストをかけずに試してみたい鍼灸院の方にも最適です。
RESERVAの料金プランについてはこちら
Q9. 多くの機能を使いこなせるかどうか、自信がありません。
Answer：RESERVAは必要な機能だけを選んで利用できるため、すべての機能を覚える必要はありません。
管理画面はシンプルで分かりやすい設計になっており、初めて利用する方でも迷わずスムーズに運用できます。実際にRESERVAを導入した鍼灸院の方々からは、メルマガ・DM配信機能やLINE連携機能、キャンセル待ち機能などが特に便利な機能として挙げられています。これから導入する方は、まずこれらの機能から使い始めるのがおすすめです！
鍼灸院のよくあるお悩みQ&A
Q10. 予約件数を増やしたいのですが、どうすればいいですか？
Answer：集客効果を上げられる機能も、RESERVAには豊富に揃っています。
具体的には、割引クーポンを発行できるクーポン機能や、予約サイト内にクチコミを表示可能なレビュー収集機能、店舗のホームページにRESERVAの予約カレンダーを埋め込める予約カレンダー外部埋め込み機能が挙げられます。そのため、新規のお客様数を増やしたい際にも、RESERVAはとても役に立ちます。
Q11. 外国人のお客様に上手く対応できないのですが、何か方法はありますか？
Answer：外国人のお客様でもスムーズに予約できる、多言語設定機能を利用しましょう。
RESERVAでは、予約サイト内の文言を自動・手動で翻訳でき、日本語・英語・中国語（簡体／繁体）・韓国語・タイ語に変換可能です。これにより、幅広い国籍のお客様に対応しやすくなります。鍼灸院は、海外からのお客様が多い傾向にあるため、言語の壁を感じることなく予約を受け付けられるこの機能はとても便利です。
鍼灸院の予約受付には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、鍼灸院運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、顧客は24時間いつでも申し込みでき、運営側は営業時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、鍼灸院を運営する事業者が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。 飛び込み対応や電話予約の負担が大きいと感じる場合は、予約システムの導入が効果的です。その中でもRESERVAなら、メルマガ・DM配信機能やLINE連携機能、キャンセル待ち機能など、鍼灸院の運営をサポートする機能が充実しています。無料プランもあるため、まずは試してみるのがおすすめです。
鍼灸院の運営方法や集客に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。